„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ (Lucius Annaeus Seneca)
Ein weiser Satz, der das manchmal schlechte oder nachdenkliche Gewissen am Abend umschreibt, wenn man sich fragt: Habe ich meine Aufgaben heute gut bewältigt? Bzw. habe ich meine Zeit heute sinnvoll genutzt? Doch was bedeutet eigentlich “Zeit richtig nutzen”? Wir bringen Licht ins Dunkle und haben uns Time Tracking als einen möglichen Ansatz für ein optimiertes Zeitmanagement genauer angeschaut.
Time Tracking: Zeiterfassung als Maßstab für Zeitmanagement
Ob am Arbeitsplatz oder im privaten Alltag: Wer seine Zeit gut einteilt und sinnvoll verwendet, der ist vielen Menschen bereits einen Schritt voraus. Time Tracking kann dabei helfen, mehr zu schaffen und sich damit auch besser zu fühlen. Doch wie erfasst man eigentlich am besten seine Zeit? Und was soll eine genaue Arbeitszeiterfassung bezwecken? Die Antwort: Mit Time Tracking Tools, die im digitalen Zeitalter wohl die beste und einfachste Möglichkeit sind, um Arbeitszeit zu erfassen. Dabei geht es für den Nutzer primär darum, ein besseres Verständnis für die eigene Zeit zu schaffen – privat wie geschäftlich. Sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter können sich dadurch zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten ergeben. Denn erst wenn wir wissen, womit wir Zeit verbringen, können wir unser Zeitmanagement optimieren.
Du möchtest mehr darüber erfahren, die du deine Zeit sinnvoll einteilst? Lerne 5 Zeitmanagement-Methoden kennen, die dir dabei helfen, deine verfügbare Zeit effektiv zu nutzen.
Time Tracking bei Unternehmen – Zeit-Kosten-Faktor
Für jedes Unternehmen gilt bekanntlich: Zeit ist Geld. Doch dieser seit vielen Jahren gefestigte Grundsatz ist nicht der einzige überzeugende Grund für Time Tracking bzw. Zeiterfassung am Arbeitsplatz. Es geht vielmehr um das Verbessern der Organisation und der Zusammenarbeit in einem Unternehmen und in den einzelnen Teams – und zwar anhand von Daten. Dabei spielt die Größe eines Unternehmens erstmal keine Rolle. Von Großunternehmen wie Versicherungen und Telekommunikationsunternehmen über Consulting-Firmen bis hin zu IT-Dienstleistern: Für viele Unternehmen stellt die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter die wichtigste, teuerste und gleichzeitig knappste Ressource des Unternehmens dar. Time Tracking bietet viele Möglichkeiten, Prozesse und Projekte Ressourcen-abhängig zu optimieren. Insbesondere für Unternehmen mit einem schnellen Wachstum gibt die genaue Zeiterfassung wichtige Anhaltspunkte für die Prozessoptimierung.
Gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat entschieden, dass die Arbeitszeiterfassung Pflicht ist. Arbeitgeber aus allen Ländern der europäischen Union müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch aufzeichnen. Das dient vor allem dem Schutz der Arbeitnehmer, bspw. um Überstunden zu vermeiden. Gemäß Bundesdatenschutzgesetz hat ein Arbeitnehmer jedoch Auskunftsrechte. So ist der Arbeitgeber auch dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer Einsicht in die Dokumentation seiner Arbeitszeiten zu gewähren. Mit einem Tracking Tool schlägt ein Arbeitgeber also quasi zwei Fliegen mit einer Klappe.
Dient Time Tracking zur Kontrolle von Arbeitnehmern?
Aus unserer Sicht: Jein. Natürlich ist Time Tracking eine Form der Kontrolle. Aber vielmehr geht es darum, wie diese Kontrolle beim Mitarbeiter ankommt. Hat er das Gefühl, dass er durch die Zeiterfassung kontrolliert wird? Oder hat er den individuellen Freiraum, seinen Tag so zu gestalten wie er möchte? Quasi: Time Tracking als Selbstkontrolle, um sich zu verbessern.
Die Unternehmenskultur spielt dabei eine entscheidende Rolle: Eine offene Fehlerkultur bietet beste Voraussetzungen, um gemeinsam im Team Prozesse zu verbessern. Denn es geht nicht um Fingerpointing oder Blaming, weil jemand etwas nicht rechtzeitig geschafft hat. Vielmehr sollte man auf der Basis der Daten aus Time Tracking Tools die Gründe ermitteln, warum ein Projekt aus der Zeit gelaufen ist. So können anschließend gemeinsam Lösungen gefunden und Prozesse optimiert werden.
