Hitsaa tiimi toimivaksi – Scrum Masterin ja tiimitoiminnan kehittäjän työkalupakki

Lienee päivän selvää, että hyvä tiimi on paljon muutakin kuin joukko yhdessä työskenteleviä asiansa osaavia ammattilaisia. Tiimiytyminen itsessään on prosessi mutta kaukana suoraviivaisesta projektista, jonka päätteeksi putkesta putkahtaa esiin maailmanluokan tiimi. Toimiakseen tiimi tarvitsee myös sosiaalisen liiman, joka pitää tiimin kasassa, auttaa sitä saavuttamaan yhteisen tavoitteensa ja ratkaisemaan konflikteja, sekä kehittymään entistä paremmaksi. Tämä hitsaussauma on tietysti tiimihenki!

Tiimihenki itsessään on hyvin väljä ja monimuotoinen käsite, joka pitää sisällään paljon eri osa-alueita. Aluksi on kuitenkin hyvä muistaa, mitä tiimillä oikeastaan tarkoitetaan.

Ryhmä ja tiimi – mitä eroa?

Tiimi on pieni joukko asiantuntijoita, joiden taidot täydentävät toisiaan ja jotka työskentelevät yhdessä yhteisen tavoitteen eteen.

Ryhmä on usein sellainen, minkä miellämme tiiminä. Tämä ”tiimi” tapaa kerran kuussa raportoidakseen tiiminvetäjälleen, mitä kukin on tehnyt sitten viime tapaamisen. Osa tiimiläisistä työskentelee enemmän tai vähemmän aktiivisesti toistensa kanssa, osa kenties ei lainkaan. Parin tunnin palaverin jälkeen, kun kuulumiset on vaihdettu ja kahvi juotu, jäsenet lähtevät töihinsä. Tällainen rakenne on ryhmä, tai ”Tiimi hallinnollisena yksikkönä”, usein väljin kriteerein samaan hallinnolliseen laatikkoon pudotettu joukko ammattilaisia, jotka eivät työskentele aktiivisesti yhdessä saman asian parissa.

Tiimi puolestaan on pieni joukko asiantuntijoita, joiden taidot täydentävät toisiaan, jotka työskentelevät yhdessä yhteisen tavoitteen eteen koordinoiden itse omat työtehtävänsä, ja jotka ovat yhdessä vastuussa tekemästään työstä ja sen tuloksista.

Tämä on perustavanlaatuinen ero ja vaikuttaa merkittävästi siihen, miten hyvin toimivan tiimihengen saa rakennettua ja miten sitä saa ylläpidettyä.

Temppuradat takavasemmalle – tiimihenki rakentuu arjessa

Jos saamme jostain kinuttua hieman rahaa, voimme järjestää ”Tiimipäivän”! Kuulostaapa hyvältä, joten ei muuta kuin tiimiytymään. Ryhmän tapauksessa tämä on usein se kaikkein luontevin tapa rakentaa tiimihenkeä. Kokoonnumme yhteen vaikkapa sinne temppuradalle, rimpuilemme pari tuntia puissa ja köysissä, jonka jälkeen syödään ja saunotaan. Hauskaahan tällainen on, mutta ei todellakaan kaikkien mielestä. Osa ihmisistä kokee tiimipäivät vaivaannuttavina ja teennäisinä, joten he kieltäytyvät osallistumasta moisiin tilaisuuksiin. Onpa itselleni tullut vastaan tilanteita, joissa osalle organisaation ihmisistä hyvän syyn löytämisestä kieltäytymiselle oli tullut jopa kunnia-asia. Kannattaa kuitenkin aivan ehdottomasti muistaa, että tiimipäivien tai vastaavien taustalla on ehdottomasti hyvä ja vilpitön tarkoitus auttaa ihmisiä jaksamaan työssään ja oppia tuntemaan työkaverinsa. Kaikille tämä ei vain kuitenkaan sovi, eivätkä satunnaisten tiimipäivien positiiviset vaikutukset eivät ole myöskään pitkäkestoisia. Jaettu kokemus ja sen positiiviset vaikutukset hiipuvat ennen pitkää.

Tiimihengen luominen tarvitsee aktiivisempaa lähestymistapaa, ja siihen on palattava säännöllisesti.

Työkaluja tiimihenkipakkiin

Tässä alla on listattuna erilaisia helposti sovellettavia keinoja, joita voit hyödyntää tiimihengen luomisessa ja kehittämisessä vaikka samoin tein.

Tiimin tarkoituksen löytäminen

Psykologit puhuvat matalan ja korkean tason tulkinnasta. Tässä yhteydessä asiaa voidaan konkretisoida siten, kuinka ”itseään suurempana” ihmiset kokevat ne asiat mitä tekevät. Vaikkapa ohjelmistosuunnittelijan matalan tason tulkinta omasta työstään voisi hyvinkin olla ”kirjoitan koodia”. Hieman korkeamman tason tulkinta olisi ”kirjoitan koodia, koska saan siitä rahaa”. Ero on siis siinä, että tekemälleen asialle löytää konkreettisen syyn. Korkean tason tulkinta voisi kuulua vaikkapa seuraavasti: ”laadin tätä ohjelmistoa, koska haluan, että kenenkään maailmassa ei tarvitse pelätä sitä, että heitä huijataan verkko-ostosten teossa”. Tässä viimeisessä tulkinnassa ohjelmistosuunnittelija palvelee itseään suurempaa tarkoitusta.

