Eine nahtlose Atlassian-Cloud-Migration ohne Unterbrechungen für die Kunden

Element Logic, ein führender Anbieter von Lösungen für die Lagerautomatisierung, hatte sich jahrzehntelang auf die Data Center-Tools von Atlassian verlassen: Jira Software, Jira Service Management (JSM) und Confluence. Die Cloud-Migration war zwar auf dem Radar, doch Bedenken hinsichtlich der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen verzögerten die Umstellung. Das Rechtsteam des Unternehmens verlangte eine detaillierte Dokumentation über die Sicherheit, das Datenhosting und die Governance der Atlassian Cloud, bevor es weitergehen konnte.

Nachdem Atlassian seine Sicherheits- und Compliance-Dokumentation erweitert hatte, entschied sich Element Logic dazu, die Migration erneut zu prüfen. Steigende Serverkosten verstärkten die Notwendigkeit einer Veränderung, und Anfang 2024 traf das Unternehmen die Entscheidung, in die Cloud zu wechseln.

Ursprünglich war geplant, die Migration in zwei Phasen durchzuführen - zunächst mit Jira Software als einfaches Lift-and-Shift, gefolgt von einer komplexeren Umstrukturierung von Jira Service Management. Im Oktober 2024 kündigte das IT-Team jedoch an, dass die On-Premise-Server bis zum Jahresende außer Betrieb genommen würden, wodurch sich der Zeitplan für die Migration von 7-8 Monaten auf unter 3 Monate verkürzte.

Trotz dieser Herausforderung passten sich die Experten von Eficode schnell an, beschleunigten das Projekt und sorgten gleichzeitig für einen reibungslosen Übergang ohne Serviceunterbrechungen.

Die Herausforderung

• Enger Zeitrahmen: Das Projekt verlagerte sich von einem sorgfältig abgestuften Ansatz zu einer vollständigen Migration in nur zwei Monaten.
• Komplexität: Die Migration einer 19 Jahre alten, stark angepassten Atlassian-Umgebung mit 350 Jira- und 400 Confluence-Benutzern.
• Datenkonformität: Gewährleistung von Sicherheit, Governance und Zugriffskontrolle in der Cloud.
• Anwendungskompatibilität: Anpassung von benutzerdefinierten Skripten und Workflows für die Cloud-Funktionalität.
• Keine Ausfallzeiten erlaubt: Mit einem 24/7-Kundensupport war ein ununterbrochener Service von entscheidender Bedeutung.

Die Lösung

Als langjähriger Atlassian-Partner von Element Logic leiteten wir die Migration mit einem Team aus Beratern, Cloud-Readiness-Experten und Projektmanagern. Wir arbeiteten eng mit den IT- und Business-Teams von Element Logic zusammen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Zu den wichtigsten Maßnahmen gehörten:

• Cloud Readiness Assessment (CRA): Ursprünglich als Standard-Migrationsbewertung geplant, wurde die CRA an den kürzeren Zeitrahmen angepasst.
• Vorübergehende Lizenzverlängerung: Eficode stimmte sich mit Atlassian ab, um die On-Premise-Lizenzen zu verlängern und so Serviceunterbrechungen zu vermeiden.
• Aktualisierungen der Automatisierung: Die vor Ort installierte ScriptRunner-Automatisierung wurde durch Atlassian Cloud-native Automatisierungstools ersetzt.
• Verbesserungen bei Sicherheit und Zugriff: Single Sign-On (SSO) wurde implementiert, um die Sicherheit zu erhöhen und den Benutzerzugang zu vereinfachen.
• Verbessertes Reporting und Dashboards: Neue Cloud-basierte Tools verbesserten die Transparenz für Support-Teams und Kunden, die sich zuvor auf einfache Diagramme und Dashboards verlassen hatten.

"Wir wussten, dass die Migration in die Cloud eine große Umstellung sein würde, aber ein klarer Plan - und die Flexibilität, sich anzupassen - machten den Unterschied aus. Der parallele Betrieb unserer lokalen und unserer Cloud-Systeme half uns, das Risiko zu minimieren und den Betrieb während des Übergangs reibungslos aufrechtzuerhalten." -Des Currivan, European Support Director, Element Logic