Viele Menschen, gerade Arbeitnehmer, haben negative Assoziationen mit Zeiterfassung – besonders wenn es um Arbeitszeiterfassung geht. Womöglich weil die Angst vor der Kontrolle das Vertrauen zum Arbeitgeber infrage stellt. Doch tatsächlich ist die Kontrolle der Arbeitszeit für Unternehmen nicht der ausschlaggebende Punkt für den Einsatz von Time Tracking Tools. Vielmehr überzeugt das Wissen, das Mitarbeiter über ihre eigene Arbeitszeit erlangen. Denn wer genaue Daten über seine Zeitabläufe hat, der kann auf vielzähligen Ebenen seine Arbeit, Prozesse, Projekte – seinen Alltag – zeitlich optimieren.
KNOW YOURSELF – Time Tracking als Datenbasis: Time Tracking dient vor allem als Datenquelle für Analysen zur Optimierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen. Das Wissen durch Time Tracking Tools kann die Zeitplanung von Unternehmen sowie Mitarbeitern langfristig verbessern.
6 Gründe, warum Time Tracking so wichtig ist
Neben dem offensichtlichen Vorteil von Time Tracking, dass die Arbeitszeit kontinuierlich und präzise erfasst wird, bietet die digitale Zeiterfassung in Teams eine Reihe von Vorteilen. Hier sind sechs Gründe, warum das Time Tracking für Unternehmen sowie Mitarbeiter von Vorteil sein kann.
1. Verbesserte Produktivität im Alltag
Telefonieren, Surfen im Internet, Kaffeepausen oder Ablenkung am Handy: Alles absolute – häufig unnötige – Zeit-Killer? Nicht unbedingt. Wenn ein Arbeitstag produktiv und effizient ablaufen soll, gehört genau so dazu: Bewusst Pausen nehmen, manchmal Routinen unterbrechen, den Kopf frei machen. Vermeintliche Ablenkungen sind also nicht unbedingt die Haupttreiber für unproduktive Arbeit. Time Tracking Tools können hier genauere Daten liefern, an welchen Stellen Zeit verloren bzw. besser geplant werden kann. Die Verwendung eines Time Tracking Tools bietet Teams einen präzisen zeitlichen Überblick über laufende Projekte. Mitarbeiter sehen, wo es im Arbeitsalltag hakt und können auf Basis der Daten aus dem Time Tracking neue Routinen entwickeln und optimieren. Ein Tracking-Tool kann also allen dabei helfen, ineffiziente Aktivitäten zu erkennen und Prozesse entsprechend zu optimieren. Außerdem trainieren Mitarbeiter, die regelmäßig ihre Arbeitszeit tracken, ihr Gefühl für Zeitmanagement – und das kann auch im privaten Alltag langfristig helfen, Zeiten besser zu planen.
2. Transparenz in alle Richtungen
Führungskräfte erhalten durch Time Tracking Tools automatisch einen transparenten Überblick über die Arbeitsauslastung in ihrem Unternehmen bzw. ihren Teams. So können bei erkennbaren Engpässen Ressourcen aufgestockt und rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. Auch die Möglichkeit der rechtzeitigen Kommunikationen mit dem Kunden bei Änderungen im Zeitplan verbessert den Projektablauf erheblich. Vorausplanungen für sich wiederholende Prozesse werden mit der Zeit immer einfacher und auch Mitarbeiter profitieren letztlich vom Time Tracking: Wiederkehrende Prozesse werden besser, planbarer und sind auf die Mitarbeiter und ihre Kompetenzen abgestimmt.
3. Präzise Abrechnung und reibungslose Bezahlung
Ein genaues Time Tracking der Arbeitszeit ermöglicht auch eine transparente Kostenaufstellung. Diese ist für Kunden bestens nachvollziehbar und lässt im Optimalfall keine Fragen offen.
