Optimierung der Zusammenarbeit. Sicherheit in Jira und Confluence.
Die MACH AG ist ein führender Anbieter digitaler Lösungen für öffentliche Verwaltungen in Deutschland, mit über 400 Mitarbeitern und einer Firmengeschichte, die bis ins Jahr 1985 zurückreicht. Sie verbinden technisches Know-how mit einem menschlichen Ansatz und bieten Software, Beratung und operativen Support aus einer Hand. Mit über 100.000 Nutzern in verschiedenen staatlichen Institutionen hat MACH AG einen echten Einfluss auf die Bereitstellung öffentlicher Dienstleistungen in Deutschland.
Die Herausforderung
Mit sechs Standorten und vielen Mitarbeitern, die remote arbeiten, war es eine Herausforderung, alle auf dem gleichen Stand zu halten. Es musste sichergestellt werden, dass Fachexperten und Entwickler Hand in Hand arbeiteten, die Teams effektiv kommunizierten und Aufgaben effizient erledigt wurden. Zudem war eine transparente Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit den Kunden erforderlich.
Die Koordination all dieser wichtigen Prozesse über verschiedene Standorte hinweg war eine Herausforderung. Die Pandemie verschärfte die Situation, da Remote-Arbeit zur Norm wurde. MACH AG erkannte, dass eine solide digitale Lösung erforderlich war, um alles zu organisieren und reibungslos zu gestalten. Sie nutzten bereits Atlassian-Tools wie Jira und Confluence, aber nicht in vollem Umfang. Es bedurfte einer Feinabstimmung der Tools, um die spezifischen Anforderungen des Unternehmens besser zu erfüllen und ihre Prozesse zu optimieren.
Hier kam Eficode (ehemals Jodocus) ins Spiel. Mit ihrem tiefen Verständnis der Atlassian-Produkte und einer Geschichte erfolgreicher Kooperationen mit MACH AG war Eficode der ideale Partner, um die Prozesse zu optimieren und den maximalen Nutzen aus der Atlassian-Investition zu ziehen.
Die Lösung
Eficode entwickelte eine maßgeschneiderte Lösung für die MACH AG. Sie wussten, dass ein Einheitsansatz nicht ausreichen würde, also entwickelten sie ein individuelles Rollenkonzept für Jira und Confluence. Es ging dabei nicht nur darum, den Zugang einzuschränken, sondern darum, den richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Werkzeuge zur Verfügung zu stellen.
Um dies umzusetzen, analysierte Eficode sorgfältig, wie MACH AG die Tools nutzte, von der Anzahl aktiver Nutzer bis hin zu den Projekttypen. Dies ermöglichte es ihnen, eine detaillierte Übersicht darüber zu erstellen, wer auf welche Informationen zugreifen sollte und welche Berechtigungen notwendig waren.
Sie integrierten das Rollenkonzept zudem mit Active Directory, dem bestehenden Benutzermanagementsystem von MACH AG. Dies bedeutete, dass Änderungen an den Berechtigungen automatisch in allen Atlassian-Tools übernommen wurden, was das System wesentlich effizienter und leichter zu verwalten machte.
Mit Eficodes Expertise in der Cloud-Migration unterstützen sie MACH AG bereits bei der Erkundung der Möglichkeiten, die Atlassian-Tools in die Cloud zu migrieren, um auch in der sich ständig verändernden digitalen Landschaft einen Schritt voraus zu sein.
Die Vorteile
Die Zusammenarbeit zwischen MACH AG und Eficode führte zu transformativen Ergebnissen. Die Implementierung des maßgeschneiderten Rollenkonzepts verbesserte den täglichen Betrieb erheblich. Aufgaben wurden effizienter abgewickelt, und der Wissensaustausch sowie die Kommunikation wurden erleichtert.
Durch die gezielte Steuerung des Zugangs zu Informationen und Bearbeitungsmöglichkeiten verzeichnete MACH AG eine Verbesserung der Sicherheit und Effizienz. Die richtigen Personen hatten die benötigten Informationen stets zur Hand, was zu schnelleren Entscheidungen und einer kooperativeren Arbeitsumgebung führte. Dank der Integration mit Active Directory wurde auch die Verwaltung der Berechtigungen einfacher, mit weniger Verwaltungsaufwand.
Projekte wurden transparenter, was die Nachverfolgung von Aufgaben und Prozessen erleichterte. Dadurch stieg die Verantwortlichkeit der Teammitglieder und es wurden weniger interne Rückfragen gestellt. Am Ende führte dies zu schnelleren Projektabschlüssen und zufriedeneren Kunden.
Eficodes Expertise in der Cloud-Migration bot MACH AG zudem einen klaren Fahrplan für die Zukunft. Durch die Erforschung der Möglichkeiten, Atlassian-Tools in die Cloud zu verlagern, ist MACH AG gut aufgestellt, um ihre Agilität und Anpassungsfähigkeit zu bewahren.
"Wir haben ein tolles Arbeitsverhältnis mit Eficode. Von Anfang an war das Vertrauen da, um gemeinsam durchzustarten. Persönliche Werte waren schon immer auf einem Level und wir wussten aus früheren Projekten, dass auch unsere Arbeitsweise gut harmoniert“ Daniel Huy, Projektmanager, MACH AG
„Einen organisatorischen sowie wirtschaftlichen Quantensprung in Bezug auf die Atlassian Tools haben wir mit dem neuen Rollen-Rechte-Konzept mithilfe von Eficode erreicht. Jetzt haben wir genau das, was wir wirklich brauchen. Zum Beispiel exakt so viele Lizenzen wie wir für unsere Mitarbeiter benötigen“ Stefan Mensching, Vorstandsmitglied, MACH AG
