Ein führendes Logistikunternehmen auf dem Weg von Servern zur Atlassian Cloud
Der Hermes Einrichtungs Service (HES) ist Marktführer im Bereich der Zwei-Mann-Handling-Dienstleistungen. Seit über 50 Jahren haben rund 7 Millionen Kunden das Unternehmen mit der Lieferung von Möbeln, Großgeräten und anderen schweren oder empfindlichen Gütern beauftragt. Das Unternehmen, das Teil der globalen Otto Group ist, agiert als Marktführer in Deutschland, Österreich, der Schweiz und den Niederlanden.
Die Herausforderung
HES hatte früh Atlassian Jira und Confluence eingeführt, um seit den 2000er Jahren die Betriebs- und Wissensverwaltung zu optimieren. Das Auslaufen der Serverlizenzen Ende 2021 und Anfang 2022 sowie Atlassians Umstellung auf Cloud-Lösungen stellte HES jedoch vor eine Herausforderung.
"Wir waren schon vorher mit Jira und Confluence in der Server-Variante sehr zufrieden. Daran wollten wir anknüpfen und haben in der Cloud-Strategie die vielversprechendste Software-Lösung für die Zukunft gesehen."
Florian Schmidt, Application Service Manager bei HES
Die Otto Group, die Muttergesellschaft von HES, hatte bereits eine Cloud-First-Strategie umgesetzt und in das Atlassian Cloud Enterprise-Paket investiert. HES konnte von dieser Investition profitieren, da diese erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen bot, die für die Einhaltung regulatorischer Anforderungen entscheidend waren.
Diese Faktoren machten die Entscheidung zur Migration in die Atlassian Cloud für HES überzeugend, stellten jedoch auch große Herausforderungen bei der Implementierung und Datenmigration dar.
Die Lösung
Um die Herausforderungen zu meistern, arbeitete HES mit Atlassian Platinum und Enterprise Solution Partner Eficode (ehemals Jodocus) zusammen. Gemeinsam entwickelten sie die ultimative Migrationsstrategie.
HES entschied sich für einen schrittweisen Ansatz, um die komplexe Migration in kleinere, überschaubarere Schritte zu unterteilen. Sie begannen mit der Migration weniger kritischer Projekte, testeten und validierten jeden Schritt gründlich, bevor sie zu den schwierigeren übergingen. Auf diese Weise minimierten sie das Risiko von Fehlern oder Datenverlust und sorgten für einen reibungslosen Übergang.
Mit den Empfehlungen von Eficode nutzte HES verschiedene Atlassian Cloud-Migrations-Apps und -Tools, die viele zeitaufwändige Aufgaben wie die Datenzuordnung und -übertragung automatisierten. Dies beschleunigte die Migration und gab dem Team von HES die Möglichkeit, sich auf andere wichtige Aspekte des Prozesses zu konzentrieren.
Datensicherheit und Compliance hatten bei HES während der gesamten Migration höchste Priorität. Sie implementierten robuste Maßnahmen wie Datenverschlüsselung, Zugangskontrollen und regelmäßige Backups, um sicherzustellen, dass alle Informationen sicher waren. Selbstverständlich stellten sie sicher, dass der gesamte Prozess den strengen regulatorischen Anforderungen entsprach und das Vertrauen der Stakeholder gewahrt blieb.
„Die Möglichkeit, DSGVO-konforme Cloud-Enterprise-Lizenzen über die Otto Group zu erhalten, hat das Thema Datenschutz komplett abgekürzt. So konnten wir den Datenstandort einfach auf Deutschland festlegen und uns auf die technische Migration unserer Jira- und Confluence-Instanzen konzentrieren. Außerdem ist die Data Security und damit die Sicherheit aller Daten durch technische Lösungen in der Cloud ebenfalls zufriedenstellend.“
Florian Schmidt, Application Service Manager bei HES
HES wusste, dass eine erfolgreiche Migration nicht nur auf der technischen Ebene beruhte. Daher führte Eficode umfassende Schulungen durch, um alle Mitarbeiter mit der neuen Cloud-Umgebung und ihren Funktionen vertraut zu machen. Dies half, Störungen im Tagesgeschäft zu minimieren und sicherzustellen, dass das Team weiterhin erstklassige Dienstleistungen für seine Kunden erbringen konnte.
Die Vorteile
Unter der professionellen Leitung von Eficode brachte die Migration zur Atlassian Cloud viele Vorteile für HES – die Abläufe wurden transformiert und die Effizienz insgesamt verbessert.
Der schrittweise Ansatz erwies sich als erfolgreich. Er ermöglichte einen reibungslosen und kontrollierten Übergang mit minimalen Störungen des Tagesgeschäfts.
Durch die Automatisierung vieler zeitaufwändiger Aufgaben sparte HES wertvolle Zeit und Ressourcen, die stattdessen für strategischere Initiativen verwendet werden konnten. Dies förderte Innovationen und verbesserte das gesamte Dienstleistungsangebot, wodurch es HES erleichtert wurde, seine Marktführerschaft zu behaupten.
Bessere Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen gaben HES die Gewissheit, dass ihre sensiblen Daten gut geschützt waren. Dies stärkte auch ihren Ruf als vertrauenswürdiger und zuverlässiger Partner.
Die umfassenden Schulungen stellten sicher, dass die Mitarbeiter sich in der neuen Cloud-Umgebung wohl und sicher fühlten. Mit verbesserter Produktivität und Zusammenarbeit – da sich alle schnell an die neuen Tools und Arbeitsabläufe anpassen konnten – konnte das Unternehmen seine Kunden noch besser bedienen.
