Design sprint mahdollistaa tehokkaan ongelmanratkaisun

Suunnittelijat, meillä on ongelma - voisitteko auttaa? 

Me Eficoden suunnittelijat olemme usein mukana softaprojektien alkupäässä, jolloin määritellään minkälaisia muutoksia tai parannuksia palvelussa halutaan saada aikaan. Asiakkaallamme saattaa olla esimerkiksi kerättynä nippu havaittuja kehitystarpeita sekä erilaisia toiveita käyttäjäkokemuksen parantamisesta. 

Tämä aloitusvaihe on inspiroivaa ja antoisaa, kun pääsemme miettimään kuinka voimme osaamisellamme parantaa asiakkaamme palvelua sekä liiketoimintaa. Haasteenamme saattaa kuitenkin usein olla, kuinka voimme yhdistää vielä tarkentamattomat vaatimukset sekä kiireisen aikataulun. Asiakkaan toiveeena saattaa olla vaikkapa Kehitetään käytettävyyttä ja parannetaan ostopolkua, ja tavoitellaan parempaa konversiota. Samaan aikaan voi olla, että suunnitteluvaiheessa halutaan edetä nopeasti, koska kehitystiimi on jo varattuna toteutusta varten. 

Design sprint ongelmanratkaisun menetelmänä

Tällaisissa tilanteissa olemme usein menestyksekkäästi hyödyntäneet Design sprint -menetelmää. Sprint on nimensä mukaisesti hyvin nopea prosessi, joka etenee askeleittain päämäärää kohti. Tavoitteena on ensin ymmärtää ongelma tai kehittämistavoite, sen jälkeen ideoida siihen ratkaisuja sekä testata niiden toimivuutta oikeiden käyttäjien kanssa. Sprintin tuloksena on validoitu kehitysidea tai konsepti. Arvokasta sprint-metodiikassa on se, että se tehostaa ongelmanratkaisua sekä ideoiden tuottamista, mikä nopeuttaa myös tuotteen viemistä toteutukseen. 

Design sprint etätoteutuksena 

Maaliskuussa 2020 ihmiset ja yhteisöt ottivat olosuhteiden sanelemina valtavaa digiloikkaa. Digitaalisten palvelujen käyttö lisääntyi entisestään ja sen myötä kasvoi myös tarve ratkaista niihin liittyviä ongelmia. Huomasimme, että tehokkaista tehokkain, muotoiluajattelua hyödyntävä ja moniin tarkoituksiin soveltuva Design sprint on menetelmänä ajankohtaisempi ja hyödyllisempi kuin koskaan. 

Jalostimme siis Design sprintin etämuotoon kyetäksemme vastaamaan asiakkaidemme toiveisiin kehittää testattuja palvelukonsepteja tuotantoon nopeasti. Nyt, kun olemme olleet etätoteutuksen sprinttiradalla jo puolitoista vuotta, tuntui ajankohtaiselta summata yhteen mitä kaikkea olemme näillä kierroksilla oppineet. Tästähän voisi kirjoittaa vaikka kuinka pitkän postauksen, mutta pyritään tiivistämään opit muutamaan tärkeimpään huomioon.

1. Tarvitaan toimivat etätyökalut  

Tämä on toki itsestäänselvää, mutta sanotaan se silti. Sprintin virtuaaliseen toteuttamiseen tarvitaan soveltuvat työkalut. Design sprintissä ideana on osallistaa ongelmanratkaisuun joukko palvelun käyttäjiä sekä sidosryhmiä. Osallistaminen tapahtuu työpajoissa, joissa fasilitoijat ohjaavat ryhmän työskentelyä tavoitetta kohti. Etätoteutukseen  tarvitaan siis palaverialusta, joka mahdollistaa ryhmän kokoontumisen sekä keskustelut pienryhmissä. Alustoina olemme onnistuneesti käyttäneet ainakin Zoomia, Google Meetia ja Teamsia. Lisäksi tarvitaan visualisoinnin mahdollistava työkalu, jolla esitetään ryhmälle kehittämishaaste sekä työskennellään yhdessä ideoiden löytämiseksi. Tähän tarpeeseen on mielestämme hienosti vastannut valkotaulu-työkalu Miro, jonne olemme luoneet valmiit pohjat ja ohjeet etäsprintin toteuttamiseksi. Sieltä ne on helppo ottaa käyttöön sekä monistaa nopeasti uusiin projekteihin.

