Daily-palaveri on tärkeä itseohjautuvalle tiimille

Oletko koskaan ajatellut, minkä ihmeen takia daily-palaveri kuuluu tuotekehitystiimin päivärutiineihin, kun kerran heillä on selkeä sprinttisuunnitelma seuraavan kahden viikon jaksolle?

Kaikki aistini yleensä valpastuvat ja mantelitumakkeeni (corpus amygdaloideum) aktivoituvat äärimmilleen, kun kuulen tiimin kertovan: "Sprintin tuotokset katselmoidaan kuitenkin sprintin päätteeksi, ja meidän tiimissä keskustellaan koko ajan muutenkin, mehän ei mitään muodollisia aamupalavereita tarvita, ainakaan joka aamu." Usein kuitenkin tarvitaan – daily-palaveri on nimittäin ollut hyödyllinen tiimille kuin tiimille.

Useimmiten absoluuttista huipputasoa tavoittelevat tiimit pitävätkin Scrumin daily-seremoniansa poikkeuksetta, kun taas osa tiimeistä luovuttaa. Ja ihan kaikkea tältä väliltä.

Haluatko kuulla salaisuuden ja tietää, mikä daily-mysteeri yhdistää lähes jokaista tiimiä?

Daily-palaveri on kehitystiimiä varten

Mitä enemmän ohjaat, sen vähemmän annat tiimille tilaa ohjautua itse.

Daily, eli Scrumin päivittäispalaveri on kehitystiimiä varten. Suuri alkuvaiheen sudenkuoppa onkin, että tiimin Scrum Master koordinoi tapahtumaa kapellimestarina.

Mitä enemmän ohjaat, sen vähemmän annat tiimille tilaa ohjautua itse. Niin yksinkertaista se on.

Taitavat Scrum Masterit kuitenkin fasilitoivat tarvittaessa tai pyydettäessä, ottaen huomioon tiimin ja organisaation kehitysvaiheen.

Käsittelen seuraavaksi tapahtuman sisältöä Scrumin lähtökohdista, vaikkakin Kanbanissa usein käytetään samaa seremoniaa soveltaen Kanbanin periaatteisiin.

Dailyn agenda

Tunnetuin tapa pitään daily-palaveri on "eilen, tänään ja esteet"-metodi, jossa kukin tiimijäsen synkkaa keskenään:

• Mitä tein eilen auttaakseni kehitystiimiä saavuttamaan sprintin tavoitteen?
• Mitä aion tehdä tänään auttaakseni kehitystiimiä saavuttamaan sprintin tavoitteen?
• Havaitsenko mitään estettä, joka estää minua tai kehitystiimiä saavuttamasta sprintin
tavoitteen?

Toinen vaihtoehto on esimerkiksi käydä läpi sprintin backlog prioriteettijärjestyksessä. Tämä tapa palvelee varsinkin uuden Scrum-tiimin oppimista sopeuttamaan toimintaansa yksikkönä.

Agendaan ei ole kuitenkaan yhtä oikeaa tapaa, vaan tiimi löytää harjoittelun kautta itselleen sopivimman.

Dailyn syvin olemus 

Daily mahdollistaa muodollisen ja tehokkaan synkkauksen koko tiimin kesken.

Lupasin kertoa salaisuuden ja kertoa mysteerin dailystä koskien lähes tiimiä kuin tiimiä: seremonian perimmäinen tarkoitus on tätä blogia kirjoittaessa yhä yksi vähiten ymmärretty jopa erittäin kokeneiden tiimien parissa.

Usein ajatellaan, että daily-palaveri pidetään yhteistä tiedonjakoa varten, mikä onkin hyödyllistä ja palvelee yhdessä oppimista. Tämä ei kuitenkaan ole se aivan kaikkein syvin tarkoitus!

Tapahtuman ensisijainen tarkoitus on varsinkin Scrumin osalta: Itseohjautuva tiimi tarkastelee ja sopeuttaa päivän suunnitelmansa – miten voimme tässä hetkessä parhaiten yhdessä saavuttaa sprintin tavoitteen tai tavoitteet.

Ja vaikka tiimin sisäistä kommunikointia tapahtuu koko ajan muutenkin, daily-palaveri mahdollistaa ja varmistaa vielä muodollisen ja tehokkaan synkkauksen koko tiimin kesken.

Koska aiheeseen on liittynyt maailmanlaajuisesti väärinymmärryksiä, vuoden 2017 Scrum Guide julkaisupäivitys selkiytti ja tarkensi dailyn kuvausta.

Haluan vielä korostaa, että tuotekehitys sisältää aina luontaisesti epävarmuutta ja variaatiota: kehitettävästä tuotteesta opitaan toistojen ja tekemisen edetessä. Ilmiöstä laajemmin kiinnostuneita suosittelen tutustumaan esimerkiksi epävarmuuden kartioon ja Empirismiin. Kenelläkään ei siis ole ennakkoon kristallipalloa ennustamaan täydellisen seikkaperäisesti sprintin kulkua kohti maalia.