Hat sich das letzte Projekt eigentlich gelohnt? Wie viel Zeit wurde in welcher Phase (Pre-Sales, Sales, Umsetzung, Decommissioning, etc) genutzt? Welche Schlussfolgerungen können wir für zukünftige Projekte und unserer Prozesse ziehen? Und wurden wirklich alle Stunden korrekt abgerechnet? Fragen, um die man sich mit dem richtigen Time-Tracking-Tool keine großen Gedanken mehr machen muss. Denn wenn jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeit pro Projekt erfasst, stimmt am Ende auch die Abrechnung. Kunden können rechtzeitig informiert werden, ob Projekte in der geplanten Zeit fertig werden oder ob noch mehr Zeit benötigt wird. So können auslaufende Projektbudgets und Kontingente proaktiv angepasst werden. Zudem ermöglicht Time Tracking, dass sich Teammitglieder rechtzeitig unterstützen, um gemeinsam Fristen einzuhalten.
4. Verbesserte Planbarkeit und Einhaltung des Projektumfangs
Besonders Deadlines für Projekte können durch Zeiterfassungssysteme optimal gesetzt und eingehalten werden. Künftige Projekte und Teamkapazitäten können Teamleader somit immer besser nach Prioritäten ordnen. Darüber hinaus lassen sich unvorhergesehene Ausgaben und zusätzliche Arbeit mit einem Zeitmanagement-Tool einplanen, die vor Beginn des Projekts nicht zu erwarten waren. So bleiben Arbeitseinsatz für den Dienstleister sowie Kosten für den Kunden nachvollziehbar und fair. Projektbudgets und Kontingente lassen sich besser einhalten. Und zahlt sich ein Projekt nicht so aus, wie geplant, können Prioritäten neu gesetzt und Abläufe optimiert werden.
5. Mehr Verantwortung und Motivation
Wer Erfolg haben möchte, braucht vor allem Motivation bzw. motivierte Mitarbeiter. Deshalb ist es besonders wichtig, dass jedes Teammitglied ein gutes Gefühl hat und auch Anerkennung für seine Arbeit erhält. Wer Time Tracking richtig einsetzt, kann auf der Grundlage von Daten seine Prozesse kontinuierlich verbessern. Das bedeutet: Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit erfassen und Abläufe anhand der Daten gemeinsam im Team optimieren, nehmen wichtigen Einfluss auf Geschäftsprozesse. Sie werden bspw. nicht verantwortlich gemacht für nicht eingehaltene Deadlines – hier sind wir wieder beim Thema offene Fehlerkultur statt Fingerpointing. Stattdessen werden die Daten analysiert, das Feedback von Mitarbeitern wertgeschätzt und Lösungswege gemeinsam umgesetzt. Damit kann Time Tracking auch als Motivator für die Mitarbeit dienen – flankiert durch klare Verantwortlichkeiten, verbesserte Kommunikation und letztlich mehr Spaß auf und an der Arbeit.
6. Verbesserte Mitarbeitermoral und Teambuilding
Bessere Planbarkeit, mehr Transparenz datengesteuerte Optimierungen und die generelle Verbesserung von Arbeitsabläufen und Verantwortung bringen nicht nur bessere Zahlen. Sie verbessern genauso das Arbeitsklima. Denn wer arbeitet nicht gern, wenn alles reibungslos funktioniert? Die Essenz daraus: Die Mitarbeitermoral steigt. Und auch untereinander tauscht man sich gern und häufig aus, hilft sich und formt ein starkes Team. Das Tracking Tool ist praktisch eine Art Kommunikationskanal, der jedem zur Verfügung steht und das gesamte Team nach vorne bringt. So können Teams sowohl ihre Zusammenarbeit also auch ihre Kommunikation gezielt durch das „Feedback“ des Tracking Tools verbessern.
Fazit
Time Tracking am Arbeitsplatz ist ein Garant für höhere Produktivität und optimierte Prozesse. Besonders Teams profitieren von aussagekräftigen Daten, um ihre Kommunikation, Abläufe und gesamte Zusammenarbeit immer weiter anzukurbeln. Darüber hinaus wirkt sich die Arbeitszeiterfassung auch positiv auf das eigene Zeitmanagement im Alltag aus: Das Gefühl für das eigene Zeitmanagement wird stetig besser. So lohnt es sich gleichermaßen für Unternehmer wie Mitarbeiter, ein Time Tracking Tool zu etablieren.
Du hast Fragen oder möchtest gerne mehr über Zeiterfassung erfahren? Buche ganz einfach einen Termin mit unserem Consultant und CMO Jan Szczepanski:
