Weniger Administration, mehr Innovation: Homegate AG kommt mit der Atlassian Cloud schneller voran

„Der Umstieg in die Cloud hilft uns, schneller voranzukommen und uns auf Innovationen zu konzentrieren“, sagt Peter Grube, Software Engineer der Homegate AG.

Die Zukunft im Visier

Das von der Homegate AG bevollmächtigte Team, der Gruppenansatz und das Engagement für Innovationen spielten eine große Rolle, um die Position der Homegate AG als Branchenführer zu sichern. Mit dem Wachsen des Unternehmens wurde jedoch auch die Liste an Ressourcen länger, die zur Verwaltung der Unternehmensinfrastruktur benötigt wird. Für die Wartung der Server wurden vier bis fünf Mitarbeiter benötigt und das gelegentliche Herunterfahren für Updates war erforderlich. Außerdem waren die Teammitglieder so mit taktischen Projekten beschäftigt, dass sie kaum Zeit für strategische Initiativen oder die persönliche Entwicklung hatten. Um weiterhin zu wachsen und ihren Ruf als Innovatoren in der Branche aufrecht zu erhalten, benötigte die Homegate AG eine bessere Lösung.

„Wir haben uns dazu entschieden, unsere lokalen Anwendungen in die Cloud zu verlegen, damit wir uns wirklich auf Homegate konzentrieren können. Wir wollten einfach Homegate weiter entwickeln und nicht noch mehr Geld in die Wartung unseres Systems investieren“, erklärt Software Engineer Peter Grube. „Wir dachten über externes Hosting nach, aber dies hätte einige Personen dazwischen erfordert, die auf unsere eigenen Daten zugreifen. Also beschlossen wir schließlich, mit der Jira Software und Confluence in die Cloud zu wechseln.“

Das Durcheinander beiseitigen, um Platz für Innovation zu schaffen

Mit Eficode (ehemals beecom) hatte Homegate AG schon einen bewährten Partner, der sie bei den Atlassian-Lizenzen und der Lösungsanleitung unterstützte. Als das Unternehmen überlegte, wer ihnen bei der Migration zu den Atlassian-Cloud-Produkten helfen könnte, war die Antwort klar. Wie Peter sagt: „Warum einen anderen Partner suchen, wenn man schon einen tollen hat?“

Nachdem Eficode (ehemals beecom) für dieses neue Projekt beauftragt wurde, arbeitete Homegate AG mit dem Head of Operations Maurice Ray und seinem Team, um mit der Planung der Vormigration zu beginnen. Während des folgenden Jahres arbeiteten sie zusammen, um die Instanzen der Jira Software und des Confluence-Servers von der Homegate AG aufzuräumen und die Migration vorzubereiten. Unterdessen übernahm Peter die Koordination mit der Leitung bei der Homegate AG. Er hielt sie auf dem Laufenden und koordinierte die zeitliche Planung, um eine minimale Unterbrechung während des Übergangs zu gewährleisten.

Das Team konzentrierte sich zuerst auf die Jira Software, da diese das Herzstück des Atlassian-Ökosystems der Homegate AG darstellte. Zu Beginn analysierte Eficode (ehemals beecom) die Verwendung von Add-ons und die Verfügbarkeit von Cloud-Add-ons, um jene Jira-Software-Apps auszuschließen, die nicht verwendet wurden. Dies verkleinerte die Größe der Instanz und verringerte die laufenden Betriebskosten. Dann räumten sie die Benutzerdatenbank auf, indem sie die Nutzernamen standardisierten und Dopplungen entfernten, einen Konzeptnachweis erstellten und eine Teilmigration durchführten, um den Prozess und die Testdaten vor der tatsächlichen Migration zu validieren. Schließlich erstellte Eficode (ehemals beecom) einen Cloud-Export der Jira-Software, der in die Cloud hochgeladen werden konnte, als alles fertig war.

Dann richteten Eficode (ehemals beecom) und Homegate AG ihre Aufmerksamkeit auf Confluence, das Peter als „ein zentrales Informationssystem und eine zentrale Stelle der Informationen.“ des Unternehmens bezeichnet. Das Team verwendete ähnlich zu dem Aufräumprozess, den sie anschließend mit der Jira Software durchführten, den Confluence Cloud Migration Assistant, um das Aufräumen und die Migration für Confluence zu beschleunigen.

Peter sagt: „Als erstes versuchten wir, die Daten manuell vom Server zu exportieren und dann in die Cloud zu importieren. Aber dies funktionierte nicht wirklich, weil nicht alle Benutzer korrekt zugeordnet wurden. Es sah so aus, als ob Seiten von ‚kein Name‘ oder ‚kein Benutzer‘ erstellt worden wären.“

Dann entdeckten sie den Confluence Cloud Migration Assistant. „Als ich das ausprobierte, dachte ich ‚Wow, ist das einfach!‘ “, erinnert sich Peter. „Einfach auswählen, was man migrieren möchte. Wir testeten es in einem kleinen Bereich und alles war dort. Die Benutzer wurden richtig zugeordnet. Die Genehmigungen wurden zugeordnet. Es war toll!

Sichere und einfache Benutzerverwaltung mit Atlassian Access und Okta

Nachdem das Team seine Vorbereitungen für die Migrationen der Jira Software und Confluence beendet hatte, ergriff es auch die Gelegenheit, die Benutzererstellung zu automatisieren, Single Sign-on zu ermöglichen und die Sicherheit bei den Zugriffsmanagent-Technologien Atlassian Access und Okta zu verbessern.

