Zeit ist ein kostbares Gut. Dieser Tatsache werden wir uns in unserer dynamischen Welt immer wieder bewusst. Der Anspruch, immer mehr in weniger Zeit erledigen zu wollen – oftmals sogar zu müssen – ist keine Seltenheit und kann zu einem Gefühl der Überlastung und des ständigen Hetzens führen.
Die Anforderungen an unsere Zeit sind in allen Lebensbereichen – sei es im Privatleben oder im beruflichen Kontext – auf dem Vormarsch. Daher ist es wichtig, einen Weg zu finden, die Kontrolle über unsere Zeit zu behalten. Gerade dann, wenn Multitasking die Norm zu sein scheint und der Druck, Aufgaben fristgerecht zu bewältigen, immer präsenter wird, ist effektives Zeitmanagement von entscheidender Bedeutung.
Effektives Zeitmanagement ermöglicht es uns, einen Überblick über unsere Zeit zu behalten, diese bewusst und gezielt einzusetzen und dadurch Aufgaben pünktlich zu erledigen – ohne in den Strudel von gestresstem Zeitdruck gezogen zu werden. Es zielt weit mehr als auf die Maximierung unserer Produktivität ab; es kann auch der Schlüssel zu einem ausgewogeneren Lebensstil und zu gesteigerter Zufriedenheit sein.
Die Vorteile von effektivem Zeitmanagement
Die Vorteile effektiven Zeitmanagements sind vielfältig. Ein besonders wichtiger Punkt ist die Reduktion von Stress und Überlastung, da wir das Erledigen von Aufgaben in realistischen Zeiträumen in den Mittelpunkt stellen. Es gibt uns auch die Freiheit, Zeit für Dinge zu finden, die uns wichtig sind – sei es die Pflege von Hobbys, Selbstverwirklichung oder Zeit mit unseren Lieben. Innerhalb des beruflichen Umfelds kann dies den Ausbau unserer Fähigkeiten, den Austausch mit Kollegen oder bewusst eingeplante Ruhephasen zur Förderung von Kreativität und Reflexion beinhalten.
Eine realistische Zeitplanung unterstützt außerdem eine langfristige Zielsetzung und -verfolgung. Je mehr Aufgaben bewältigt bzw. Ziele erreicht werden, desto größer ist das Gefühl der Befriedigung und das Selbstvertrauen. Dies wiederum motiviert, weiterhin an langfristigen Zielen zu arbeiten.
Zu solch einer Zeitplanung gehört es auch, Richtungswechsel einzuplanen, denn effizientes Zeitmanagement geht Hand in Hand mit Flexibilität. Obwohl es in erster Linie Struktur bietet, soll es uns ebenso ermöglichen, auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren, ohne den Überblick zu verlieren und in Zeitdruck zu geraten.
Von Stressreduktion über Produktivitätsoptimierung bis zur Schaffung von Raum für persönliche Interessen und zwischenmenschliche Beziehungen kann effektives Zeitmanagement einen maßgeblichen Beitrag zu einer ausgewogeneren Lebensqualität leisten. Es unterstützt uns dabei, unsere Prioritäten zu setzen und unsere Energie auf aktuell wichtige Aufgaben zu lenken – und durch diese Fokussierung Ablenkungen zu minimieren. Dies bedeutet nicht, dass wir auf etwas verzichten müssen, sondern im Gegenteil: Es eröffnet uns die Möglichkeit, mehr Kontrolle über unsere Zeit zu gewinnen, sodass wir bewusster arbeiten und leben können.
Nun drängt sich die Frage auf, wie man dieses Ziel erreichen und seine Zeit wirksam organisieren kann. In diesem Kontext werden Zeitmanagement Methoden zu einem wichtigen Werkzeug.
Jodocus als Experte für effizientes Zeitmanagement:
Als Spezialist für Prozessdigitalisierung und -optimierung verfügt Jodocus über umfassende Zeitmanagement-Kenntnisse und einen Werkzeugkasten entsprechender Methoden. Wir empfehlen ihren Einsatz nicht nur unseren Kunden und helfen ihnen bei der Anwendung, wir setzen sie auch aktiv in unserem eigenen Arbeitsalltag ein.