Miksi meidän pitäisi yrittää löytää työstämme jokin elämää suurempi tarkoitus? Erinomainen syy tälle on se, että jos löydämme sen, olemme äärimmäisen paljon sitoutuneempia, kytkeytyneempiä, onnellisempia ja motivoituneempia tekemään sitä, mitä teemme. Lopulta tämä realisoituu parempana tuloksenakin.

Kysypä tiimiltäsi, tiimeiltäsi tai tiimikavereiltasi, miksi ne ovat, tai te tiiminä, olette olemassa? Ottakaa tästä selvää blogin lopussa olevaa mallia käyttäen!

Tiimin omat arvot

Kun tiimillä on oma moraalinen kompassinsa, joka ohjaa sen toimintaa, tiimi pysyy paremmin kurssissa ja yhdessä.

Organisaation arvot ovat eräänlainen moraalinen kompassi, joka ohjaa jokapäiväistä tekemistämme. Jokaisen kannattaisi aina välillä kysyä itseltään työpäivän päätteeksi, toiminko tänään organisaatiomme arvojen mukaisesti, mitä ne merkitsevät minulle ja miten arvojen mukainen toiminta konkretisoitui. Tätä samaa arvojumppaa kannattaa harrastaa tiimeissäkin ja tiimit voivat aivan hyvin laatia omat arvonsa, joiden mukaan ne toimivat. Sen pohtiminen mitä arvostamme tiimissämme, mikä on meille tärkeää ja miten arvojemme mukainen toiminta konkretisoituu ovat hyviä harjoituksia jokaiselle tiimille.

Arvoja kannattaa miettiä konkreettisen toiminnan kautta. Esimerkiksi kunnioitus on hyvä arvo meille kaikille, mutta tärkeämpää on kysyä ja miettiä miten kunnioitus näkyy. Tarkoittaako se muiden ihmisten näkemysten ja erilaisuuden hyväksymistä? Tarkoittaako se sitä, että palavereissa ei muljautella silmiä tai tuhahdella hulluiltakaan kuulostaville ideoille tai ”tyhmille kysymyksille”? Tarkoittaako se yksinkertaisesti sitä, että työkavereille sanotaan aamulla hyvää huomenta?

Kun tiimillä on oma moraalinen kompassinsa, joka ohjaa sen toimintaa, tiimi pysyy paremmin kurssissa ja yhdessä. Vielä tärkeämpää tiimille on pohtia säännöllisesti omaa tarkoitustaan ja arvojaan, ja sitä ovatko ne meille tärkeitä ja miten ne näkyvät työssämme. Aihe kannattaa nostaa esille säännöllisesti vaikkapa retrospektiiveissa. Malli arvojen määrittelylle löytyy tästä.

Tunne työkaverisi

Yksi hyvän tiimin ja tiimihengen keskeisimmistä pilareista on luottamus. Meidän on kyettävä toimimaan tehokkaasti keskenämme, tuoda esiin ongelmia ja epäkohtia, antaa ja vastaanottaa palautetta ja käsitellä onnistumisten lisäksi myös epäonnistumisia. Tämä kaikki edellyttää, että luotamme toisiimme. Luottamus edellyttää sitä, että tiedämme toisistamme jotain myös työn ulkopuolella. Helppo, yksinkertainen ja psykologisesti turvallinen tapa oppia tuntemaan tiimikavereitaan on tehdä Personal Map -harjoitus. Tässä harjoituksesta jokainen piirtää itsestään ”kartan”, jonka avulla voi jakaa itsestään niitä asioista, mitä haluaa muille itsestään kertoa. Tätä karttaa ei selitetä itse, vaan muut kysyvät siinä kuvatuista aiheista kysymyksiä, joihin voi vastata sen verran, mitä haluaa kertoa. Asioista joita kartassa ei mainita, ei kysellä.

Näe mahdollisuudet

Positiivinen ajattelu ei tarkoita sitä, että ongelmat kielletään ja maailmaa katsellaan ruusunpunaisten silmälasien läpi. Positiivisessa ajattelussa kyse on mahdollisuuksien näkemisessä haastavissakin tilanteissa. Nähdäänkö epäonnistuminen totaalisena katastrofina vai näemmekö siinä myös mahdollisuuden oppia jotakin korvaamattoman arvokasta? Positiivisessa ajattelussa kyse on myös rakentavasta, ratkaisukeskeisestä ja toimintaorientoituneesta tavasta suhtautua ongelmiin. Kyvykkyytemme positiiviseen ajatteluun vaihtelee luonnollisesti suuresti, mutta onneksi positiivista ajattelua voi kehittää ja harjoittaa! Tässä alla on listattuna muutamia keinoja, jotka edesauttavat positiivista ajattelua.

