Agile superseremoniat - tehosta ketterää tekemistä parantamalla kokouksia!

Kun tehdään mitä tahansa hanketta tai tuotteen kehitystä, projektin kesto ja lopputuloksen laatu riippuu lopulta vain kahdesta asiasta. Ensinnäkin siitä, miten suoraan ja pienemmillä kurssinmuutoksilla päästään parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Ja toiseksi siitä, miten tehokkaasti ja nopeasti tätä reittiä kyetään kulkemaan. Ketterien toimintatapojen tuoma parempi laatu ja nopeampi valmistuminen perustuu juuri siihen, että jatkuvalla palautteen hakemisella ja välietappien työn tuloksia kriittisesti arvioimalla voidaan ohjata hanketta suorempaan tuota hyvälaatuista lopputulosta kohti. Ketterien toimintatapojen toistuvissa kokouksissa eli agile seremonioissa on monia kohtia, joiden tavoite on nimenomaan varmistaa se, että tiimit osaavat arvioida omaa kulkusuuntaansa projektin tavoitetta, visiota vastaan. Jos seremoniat voisivat olla todella hyviä, superseremonioita, sillä olisi suuri kurssia korjaava vaikutus!

Seremonioiden laatu vaikuttaa tiimin tehokkuuteen!

Agile seremonioiden laadulla on myös vahva vaikutus siihen, miten tehokkaasti tiimi etenee.

Ketterien toimintatapojen agile seremonioiden laadulla on myös vahva vaikutus siihen, miten tehokkaasti – eli nopeasti tiimi – etenee. Esimerkkinä voisi ottaa vaikka hyvin toimivan sprintin suunnittelun; kun tiimi valitsee lähelle optimikapasiteetin verran tarinoita, ja stretchaa sopivasti, saadaan jokaisesta sprintistä ulos maksimitehot. Ja vaikkapa tarinoiden laatua ja priorisointia parantava backlog refinement; kun tarinat saapuvat refinementin jälkeen sprintteihin hyvälaatuisina, ymmärrettyinä, hyvin arvioituina, sopivan kokoisina ja oikeassa prioriteettijärjestyksessä, on itse toteutustyö lasten leikkiä. Varsinkin jos vertaa tilannetta härdelliin, joka syntyy, jos aloitetaan pelkällä otsikkotasolla olevia tarinoita, joiden koko on arvioitu vahvasti alakanttiin siitä mitä kehittäjä päättää vapaudessaan sinne sokerikuorruttaa.

Agile seremoniat – ei tässä kirkossa olla!

Seremonia-sana kalskahtaa joidenkin ihmisten korvaan vähän pölyiseltä. Ketterien toimintatapojen kokouksia on kutsuttu seremonioiksi luultavasti sen takia, että ne toistuvat tasaisin väliajoin, ja aika lailla saman kaavan mukaan. Tässä seremonia-sanassa piileekin riski, että jos tiimit ajattelevat, että agile seremonioita ei voi muuttaa. Tämä ei ole todellakaan tarkoitus, vaan ketteryyden ytimeen kuuluu se, että toimintatapoja pyritään jatkuvasti parantamaan. Se sisältää myös itse ketterät tapahtumat.

Jos et kehitä seremonioita, tiimi toimii puoliteholla

Ketteryyttä opetellessa kannattaa laittaa ensin perusasiat kuntoon, mutta jo heti perään ottaa tavoitteeksi agile seremonioiden laadun parantaminen. Fakta on se, että jos et aktiivisesti kehitä ketteriä seremonioita ja niiden fasilitointitaitoja, jätät paljon tehoa käyttämättä. Seremonioiden kehittämiseen voi ottaa tavoitteeksi Agile superseremoniat -konseptin.

Mikä ihmeen superseremonia?

Superseremonia on työkalupakki kokouskäytäntöjä, ajatuksia ja tapoja valmistautua.

Agile superseremonia ei ole "yksi sormus joka hallitsee muita" tyyppinen lisäkokous, joka ohjaa muita kokouksia. Superseremonia on juuri sitä, miltä se kuulostaa; parempi versio perinteisestä. Täydellinen ketterä seremonia on tietenkin käytännössä vaikea, ellei mahdoton saavuttaa. Tiimi voi vain pyrkiä jatkuvasti parantamaan omia agile seremonioitaan. Hyvistä, tutuista rutiineista voi ja kannattaakin pitää kiinni, mutta toisinaan niitä kannattaa katsoa kriittisesti ja ehkä myös ravistella. Superseremonia on työkalupakki kokouskäytäntöjä, ajatuksia, tapoja valmistautua, jotka on sopeutettu juuri kuhunkin ketterään kokoukseen sopivaksi. Se on myös muistilista asioita, mitä kannattaa pitää mielessä.