Ein weiteres essenzielles Instrument für das Optimieren von Prozessen ist – neben jahrelanger Erfahrung – Atlassians Playbook, das eine Vielzahl von Techniken beinhaltet, um die Arbeit im Team zu stärken. Diese schärfen das Verständnis für effektive Abläufe und tragen sowohl zu einem verbesserten Aufgaben- als auch Zeitmanagement bei.
5 Zeitmanagement Methoden für eine bessere Arbeitseinteilung
Zeitmanagement will gelernt sein. Es erfordert Weitsicht, die Fähigkeit, einen umfassenden Überblick zu bewahren, Flexibilität, Konsequenz und ein ausgeprägtes Talent zur Priorisierung. Damit Zeitmanagement zu einer realisierbaren Herausforderung wird, geben wir dir nachfolgend praktische Tipps an die Hand und präsentieren fünf bewährte Zeitmanagement Methoden, deren Techniken eine wertvolle Unterstützung bieten, Zeit und Aufgaben sinnvoll zu organisieren. Jede dieser Methoden hat ihre eigenen Stärken und Anwendungsbereiche; von der Pomodoro-Technik, die auf kurze, konzentrierte Arbeitsintervalle setzt, bis zur Eisenhower-Matrix, die bei der Priorisierung von Aufgaben hilft.
Atlassian Jira und Marketplace-Apps als Unterstützung beim Einsatz von Zeitmanagement-Methoden:
Zeitmanagement-Methoden sind ein nützliches und wichtig Werkzeug. Doch auch wenn sie bereits im täglichen Arbeitsgeschehen und der Projektplanung erfolgreich Anwendung finden, kann diese optimiert werden. Insbesondere dann, wenn Atlassian Jira im Einsatz ist. Jira unterstützt von Natur aus eine effektive Planung von Projekten und Zeiten und kann durch die Verwendung von Marketplace-Apps, die verschiedene Zeitmanagement-Methoden unterstützen, zu einer noch besseren Zeitverwaltung und Arbeitsorganisation beitragen.
1. Die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik, entwickelt von Francesco Cirillo, hilft dabei, die Konzentration zu steigern und Arbeit in überschaubare Abschnitte aufzuteilen. Sie stellt eine Kombination aus Fokussierung, Erholung und Reflexion dar und basiert auf dem Prinzip, Arbeit in kurzen, konzentrierten Intervallen (normalerweise 25 Minuten) durchzuführen, gefolgt von einer kurzen Pause. Dieser Zyklus wird als "Pomodoro" bezeichnet. Nach vier Pomodoros gönnt man sich eine längere Pause.
Die längere Pause nach diesen Arbeitsintervallen bietet eine Gelegenheit zur Erholung und Regeneration. Während dieser Pausen kannst du deine Gedanken sammeln, dich entspannen oder kreative Einfälle notieren. Dieser Aspekt der Methode trägt dazu bei, die geistige Frische und Produktivität aufrechtzuerhalten.
Die Pomodoro-Technik ermutigt auch zur Selbstreflexion. Du kannst deine Leistung in jedem Zyklus bewerten und darüber nachdenken, wie du effizienter werden kannst. Dadurch kannst du dein Zeitmanagement kontinuierlich optimieren.
Unsere App Empfehlung:
Die Pomodoro Time Tracking+ for Jira App von Apps+ ergänzt Jira um einen nahtlos integrierten Pomodoro-Timer, der mit einem Countdown, einem Fokus- und Pausenmodus, Time Tracking und einer Aufgabenübersicht ausgestattet ist.
2. Die Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix, benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, ist eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben. Sie teilt Aufgaben in vier Kategorien auf: Wichtig und dringend / Wichtig, aber nicht dringend / Dringend, aber nicht wichtig / Weder wichtig noch dringend.
- Wichtig und dringend: Dies sind Aufgaben, die unmittelbare Aufmerksamkeit erfordern und höchste Priorität haben. Dies könnten akute berufliche Fristen, Notfälle oder dringende Kundenanfragen sein. Die Eisenhower-Matrix empfiehlt, diese Aufgaben sofort anzugehen, um negative Folgen zu vermeiden.