• Päivittäinen kiitollisuus – tunnista joka ilta 2-3 asiaa, joista koet kiitollisuutta
• Meditointi/Mindfulness -harjoitukset
• Pysy aktiivisena, kuntoile
• Nuku hyvin, syö hyvin
• Toteuta itseäsi!

Kuten huomaat, yksilöstä lähtevä positiivinen ajattelu ei tarvitse mitään tämän kummempaa! Tiimitasolla voitte miettiä, mihin kiinnitätte toiminnassanne huomiota. Näettekö enemmän ongelmia kuin mahdollisuuksia, keskityttekö enemmän negatiivisiin vai positiivisiin asioihin? Näitä asioita voi hyvin pohtia vaikkapa retrospektiivissa. Yhtenä retrospektiivin, tai miksei omankin tilaisuutensa, säännöllisenä aiheena voi olla myös se, mitä olette oppineet epäonnistumisista ja miten ratkaisitte siitä syntyneet mahdolliset haasteet. Tämä on esimerkki juuri siitä rakentavasta, ratkaisukeskeisestä ja toimintaorientointuneesta tavasta suhtautua haasteisiin.

Tiimi-identiteetti

Tiimi tarvitsee identiteetin, ja mikäpä yhdistää ihmisiä paremmin kuin symboli! 

Tiimi tarvitsee identiteetin, ja mikäpä yhdistää ihmisiä paremmin kuin symboli! Suunnitelkaa oma tiimilogonne, tiimin t-paita tai hihamerkki. Ihmisillä ei ole mitään vaikeuksia pukea päälleen suosikkibändinsä tai urheilujoukkueensa paitaa, ja tunnemme varmasti jonkinlaista yhteenkuuluvuutta niiden ventovieraidenkin kanssa, jotka tätä samaa symbolia kantavat yllään. Miksemme siis yhdistyisi oman tiimimme symbolin alle?

Kiitä kaveria

Saatko tai annatko kiitosta hyvin tehdystä työstä? Onko palkitseminen ainoastaan esimiesten tehtävä? Ensimmäiseen kysymykseen vastasit toivottavasti kyllä, ja jälkimmäiseen voin vastata itse, että ei ole. Kissa kiitoksella elää, mutta kyllä niistä nauttivat muutkin. Kiittämisestä kannattaa tehdä julkista, mutta tämä ei nyt sentään tarkoita, että kenenkään pitäisi nousta lavalle vastaanottamaan kiitoksensa. Julkinen kiittäminen voi olla hienovaraisempaa, se voi olla esimerkiksi tiimin ”kiitosseinä”, johon kuka tahansa voi toimittaa kiitoksensa kenelle tahansa tiimin jäsenelle, milloin tahansa. Tällaiset pienet eleet kantavat pitkälle ja toimivat hyvinä motivaation ja tiimihengen nostattajina. Voitte lisäksi sopia, että vaikkapa kerran kuussa eniten tunnustusta saanut tiimiläinen saa jonkin pienen palkinnon. Palkinto kannattaa tosiaan pitää pienenä, vaikkapa parina leffalippuna. Näin itse palkinto ei muodostu tavoitteeksi, vaan se ansaitaan loistavan toiminnan sivutuotteena ihan huomaamatta. Tässä yksi mahdollinen kiittämistapa, jota harkita.

Lopuksi

Tässä kuvasin muutamia keinoja, joilla tiimihenkeä voidaan rakentaa. Kannattaa joka tapauksessa muistaa, että toimiva tiimihenki on erittäin tärkeä, jotta tiimi voisi toimia tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Siihen kannattaa suhtautua vakavasti ja palata aina säännöllisesti, sillä se kova tulos syntyy lopulta hyvinkin pehmeistä perusasioista. Tässä yllä annettujen vinkkien lisäksi kannattaa yhdessä miettiä, mitkä asiat saavat tiimin tuntemaan olonsa paremmaksi ja toteuttaa niitä aktiivisesti. Voitte ihan hyvin pitää tiimipäiviäkin, kunhan ne eivät jää ainoaksi kertaluontoiseksi keinoksi!

Tiimihengen rakentaminen ja ylläpitäminen on yksi Scrum Masterin tärkeistä tehtävistä. Me suhtaudumme tähän rooliin sen ansaitsemalla vakavuudella, ja olemme kiteyttäneet vuosikymmenten kollektiivisen kokemuksemme ja ajatuksemme Scrum Mastereille tarkoitetuiksi kursseiksi. Olet sitten aloitteleva tai kokenut Scrum Master ja haluat nostaa osaamisesi kokonaan uusiin ulottuvuuksiin, tutustu ensin Scrum Master -kursseihimme täältä, ja tule sen jälkeen oppimaan lisää ja jakamaan kokemuksiasi muiden Scrum Mastereiden kanssa!

Lisämateriaalia: mallit tiimin arvojen ja tarkoituksen määrittelylle

Tiimin arvojen tunnistaminen yksilön arvoista tiimin kandidaattiarvojen kautta tiimiarvoihin:

Tiimin tarkoituksen määrittely lähtien omista motiiveista päätyen yhteiseen tarkoitukseen: