Erstellung einer hochproduktiven, papierlosen Rechtsabteilung
HPM Die Handwerksgruppe ist ein führendes familiengeführtes Netzwerk von über 150 Fachhandwerksbetrieben, die sich auf Malerarbeiten, Fassaden, Innenausbau, technische Gebäudedienste, Fenster und Fassaden spezialisiert haben. Seit 1989 ist HPM durch den Erwerb von Handwerksunternehmen gewachsen und bietet diesen eine unterstützende Umgebung sowie Wachstumsmöglichkeiten. Heute ist HPM ein starkes Netzwerk von Qualitätsbetrieben in Deutschland und Österreich, das sowohl Wohn- als auch Gewerbeprojekte bedient.
Die Herausforderung
Die Rechtsabteilung von HPM erlebte die typischen Wachstumsschmerzen eines erfolgreichen Unternehmens. Die Abhängigkeit von physischen Akten wurde in einer zunehmend digitalen Welt zum Engpass. Papierkram bremste sie aus, erschwerte die Zusammenarbeit und verursachte unnötigen Verwaltungsaufwand. Sie erkannten, dass sie ihre Arbeitsweise modernisieren mussten, um mit den Anforderungen des wachsenden Geschäfts Schritt zu halten.
Die Abteilung erkannte, dass sie ihre Akten digitalisieren musste. Doch sie wollten mehr als nur Papier durch digitale Dateien ersetzen. Sie benötigten eine flexible Plattform, um ihren Workflow zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Die Lösung
HPM wandte sich an Eficode (ehemals Jodocus), einen Spezialisten für Prozessoptimierung und Digitalisierung in der Atlassian Cloud. Mit ihrem tiefen Verständnis der Rechtsbranche und ihrer Expertise in Atlassian-Produkten empfahl Eficode Jira Service Management (JSM) als ideale Lösung.
Die Flexibilität und Anpassbarkeit von JSM waren entscheidend. Anders als Standardsoftware für Rechtsabteilungen konnte JSM an die spezifischen Bedürfnisse von HPM angepasst werden. Eficode arbeitete eng mit der Rechtsabteilung zusammen, um deren einzigartige Arbeitsabläufe und Herausforderungen zu verstehen, und konfigurierte JSM entsprechend.
Sie gingen über die Schaffung eines elektronischen Aktensystems hinaus. Es wurden Selbstbedienungsportale, intuitive Service Desks und umfassende Berichte integriert. JSM wurde zum zentralen Hub für alle Rechtsprozesse.
Die Vorteile
Die Implementierung von JSM als elektronisches Aktensystem war ein Wendepunkt für die Rechtsabteilung von HPM. Der Übergang zu einem papierlosen Workflow war erst der Anfang. Sichere Revisionskontrolle bedeutete deutlich weniger Verwaltungsaufgaben und eine einfachere Kommunikation innerhalb der Abteilung.
Mit dem integrierten Service Desk hatte die Abteilung plötzlich einen neuen, transparenten Kommunikationskanal zu anderen Abteilungen. Die Zusammenarbeit wurde erleichtert, und jeder hatte Zugang zu den benötigten Informationen, wann immer er sie brauchte.
Doch JSM bot noch mehr. Mit automatisierten Erinnerungen, anpassbaren Fristen und flexiblen Zugriffsrechten wurde die Abteilung agiler. Auch die Zeiterfassung wurde einfacher durch eine spezielle App, in der Mitarbeiter ihre Stunden für jeden Fall erfassen konnten.
Letztlich führte dies zu einer effizienteren, transparenteren und kollaborativen Arbeitsumgebung. Die Rechtsabteilung ist nun produktiver und in der Lage, qualitativ hochwertige Dienstleistungen für den Rest des Unternehmens zu erbringen.