„Zuvor mussten wir die Benutzer für jede Plattform manuell hinzufügen und löschen, und wir mussten die Genehmigungen manuell verwalten. Während dieses Vorgangs, den wir ein- bis zweimal pro Woche durchführten, musste man an viele Dinge denken: wer den Zugriff benötigt, welche Genehmigungen sie brauchen, welche Felder man ankreuzen muss usw.“, erklärt Peter. „Jetzt [mit Atlassian Access] ist die Benutzerverwaltung automatisiert und zentralisiert an einem Ort.“

Peter sagt, dass die Integration von Okta in Atlassian Access mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung und einer fortschrittlicheren Passwortverwaltung auch die Sicherheit verbessert hat und den Mitarbeitern einen schnelleren und einfacheren Single-Sign-on-Zugriff zum System gewährt, das sie täglich verwenden. Diese Ergänzungen haben jede Woche viele Stunden Zeit gespart und die mentale Belastung verringert. „Es ist so eine große Verbesserung“, sagt Peter. „Ich kann mir fast nicht mehr vorstellen, wie es vorher war.“

Großer Vorteil, keine Nachteile

Als Jira Software, Confluence, Atlassian Access und Okta fertig vorbereitet waren, fühlten sich Peter und Eficode (ehemals beecom) bereit für das Go-live. Glücklicherweise ebneten ihre ganze Zusammenarbeit und die Vorbereitung den Weg zum Erfolg. Die Produktionsmigration verlief reibungslos und war innerhalb von 24 Stunden beendet.

„Die Integration von Atlassian Access und Okta war so eine große Verbesserung. Ich kann mir fast nicht mehr vorstellen, wie es vorher war“, sagt Peter Grube, Software Engineer der Homegate AG.

Peter bezeichnet den Prozess als „ziemlich einfach“ und die Mitarbeiter waren schnell von der neuen Lösung begeistert. „Ich denke, dass es gut war, die Veränderung früh anzukündigen, damit sich die Mitarbeiter darauf einstellen konnten, was kommen wird. Am Tag nach der Migration deaktivierten wir alle Benutzer für die Server-Lösung, aktualisierten die Links, die die Mitarbeiter für den Zugriff zu Jira Software und Confluence benutzen und teilten allen mit, dass sie jetzt die neue Login-Seite von Atlassian aufsuchen sollten. Verwendet nicht den alten Zugriff.“

Die problemlose Migration und die schnelle Akzeptanz waren ein Beleg für die Planung der Homegate AG und deren Partnerschaft mit Eficode (ehemals beecom). „Sie halfen uns dabei, alles einzurichten und begleiteten uns auf jedem Schritt, vom Aufräumen über den Konzeptnachweis bis hin zur Migration. Sie haben mir das Vertrauen gegeben, dass wir es ohne Datenverlust schaffen könnten.“

Schnelleres Vorankommen

Homegate AG hat seine Kosten seit der Vollendung der Migration vom Server zur Cloud mit Eficode‘s Hilfe (ehemals beecom) um 15 Prozent reduziert, den Benutzerzugriff und das Onboarding optimiert und mehr Zeit und Kraft gewonnen, um sich auf Innovationen zu konzentrieren.

Zuvor beschäftigte Homegate AG einen Mitarbeiter für die Server-Updates, zwei bis drei Mitarbeiter für die Updates von Jira Software und Confluence und ein weiteres Teammitglied für die Aktualisierung der Hardware. Jetzt sagt Peter, „Das ist alles Vergangenheit. Sie können sich bei Homegate auf andere Vor-Ort-Lösungen (die wir auch übertragen wollen) und die eigene Weiterentwicklung konzentrieren (zum Beispiel das Studium von AWS).“

Peter fügt hinzu, dass der Übergang zu Atlassian Cloud die Verfügbarkeit erhöht und das Sicherheitsrisiko, dass Vor-Ort-Server gehackt werden, reduziert hat. Das Single Sign-on erspart den Mitarbeitern täglich einige Minuten, sodass sie weniger Zeit mit dem Login verbringen und mehr Zeit mit sinnvoller Arbeit.

Während die Einsparungen der Ressourcen, die Sicherheit und die Leistungsverbesserungen für das Geschäft enorm waren, stellte die größte Veränderung, die sein Team bemerkte, dar, dass die Atlassian-Cloud-Produkte „deinen Kopf freimachen“, sagt Peter. „Wir müssen nicht darüber nachdenken, dass der Server am Laufen bleibt, was wir machen, wenn wir mehr Platz benötigen oder wie wir arbeiten. Wir können uns auf Homegate konzentrieren, weil wir nicht mehr an all die Server und Instanzen denken müssen.“

Mit dieser zusätzlichen Zeit und der mentalen Kapazität, freut sich das Entwicklungsteam darauf, an verschiedenen „Next Gen“-Projekten zu arbeiten, die ihren Workflow vereinfachen und ihnen helfen werden, den Schweizer Konsumenten bessere Information und bessere Produkte zu liefern. „Unser Hauptziel ist es, der Ort in der Schweiz zu sein, der den Menschen hilft, Entscheidungen zu Immobilien zu treffen – nicht nur bei der Suche nach einem neuen Zuhause, sondern alles, das mit Immobilien zusammenhängt“, sagt Peter. „Der Übergang in die Cloud und das Loswerden aller alten Dinge, die uns Zeit gekostet haben, werden uns helfen, uns schneller zu entwickeln und uns auf die Innovation zu konzentrieren.“