2. Osallistujien jaksamisesta täytyy pitää huolta 

Kannattaa miettiä, miten etätoteutus saadaan toimimaan käytännön lisäksi myös psyykkisellä tasolla. Perinteisessä Design sprintissä osallistumispäivät ovat jopa 8 tuntia pitkiä, mutta etätoteutuksessa tällainen aikataulu ei vaan toimi. Sprintin parissa työskentely on hyvin kokonaisvaltaista, eivätkä ihmisaivot jaksa keskittyä tuloksekkaasti kovin kauaa  etäolosuhteissa. Olemme huomanneet, että etätyöpajat kannattaa pitää maksimissaan puolen päivän mittaisina. Jos emme ehdi lyhennetyn työpajan aikana tehdä yhdessä kaikkea, annamme osallistujille lyhyen ja aihetta syväluotaavan kotitehtävän, joka auttaa korvaamaan puuttumaan jääneen osuuden. 

Myös tauot ovat äärimmäisen tärkeitä jaksamisen kannalta. Puolen päivän työpajassa pidämme ainakin kaksi 15 minuutin mittaista taukoa. Usein osallistujat haluaisivat hoitaa tauoilla muita jonossa olevia työtehtäviään, mutta riskinä on, että ajatukset lipsahtavat muihin asioihin. Sen vuoksi kannustamme käyttämään tauot palauttavaan toimintaan, kuten vaikkapa venyttelyyn, kahvimukin täyttämiseen tai lemmikin rapsutteluun. Näin tauolta palataan virkistyneinä ja ryhmä on helpompaa johdatella takaisin sprintti-ongelman ratkaisuun.  

3. Etätoteutuksen ongelmiin kannattaa varautua - niitä tulee aina  

Etätoteutuksen fasilitointi on luotava todella sujuvaksi ja joustavaksi, sillä yllättäviä etätoteutukseen liittyviä ongelmia tulee vastaan aina. Olemme oppineet, että prosessiin kannattaa aina ottaa mukaan kaksi fasilitoijaa. Toinen vetää sprinttiä ja ohjaa keskustelua sekä helpottaa työskentelyä ja päätöksentekoa. Toinen fasilitoija on taustalla ja auttaa, kun tulee teknisiä ongelmia tai osallistujat tarvitsevat apua etätyökalujen kanssa. Taustafasilitoijan pitäessä huolta prosessin sujuvuudesta, toinen fasilitoija pystyy keskittymään varsinaiseen ohjaamiseen. 

Kaikella varautumisellakaan ei silti kaikkea pysty ennakoimaan. Eräässä sprintissämme kävi niin, että fasilitoijan hoitokoira onnistui avaamaan työhuoneen oven kesken työpajan ja ryntäsi innoissaan moikkaamaan hoitajaansa. Samalla koira onnistui vetämään työpöydän laitteiden johdot irti ja fasilitoijan verkkoyhteydet katkesivat kesken työpajan. Tässä tilanteessa olimme erityisen tyytyväisiä siitä, että meitä fasilitoijia oli kaksi. Toinen pystyi jatkamaan session vetämistä, vaikka toinen tipahtikin joksikin aikaa linjoilta. 

Etäsprintin arvo 

Summauksena voimme sanoa, että etänä hoidettu Design sprint toimii mainiona keinona tuottaa nopeasti yhteistä ymmärrystä, toteuttaa nopeita luonnoksia sekä validoida kehitysideoita. Yleinen asiakkaidemme kommentti etäsprintin jälkeen on ihmettely siitä, kuinka tehokasta ja tuloksekasta työskentely olikaan.

“Aivan uskomatonta, että me pystyttiin ratkaisemaan tämä näin lyhyessä ajassa! Tiedämme nyt niin paljon enemmän, kuin aloittaessamme - ja se alku oli vain muutama päivä sitten!”

Tässä tulee ilmi se suunnaton tehokkuus ja arvo, mitä Design sprintin metodiikka tarjoaa. Etätoteutuksesa on myös se etu, että työskentelyyn pystytään helposti osallistamaan vaikkapa täysin globaali tiimi. Yhdessä työskentelyyn tarvitaan vain verkkoyhteys ja hyvin suunniteltu sekä toimiva etäprosessi.