Die Vorteile

• Schnelle Bereitstellung: Die Migration wurde innerhalb von vier Tagen abgeschlossen, ohne dass es zu Unterbrechungen beim Kunden kam.
• Gesteigerte Effizienz: Die Einführung der Cloud verbesserte die Skalierbarkeit, reduzierte die IT-Wartung und optimierte die Zugriffskontrolle.
• Höhere Sicherheit und Konformität: SSO machte die Abhängigkeit von proprietärer Hardware überflüssig und ermöglichte einen sicheren globalen Zugriff, was insbesondere für Teams außerhalb der EU von Vorteil war. Ein weiteres Ergebnis ist, dass Element Logic trotz der Aktualisierung seiner lokalen Umgebung eine bessere Sicherheit in der Cloud erfährt.
• Kosteneinsparungen: Durch die Abschaltung der lokalen Infrastruktur konnten jährlich 20.000 Euro eingespart werden, wobei weitere Einsparungen durch Akquisitionen zu erwarten sind.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Standardisierte Workflows in Jira Software und Jira Service Management haben die Effizienz des Teams gesteigert. Außerdem konnte das Team dank des Premium-Tarifs Workflows testen und Änderungen schneller vornehmen.
• Neue Wachstumschancen: Die Cloud-Umgebung ermöglichte die nahtlose Integration mit Tools wie SAP und Microsoft Dynamics und eröffnete Möglichkeiten zur Automatisierung und Datenkonsolidierung.

Einblicke und Lehren für eine erfolgreiche Cloud-Migration

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren in diesem Projekt war der äußerst kooperative Ansatz von Element Logic. Die Einstellung "alle Mann an Deck" stellte sicher, dass unsere Berater über die notwendigen Ressourcen und die Unterstützung verfügten, um die Migration effizient durchzuführen. Des Currivan, European Support Director bei Element Logic, sagt dazu:

"Alles verlief äußerst reibungslos, was bei einem IT-Projekt dieser Größenordnung selten ist. Dank der Expertise und der strategischen Planung von Eficode konnten wir die Migration ohne Ausfallzeiten für unsere 400 Kunden abschließen." - Des Currivan, European Support Director, Element Logic

Wichtige Erkenntnisse für andere Unternehmen:

1. Kümmert euch frühzeitig um Sicherheit und Compliance: Durch die Überprüfung der Sicherheitsdokumentation und die enge Zusammenarbeit mit den Rechtsteams wird sichergestellt, dass die Compliance-Anforderungen erfüllt werden, bevor eine Cloud-Migration durchgeführt wird.
2. Seid bereit, euch anzupassen: Ein stufenweiser Migrationsplan muss möglicherweise aufgrund unvorhergesehener IT- oder Geschäftsentscheidungen angepasst werden.
3. Systeme parallel laufen lassen: Durch die Aufrechterhaltung von On-Premise- und Cloud-Umgebungen während der Migration wird das Risiko minimiert.
4. Verlasst euch auf die Anleitung von Experten: Ein erfahrener Atlassian-Partner wie Eficode kann komplexe Zusammenhänge aufzeigen, zu Sicherheitsfragen beraten und Arbeitsabläufe und Lizenzzuweisungen optimieren.
5. Priorisiert Sicherheit und Zugriffskontrolle: Die SSO-Implementierung vereinfacht die Benutzerverwaltung und verbessert gleichzeitig die Sicherheit.
6. Neue Möglichkeiten erschließen: Neben den Kosteneinsparungen wurden durch die Cloud-Migration Automatisierungs- und Analysefunktionen eingeführt, die den Support-Betrieb verändern.

Zukunftspläne und weitere Cloud-Optimierung

Nachdem die Hauptmigration abgeschlossen ist, konzentriert sich Element Logic nun auf Folgendes:

• Verbesserung der Jira Service Management-Workflows zur Verbesserung der Serviceabläufe - dieser Schritt war ursprünglich Teil von Phase zwei, wurde aber aufgrund des beschleunigten Zeitplans verschoben.
• Integration von 100 Jira-Benutzern eines kürzlich übernommenen deutschen Unternehmens, Konsolidierung der Umgebungen und dadurch weitere Senkung der IT-Kosten. Das Cloud-Setup macht es nun viel einfacher, künftige Organisationen zu integrieren und ihre globale Belegschaft in einer Umgebung zu vereinen.
• Erforschung des Einsatzes von KI auf der Atlassian-Plattform zur Verbesserung der Kundeninteraktion und der Antwortqualität. Die Cloud-Migration hat neue Möglichkeiten für die Analyse von Supportdaten eröffnet, die es beispielsweise den Vertriebsteams ermöglichen, schneller und fundierter auf Kundenanfragen zu reagieren.

Bei der Umstellung auf die Cloud ging es nicht nur um Kosteneinsparungen. Sie eröffnete neue Automatisierungs- und Analysefunktionen, die die Art und Weise, wie wir unsere Teams unterstützen, verändert haben. Mit fachkundiger Anleitung haben wir eine komplexe Migration in einen echten Geschäftsvorteil verwandelt. - Des Currivan,  European Support Director, Element Logic

Eficode ist stolz darauf, mit Element Logic zusammengearbeitet zu haben, um ihre Cloud-Migration zu beschleunigen und einen nahtlosen Übergang trotz enger Zeitvorgaben zu gewährleisten.