Agile seremoniat yhdessä sopassa?

Ihan aluksi – jos tällä hetkellä olet yhdistänyt monta agile seremoniaa yhdeksi "Sprintinsuunnittelukatselmusdemo-backlogjalostusretrospektiivi" -seremoniaksi, mene nurkkaan häpeämään. Seremoniat ovat erillisiä kokouksia ihan hyvästä syystä. Agile seremonioilla on aina joku tarkoitus, ja ajankäytön seuraaminen on paljon helpompaa, kun seremoniat ovat erillisiä kokouksia. Esimerkiksi retrospektiivi kärsii joka kerta, kun se yhdistetään mihinkään muuhun kokoukseen – tämä on väistämätöntä. Myös kokouksiin valmistautuminen on todella vaikeaa, jos ne ovat megapitkiä seremoniayhdistelmiä. Tällaisen seremoniasopan kehittäminen paremmaksi on mahdotonta.

Meidän kokemuksemme on, että agile seremoniat kannattaa ehdottomasti pitää erillisinä kokouksina omine kutsuineen. Mikään ei estä pitämästä niitä (sopivin tauoin) peräkkäin, mutta tehokkuutta toimintaan, oppimista ja seremonioiden parempaa laatua saa vain, jos ne ovat erillisiä.

Millä tasolla teidän seremoniat ovat?

Kukaan ei ole seppä syntyessään, eikä seremonioidenkaan kehitys supertasolle onnistu hetkessä. Olemme omassa toiminnassamme määritelleet agile seremonioille kolme eri suoritustasoa. Perustasolla eri kokousten seremoniakäytäntö on säännöllisesti käynnissä, ja tiimi pyrkii toteuttamaan ketteryyttä scrum guiden mukaan. Advanced-tasolla mukana on paljon lisäelementtejä, joilla tiimi pyrkii parantamaan seremonian suorituskykyä. Supertasolta löytyykin sitten syvemmälle meneviä parannuksia.

Seremoniatähti paljastaa kehitystarpeet

Kun tiedät, millä tasolla kukin agile seremonia teillä on, voit piirtää sen ylläolevan kaltaiseksi kaavioksi. Esimerkkikaaviossa kannattaisi varmasti aloittaa retrospektiivikäytäntö! Kaavio kuvastaa hyvin, mihin seremoniaan kannattaisi kohdistaa huomio!

Supertason elementit auttavat kehittynyttä tiimiä

Useimmat todella hyvät ketterät tiimit toimivat vahvasti Advanced-tasolla, ja kokeilevat erilaisia supertason asioita. Kokeilujen perusteella tiimi sitten päättää, mikä tuntuu heille sopivimmalta. Agile supertason seremoniat eivät siis yleensä ole itse tavoite, vaan tavoite on tiimin kehittyminen.

Etene agile seremonioiden kehittämisessä askel kerrallaan

Tasolta seuraavalle kannattaa edetä porras kerrallaan. Jos jokin agile seremonia ei ole ollenkaan säännöllisessä käytössä, pitää ensin ottaa ensimmäinen askel perustason portaalle, ja aloittaa säännölliset sessiot. Sen jälkeen voi kiivetä perustasolta advanced tasolle. Tiimin kannattaa antaa ajan kanssa muodostaa kunkin tason hyvät käytännöt tavoiksi, jotka toimivat ilman patistelua ja valvontaa, ja vasta sitten pyrkiä uudelle portaalle.

Millaisia asioita agile superseremoniat -kehityslistalla on?

Katsotaanpa seuraavaksi seremonia kerrallaan, mistä superseremonioissa on kyse. Kuten aikaisemmin olemme kirjoittaneet, tärkein agile seremonia sinulle on se, jossa sinulla on eniten parannettavaa. Joten nämä eivät nyt ole missään tärkeysjärjestyksessä, vaan kohdista huomio siihen, mitä haluat eniten kehittää.

Tärkein agile seremonia sinulle on se, jossa sinulla on eniten parannettavaa.

Seuraavassa listassa on listattu asioita sekä perus-, advanced-, että supertasolta.

Sprint Review

Sprintin lopetuskatselmus on tilaisuus tiimille reflektoida sprinttiin ladattujen odotusten ja toteutuman välistä eroa.

• Mitä tehdään kesken jääneille töille? Miksi ne jäivät kesken?
• Onko sprintin töiden spillover liian suuri jatkuvasti?
• Noudatettiinko Definition of Donea?
• Oliko backlog itemeille laitettu tarpeeksi hyvät kuvaukset ja hyväksyntäkriteerit?
• Onko tiimi oppinut mitään, joko toimintatavoista tai backlogilla olleista asioista?
• Onko backlogille lisättävää, poistettavaa, tai uudelleenpriorisoitavaa? Onko joku backlogilla oleva asia turha?
• Onko projektin riskit muuttumattomat, tai onko löytynyt uusia riskejä?
• Miltä iso kuva näyttää? Onko visio muuttumaton?
• Miltä burnup-kaavio näyttää? Mikä on tiimin konfidenssi suunnitellun release scopen valmistumiseen julkaisudeadlineen mennessä?
• Miltä projektin rahankäyttö näyttää? Paljonko on kassassa jäljellä rahaa tai aikaa?

Sprint Demo

Sprint demo kannattaa pitää erillään lopetuskatselmuksesta, koska usein demoon halutaan eri ihmiset paikalle.

• Kuka demoaa?
• Miten sujuvat demot ovat, valmistaudutko niihin kunnolla?
• Aloitatko demon suunnittelun jo sprint planningissa tai refinementissa?
• Demojen roadmap
• API:en demoaminen
• Mahdollista keskustelu ja palaute
• Mahdollista tiimin saada onnistumisen tunne demosta - työ on saatu valmiiksi. Älä anna palautteen latistaa tunnelmaa.

Sprint planning

Sprintin suunnittelussa tiimi valitsee sopivasti työtä sprintille.

• varmista että big picture tai tuotteen tai releasen visio on kirkas tiimille
• määrittele sprintin tavoite, jos mahdollista
• keskity Definition of Readyyn - hyväksy sprinttiin vain asioita, jotka on määritelty yhteisen sopimuksen mukaisesti. Määritele myöhäiset sprintille tunkeutujat suunnittelukokouksessa
• älä aloita liian isoja tai epäselviä asiakokonaisuuksia (paitsi jos aiot vain ottaa niistä pienen suupalan oppiaksesi niistä lisää)
• keskustelu ja taskien luonti
• älä ylilataa sprinttiä, mutta älä pelkää ottaa hieman yli velocity tason, jos se tuntuu hyvältä
• stretch goalien käyttö saattaa helpottaa tiimiä ymmärtämään tekemisjärjestystä
• mieti plan B:t riskaabeleille aiheille
• sprintin simulaatio helpottaa, jos backlogilla on paljon asioita, joita kaikki eivät osaa tehdä yhtä hyvin

Backlog refinement

Backlogin jalostuksessa tiimi parantaa backlogin laatua – tarkentaa tarinoiden määrittelyjä, keskustelee niistä, arvioi asioiden työmääriä, ja prioriteettijärjestystä. Näin varmistetaan, että toteutus on sulavampaa, tehokkaampaa ja kohdistuu varmasti oikeisiin asioihin.

• ymmärretäänkö asiakasarvo ja asiakkaan tarve?
• ymmärretäänkö, mitä oletuksia backlog itemissa on tehty?
• mikä on liian iso aloitettavaksi? Onko raja määritelty?
• mitä tarinoiden jakokeinoja tiimi on kokeillut?
• millä tavalla havaitsette tarinat, jotka tarvitsevat feasibility studyjä?
• tiedätkö teknisen velan tason? Miten tekninen velka -tarinat on priorisoitu? Ymmärrätkö riskitason, jos teknisen velan tarinat eivät saa tarpeeksi huomiota?
• Hyväksyntäkriteerit - rutiinia vai rutinaa?
• keskustelu tasoittaa taitosiiloja
• roskan siivous, priorisointi, puuttuvat backlog itemit

Daily

Daily standup on tiimin sisäinen itseohjauksen työkalu. Hyvä daily-kokous varmistaa että tiimi pääsee Sprintin tavoitteisiin. Dailyssä pitäisi selvitä, miten tiimiläiset pärjäävät töiden kanssa, onko kukaan jumissa ja mitä seuraavaksi aiotaan aloittaa.

