Retrospektiivi on elintärkeä tuotekehitystiimeille – muille riittääkin kehityspäivä kerran vuodessa?

Ketterät tuotekehitystiimit pitävät tyypillisesti yksi tai kaksi kertaa kuussa retrospektiivin, jossa mietitään jatkuvasti keinoja parantaa toimintatapoja. Tämä käytäntö kuuluu ketterän tuotekehityksen perusteisiin, ja sillä tavoitellaan tiimin suorituskyvyn parantamista miettimällä, miten tehdä asioita yksinkertaisemmin ja tehokkaammin. Retroja säännöllisesti pitävät tuotekehitystiimit nauttivat työstään enemmän ja kehittyvät koko ajan toimintatavoiltaan paremmiksi kuin muut tiimit.

Olisiko retrospektiivi hyödyllinen myös muunlaisille tiimeille?

Tuotekehitystiimien ulkopuolella kuukausittainen retrojen pitäminen on kuitenkin aika harvinaista. Tiimit saattavat kokoontua kerran tai pari vuodessa kehityspäivään, jossa mietitään toiminnan parantamista muiden aktiviteettien ja virkistyksen lomassa. Onko tuotekehitystiimien toimintaympäristö niin paljon dynaamisempi – tai hankalampi – kuin muiden tiimien, että tuotekehitykselle säännöllinen retroilu on tarpeellista, vaikka muille se ei ole? Vai onko kenties niin, että muutkin tiimit saattaisivat oppia ja kehittyä nopeammin, jos he pitäisivät kuukausittaisia retroja pari kertaa vuodessa järjestettävien kehityspäivien sijaan?

Parempi tehdä pieniä parannuksia usein kuin isoja vuoden välein 

Retrospektiivissä pyritään säännöllisesti toistuvilla lyhyemmillä sessioilla saamaan aikaan tehokas, jatkuvasti oppiva ja kehittyvä tiimi. Asioiden parantaminen on helpompaa, kun ei kerätä pitkää listaa parannuskohteita ja palata asiaan puolen vuoden tai vuoden päästä. Näin muutokset on myös helpompi toteuttaa, eivätkä ne paisu mammuttimaisiksi parannusprojekteiksi. Kun tiimi huomaa, että asioille oikeasti tapahtuu jotain, kyky ja motivaatio miettiä seuraavaa parannuskohdetta paranee huomattavasti.

Kun retroon on käytettävissä hieman erilaisia keinoja, parannusideoita tulee enemmän ja tiimi tulee sinne energisempänä.

Sama tuttu formaatti – aivot narikkaan!

Säännöllisesti toistuvan retrospektiivin haasteeksi nousee kuitenkin siinä käytetty keinovalikoima ja käytännön pitäminen tuoreena. Jos parannusten miettiminen tehdään joka kerta samalla tavalla, on uhkana, että perinteestä tulee puiseva ja tylsä. Kun retroon on käytettävissä hieman erilaisia keinoja, parannusideoita tulee enemmän ja tiimi tulee sinne energisempänä. Ihmiset ideoivat asioita usein tehokkaammin kuvien kuin sanojen avulla. Kuvista syntyneet assosiaatiot voivat nostaa esiin uudenlaisia näkökulmia ja ajatuksia. Lisäksi joskus olisi hyvä pyrkiä retroissa kohdistamaan huomiota erityisesti saavutuksiin ja niihin asioihin, joiden tekeminen oli ihmisistä mukavaa. Tiimi voisikin miettiä, miten näitä tunteita saisi työpaikalla koettua useammin.

Retrospektiivi kaipaa vierailijoita

Toiminnan jatkuvassa parantamisessa olisi syytä pitää mielessä myös se, että parannuskohteiden miettiminen pelkästään tiimien sisällä ei välttämättä paranna koko organisaation toimintaa. Olisikin syytä pitää säännöllisesti retroja, joihin tulee osallistujia muistakin tiimeistä: joko niin, että tiimin retroon tulee vierailijoita, tai sitten pidetään Retro of Retros, samankaltainen tiimien yli menevä retrospektiivi kuin Scrum of Scrums. Vaihtelevan keinovalikoiman tavoin myös vierailevat edustajat virkistävät retroja ja tuovat mukaan uusia näkövinkkeleitä.

Kyttyrä vai ketterä?

Ketterien metodien käyttöä ei ole mitään syytä rajoittaa pelkästään retrospektiiviin. Luultavasti monet tiimit hyötyisivät näkyvillä olevasta, yhdessä priorisoidusta työlistasta, sekä päivittäisestä 15 minuutin Stand-up synkkapalaverista pitkien viikko- tai kuukausikokousten sijaan. Ketterän tuotekehityksen keinoja voikin helposti soveltaa kaikkeen tiimityöhön. Internetistä löytyy paljon tietoja tehokkaista retrospektiivikäytännöistä ja Agile-metodien soveltamisesta ei-tuotekehitysympäristöön. 

Toimintatapojen muutos on haastavaa, mutta ulkopuolisella avulla sekä coachauksella muutoksen tuska vähenee.

Miten Eficode voi auttaa?

Eficode voi auttaa tiimiäsi ottamaan käyttöön tehokkaat retrospektiivikäytännöt lyhyellä koulutuksella ja tarvittaessa opastaen. Voimme myös olla avuksi, jos haluat muuttaa toimintatapoja ketterämmiksi esimerkiksi Scrum- tai Kanban- menetelmiä käyttäen. Toimintatapojen muutos on haastavaa, mutta ulkopuolisella avulla sekä coachauksella muutoksen tuska vähenee ja siihen tarvittava aika lyhenee. Meiltä saa halutessaan myös niin sanotun Retroboxi-työkalulaatikon, jossa on valikoima erilaisia hauskoja ja tehokkaita retrometodeja sekä tarvittavat materiaalit, joita on helppo käyttää sekä kuljettaa mukana palaverihuoneesta toiseen.

Lisää aiheesta:

TechRepublic: How to apply Agile practices with your non-tech team or business.

FunRetrospectives.com

Ben Linders: Retrospective Exercises Toolbox.