Daily-palaveri on joukkuepelaamista

Nämä ovat kokemukseni tiimien daily-hetkistä, joita en ihan heti unohda:

• "Hei, odota! Teen ensin koodilisäykset, niin saat tehtyä suunnittelemasi muutoksen paljon nopeammin. Siis todella paljon nopeammin!", totesi kokenut devaaja kollegalleen.
• "Sainkin user storyn jo valmiiksi, tarvitsetteko apua testauksessa, siellä näyttäisi sittenkin olevan odotettua enemmän tekemistä?", totesi devaaja tiimin laadunvarmistajille ja hän menikin auttamaan testauksessa.

Molemmat tiimit tarkastelivat ja sopeuttivat toimintaansa muuttuvassa tilanteessa. Nämä kuviot olisi toki voitu myös suunnitella daily-kokousten välissä, mutta asian kommunikointi vielä dailyn yhteydessä varmistaa, että tiimi synkkaa yhdessä suunnitelmansa. On myös huomioitava, että monimutkaista ratkaisua kehitettäessä saatatte päättää tiimissä helposti 100 teknistä nippeli asiaa jo yhden viikon aikana.

Muistan molemmat tilanteet tarkasti, vaikka ensimmäinen tapahtui joskus 2014 tai 2015, erään intohimoa täynnä olevan feature-tiimin kanssa. Valmentajat rakastavat pelaajia, jotka ovat valmiita tekemään mitä vain, jotta joukkue voittaa. Lajissa kuin lajissa. On kuitenkin tärkeää ymmärtää kauttaaltaan organisaatiossa, että joukkueen voittaminen pitkällä tähtäimellä ei missään tapauksessa saa edellyttää jatkuvia sankaritekoja.

Joukkueurheilun puolella oma intohimoni on jalkapallo, josta seuraava ammattilaisesimerkki kevään 2019 sarjakaudelta:

Jalkapalloilija Teemu Pukki osoitti jälleen, miten suuri joukkuepelaaja hän on, kun yksi heidän pelaajistaan oli: "Pukki kohautti yleisöä yli 50 metrin spurtillaan alaspäin ja katkaisi vastahyökkäyksen. Meillä ei ollut enää oikeaa laituria, joten ajattelin, että minun on tehtävä myös puolustustyötä Jokainen meistä haluaa voittaa. Jos tilanteessa olisi ollut joku muu, hän olisi tehnyt samoin. Siinä oli mahdollisuus puolustaa, joten minun oli tehtävä niin."

Suositttelen soveltamaan tätä omassa tiimissäsi!  Ja onhan pelisuunnitelma ja tavoitteet selkeinä tiedossa?

Vinkit itseohjautuvalle tiimille tehokkaaseen ja tuottavaan dailyyn:

• Ottakaa tiimissä omistajuus tapahtumasta
• Aina sama aika ja paikka (max 15 min)
• Kokoontukaa sprintin tavoitteen ja Scrum-taulun ympärille huddle-tyyppisesti rinkiin
• Ajatelkaa sprintin tavoitetta majakkana, jonne matka usein on sumuinen
• Tuoteomistaja on kuulolla ja tarvittaessa saatavilla myös 30 min dailyn perään

• Vältä status-raportointa ja vain omaa näkökulmaasi, päättäkää miten liikutte yksikkönä tavoitteeseen.
• Sopikaa "koodimerkki" indikoimaan yksityiskohtaisemmat asiat käsiteltäviksi "meet afterissa" dailyn perään
• Scrum-taulu on aina ajantasalla, niin ennen kuin jälkeen tapahtuman.
• Ratkokaa identifioidut esteet ensisijaisesti itse, scrum master apuun vasta tarvittaessa 
• Dokumentoikaa tiimin yhteiset pelisäännöt ja laittakaa ne näkyville
• Sopikaa henkilökohtainen ja kollektiivinen sanktio myöhästymisistä

Kokoontumisen päätteeksi tiimilläsi on selkeä, konkreettinen ja päivitetty suunnitelma, miten kyseisenä päivänä päästään askeleen lähemmäksi sprintin tavoitetta yhdessä!

Jos sen sijaan kukin "raportoi" aina vain omasta näkökulmastaan omia tehtäviään, tietoa on kyllä jaettu, mutta oletteko tiimi vai joukko yksilöitä?

Kokoontumisen päätteeksi tiimilläsi on selkeä, konkreettinen ja päivitetty suunnitelma.

Vahvista itseohjautuvuutta 

Ratkaiseva kysymys kuuluu seuraavasti:

Mitä tiimisi tekee, kun Scrum Master tai tuoteomistaja ei ole paikalla? Pidättekö Scrum-seremoniat aina vai tärisettekö onnesta, kun kerrankin voidaan skipata aamujargonit?

Oli tiimisi kumpi tahansa tai siltä väliltä, meillä on laaja työkaluvyö vahvistamaan tiimisi itseohjautuvuutta.

P.S. Minulla on muuten ollut jo jonkin aikaa erikoinen aavistus, että maailmalta löytyy aivan varmasti tuotekehitystiimejä, jotka onnistuvat vakuuttamaan minut, että he eivät tarvitse dailyä. Pakahdun uteliaisuudesta, enkä malta odottaa, joten ystävällisesti ilmiantakaa itsenne. Löytöpalkkio! 

Tätä odottaessa.

Haluatko kehittää dailyä tai muita agile-seremonioita? Lataa ilmainen Agilen superseremoniat -oppaamme ja nosta seremoniasi seuraavalle tasolle!