• älä pysähdy "eilen, tänään, jumi" mantraan
• varmista, että tiimi tajuaa, että daily on sprintin sisäinen ohjaustyökalu
• onko tunnelin päässä valoa? Milloin meneillään oleva tehtävä loppuu? Jos ei ole tietoa, se on signaali puutteista upstream
• mikä on sprint backlogilla järkevintä seuraavaksi aloittaa?
• kuka tekee, kuka auttaa?
• onko joku suossa, mutta ei huuda apua?

Retrospektiivi

Säännöllinen kokous, jossa tiimi keskittyy työlistan sijaan työtapoihin, prosesseihin ja yhteistyöhön ja niiden parantamiseen ja myös oppimiseen. Hyvä retrospektiivi nostaa tiimin suorituskykyä, saadaan enemmän ja paremmin aikaan.

• pidäthän retrospektiivit erillään muista kokouksista?
• tunti kuussa toiminnan kehittämiseen - onko se hyvä investointi?
• vaihtele ja kokeile, pidä retrot tuoreina
• joka kerta yksi tai kaksi toimenpidettä, ja pidä huolta, että ne tehdään!
• Lataa touhupisteet seuraavan sprintin backlogille, niin tiimi saa luvan tehdä ne

Miten starttaat superseremonia-polulle?

Agile seremonioiden kehittäminen kannattaa ottaa työn alle yksi kerrallaan.

Agile seremonioiden kehittäminen kannattaa ottaa työn alle yksi kerrallaan. Kun keskitytään yhteen seremoniaan kerrallaan, voidaan muutoksia tehdä ja kokeilla jo heti seuraavana päivänä. Jos haluat kehittää yhden tiimin puitteissa, ottakaa vaikka jonkun retrospektiivikokouksen aiheeksi joku teidän seremonia, vaikkapa backlogin refinement -kokous. Miettikää, mikä siinä on tällä hetkellä tuskallista, ja käykää läpi ajatuksia, miten sitä tai siihen valmistautumista voisi kehittää.

Jos haluat kehittää tapahtumia laajemmin, kerää koolle Scrum Masterien yhteisö. Pitäkää kuitenkin tässäkin tapauksessa aina yksi agile seremonia fokuksessa kerrallaan. Saatte yhteisöstä laajemmin näkökantoja, mutta muistakaa, että kaikille ei välttämättä toimi samat ajatukset.

Parantamisen kokeileva kulttuuri johtaa agile superseremonioihin!

Seremonioiden kehittäminen on aina kokeiluja. Päätätte yhdessä tehdä kokeilun, ja sitten seuraatte, toimiiko se ja saako se haluttuja tuloksia aikaan. Eri tiimeille, organisaatioille ja toimintaympäristöille sopivat erilaiset tavat pitää ketteriä tapahtumia. Parasta on saada aikaan seremonioiden parantamisen kokeileva kulttuuri.

Valmentaja nopeuttaa muutosta

Jos kaipaatte ulkoista apua ja kokemusta satojen eri organisaatioiden ketterien kokousten parantamisesta, harkitkaa vaikka Eficoden valmentajaa apuun. Valmennuksessa Agile superseremoniat -kehitys tehdään useimmiten työpajasarjana, jossa käydään seremonia kerrallaan läpi, ja keskustellaan ja havaitaan kehityskohteita ja kokeilemisen arvoisia tapoja ja keinoja tehdä seremoniat tehokkaammiksi. Mukaan pitää saada ainakin Scrum Masterit, mutta hyötyä työpajasarjasta on muillekin kokouksia järjestäville henkilöille. Työpajat kestävät noin puolitoista tuntia jokainen, ja voidaan helposti järjestää myös etänä. Hanke on helppo käynnistää ja aikatauluttaa, koska ei ole puuduttavia pitkiä yhtenäisiä koulutuspäiviä, vaan lisätehoa saadaan tehotunnilla välittömästi.

Hyvää matkaa seremonioiden supertasolle! Jos haluat lisäapua seremonioiden parantamiseen, käy tutustumassa Agile superseremoniat -oppaaseemme!

Ketteryyden superseremonioilla luodaan tehokkuutta ja laatua tuotekehitykseen.