- Wichtig, aber nicht dringend: Diese Kategorie umfasst Aufgaben, die zwar von hoher Bedeutung sind, jedoch keinen unmittelbaren Zeitdruck haben. Dies kann strategische Planung, Weiterbildung oder die Pflege wichtiger Beziehungen beinhalten. Hier ist die Methode darauf ausgerichtet, Zeit für diese Aktivitäten zu reservieren, da sie langfristig entscheidend sind.
- Dringend, aber nicht wichtig: Oftmals werden wir von Aufgaben überwältigt, die dringend erscheinen, aber tatsächlich an Bedeutung verlieren, wenn wir sie genauer betrachten. Dies können unterbrechende Anrufe oder unwichtige Meetings sein. Die Eisenhower-Matrix rät dazu, diese Aufgaben zu delegieren oder zu minimieren, um Zeit für das Wesentliche zu gewinnen.
- Weder wichtig noch dringend: Diese Kategorie enthält Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind und somit am wenigsten Priorität haben. Es kann sich um ablenkende Beschäftigungen oder unproduktive Gewohnheiten handeln. Die Methode schlägt vor, diese Aufgaben zu eliminieren, um Zeit für sinnvollere Aktivitäten zu schaffen.
Indem du deine Aufgaben bewertest und in diese Kategorien einordnest, kannst du dich auf die Aufgaben mit dem größten Nutzen oder der höchsten Bedeutung konzentrieren und Unwichtiges reduzieren.
Unsere App Empfehlung:
Mit der e Matrix App von Doitb können Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert und innerhalb der Matrix gesucht werden.
Jodocus Zeitmanagement Tipp:
Die Praxis des "Time Tracking" oder der Zeiterfassung ist eine wertvolle Zeitmanagement-Technik. Sie dient dazu, sämtliche Aufgaben, die wir erledigen, sowie die dafür aufgewendete Zeit zu dokumentieren. Das ermöglicht es uns nicht nur, den Überblick über unsere Zeit zu behalten, sondern auch im Nachgang eine umfassende Reflexion über unsere Arbeitsweise vorzunehmen.
Erhalte weitere Informationen zur Bedeutung und Wichtigkeit von Time Tracking.
3. Die Time Blocking Methode
Bei der Time Blocking Methode wird der Tag in klar definierte Zeitblöcke eingeteilt und für spezifische Aufgaben oder Aktivitäten reserviert. Dies schafft Struktur und Fokussierung, sodass du dich während eines bestimmten Zeitblocks voll und ganz einer einzigen Aufgabe widmen kannst. Dies hilft, Ablenkungen zu minimieren und die Produktivität zu steigern.
Diese Methode ist besonders nützlich, um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen beruflichen Verpflichtungen und persönlichem Leben zu wahren. Sie ermöglicht es, Zeit für Familie, Freizeit und Selbstfürsorge einzuplanen, was zu einer besseren Work-Life-Balance führt.
Die Time Blocking-Mehode ist vielseitig und anpassbar, sodass du deinen Tagesablauf nach individuellen Bedürfnissen gestalten kannst. Und obwohl es anfangs etwas Disziplin erfordert, zahlt sich diese Methode langfristig durch gesteigerte Effizienz und eine bessere Nutzung deiner Zeit aus.
Unsere App Empfehlung:
Der Planner von Tempo vereinfacht das Planen von Aufgaben und deren Kapazitäten. Mit der App, können Projekte in Jira mit eigenen Zeiten versehen und am Ende mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit verglichen werden, um so die Prozessplanung voranzutreiben.
4. Die Getting Things Done (GTD)-Methode
Die GTD-Methode, entwickelt von David Allen, legt den Schwerpunkt auf die strukturierte Erfassung, Organisation und Erledigung von Aufgaben. Im Kern geht es darum, Gedanken und Aufgaben in ein klar strukturiertes System zu bringen, um den Geist von unnötigem Ballast zu befreien. Dabei konzentriert sich die GTD-Methode auf mehrere Schlüsselelemente:
- Sammlung: Ziel ist es, alle Aufgaben, Gedanken und Ideen zu erfassen und in einem geeigneten System zu speichern. Dadurch wirst du von der ständigen Erinnerung an unerledigte Aufgaben befreit.
- Verarbeitung: Nachdem du deine Aufgaben gesammelt hast, solltest du diese nacheinander überprüfen und klären, ob sie umgesetzt, geplant, delegiert, verschoben oder verworfen werden sollen.
- Organisation: Alle Aufgaben werden in Listen, wie beispielsweise Aufgabenlisten und Projektverzeichnisse, abgelegt, um eine kÜbersicht zu gewährleisten.
- Rückblick und Reflexion: Periodisches Überdenken von Aufgaben und Projekte stellt sicher, dass du dich auf die wichtigsten Prioritäten konzentrieren und notwendige Anpassungen vornehmen kannst.
Unsere App Empfehlung: Die App didid von Seibert Media generiert Checklisten für dein Aufgabenmanagement in Confluence. Sie unterstützt dabei, den Fokus zu schärfen, bietet eine Übersicht über alle Aufgaben – die nach Belieben sortiert werden können – und fördert die Arbeitsmotivation durch das Abhaken von Aufgaben.
5. Die ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode ist eine einfache, aber wirkungsvolle Zeitmanagement-Technik, um stressfreier durch den Tag zu navigieren. Das Akronym "ALPEN" steht für "Aufgaben, Länge, Puffer, Einplanen, Nachkontrolle." Die Methode betont die Bedeutung einer realistischen Zeitschätzung, das Einplanen von Pufferzeiten und das regelmäßige Überprüfen der Fortschritte:
- Aufgaben: Zuerst erstellt du eine Liste aller Aufgaben, die du erledigen möchtest. Dies können berufliche Projekte, persönliche Verpflichtungen oder tägliche Aufgaben sein.
- Länge: Schätze für jede Aufgabe die Zeitdauer, die du voraussichtlich benötigst, um sie abzuschließen. Hierbei ist es wichtig, realistische Zeitschätzungen abzugeben.
- Puffer: Reserviere zusätzliche Zeit als Puffer für unerwartete Unterbrechungen oder Verzögerungen. Dies ermöglicht es dir, flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.
- Einplanen: Ordne die Aufgaben nach Priorität und plane sie in deinen Tagesablauf ein. Beginne mit den wichtigsten und dringlichsten Aufgaben und arbeite dich zu den weniger wichtigen vor.
- Nachkontrolle: Überprüfe am Ende des Tages, ob du alle geplanten Aufgaben erledigt hast. Falls nicht, analysiere, warum dies nicht der Fall war, und plane gegebenenfalls um.
Unsere App Empfehlung:
Worklog Plus für Jira von EyZee bietet eine sortierbare Listenübersicht aller Aufgaben, in der geschätzte Zeitaufwände erfasst und nachverfolgt werden können. Zudem ermöglicht die App eine einfache Integration von Pausenzeiten.
Fazit
Wie wir unsere Zeit nutzen, kann den Unterschied zwischen Stress und Gelassenheit, Erfolg und Misserfolg ausmachen. Zeitmanagement ist daher eine essentielle Fertigkeit, um sowohl in beruflicher Hinsicht als auch im persönlichen Leben effektiv durch den Tag zu steuern. Um diese Fertigkeit zu erlernen und weiterzuentwickeln, stehen uns verschiedene Zeitmanagement-Methoden zur Verfügung. Sie bieten bewährte Herangehensweisen, um unseren Umgang mit der Zeit zu optimieren – was sie in einer Welt, in der Anforderungen, Ablenkungen und Deadlines ständig im Wettstreit stehen, zu einem wertvollen Navigationswerkzeug machen.
Die Wahl einer geeigneten Zeitmanagement-Methode hängt dabei von persönlichen Vorlieben, Arbeitsstil und Zielen ab. Was jedoch für alle Methoden gilt ist, dass sie nichtausschließlich darauf abzielen, möglichst viele Aufgaben abzuarbeiten, sondern auch darauf, Zeit für Erholung, Austausch, Reflexion und persönliche Interessen zu schaffen. Nur so lässt sich die Produktivität steigern und entspannter durchs Leben gehen.
Du hast Fragen oder möchtest gerne mehr über Zeitmanagement-Methoden erfahren? Buche ganz einfach einen Termin mit unserem Consultant und CMO Jan Szczepanski:
