Huomioi käytettävyys it-hankinnoissa

Hankinnoissa käytettävyys jää usein huomioimatta. Yleensä hinta ja toiminnallisuudet ratkaisevat digitaalisen järjestelmän kilpailutuksen. Meillä on tarjota menetelmä, jolla myös käytettävyys voidaan ottaa kilpailutuksissa mukaan kriteereihin, ja siten siltä osin välttää huonojen järjestelmien hankinnat. Käytettävyydellä tarkoitetaan tässä yhteydessä tuotteen helppokäyttöisyyttä, tehokkuutta ja miellyttävyyttä.

Julkisissa hankinnoissa on tarpeen perustella hankintapäätökset objektiivisin ja selkein mittarein, jotta hankintapäätökset eivät johtaisi riitatilanteisiin. Usein tämä tarve on johtanut hintaa ja muita helposti mitattavia ominaisuuksia painottaviin hankintapäätöksiin. Tietojärjestelmä- ja ohjelmistohankinnoissa tuotteen käytettävyys on laadullisena ja hankalammin mitattavana ominaisuutena usein jäänyt arvioinnin ja testauksen ulkopuolelle, tai pelkistynyt irrallisiin yksityiskohtiin kuten klikkauksien määrän laskemiseen, jotka eivät anna hyvää kuvaa järjestelmän kokonaiskäytettävyydestä.

Lopulta käytettävyysarviointi osoittautui ratkaisevaksi tekijäksi hankintapäätöksen kannalta ja sen avulla pystyttiin ohjaamaan myös kehitystyötä. Käytettävyysarviointiprosessi oli kokonaisuutena meille erittäin hyödyllinen ja silmiä avaava. - Pauli Pekkanen, Väestörekisterikeskus

Hyvä käytettävyys on kuitenkin erittäin tärkeää muun muassa työn tuottavuuden, asiakaskokemuksen ja työtyytyväisyyden kannalta. Huono käytettävyys taas voi tehdä pahimmillaan järjestelmistä käyttökelvottomia tai niiden käyttäminen vie aivan liikaa työaikaa. Helppokäyttöisyyden merkitys näkyy välillä myös uutisissa, jotka koskevat epäonnistuneita järjestelmä- ja ohjelmistohankintoja.

Käytettävyyden arviointimenetelmä

Vastataksemme näihin haasteisiin kehitimme yhteistyössä Aalto-yliopiston kanssa käytettävyyden arviointimenetelmän julkisiin hankintoihin. Menetelmää on sittemmin sovellettu menestyksellisesti jo yli kahdessakymmenessä hankinnassa, ja hankinta-arviointien kysyntä on kasvanut viime vuosien aikana huomattavasti. Tätä menetelmää ovat käyttäneet Aalto-yliopiston lisäksi jo muun muassa Helsingin yliopisto, HUS, YTHS, Kirkkohallitus, SOK sekä useat valtionhallinnon virastot ja laitokset sekä kaupungit.

Kehittämässämme menetelmässä hankintaan osallistuville järjestelmille toteutetaan ennalta määrättyjen käyttötapausten läpikäynti ja arviointi. Arviointi suoritetaan asiantuntijatyönä ennalta määrättyjä käytettävyyskriteerejä vasten. Asiantuntijaläpikäynti on osoittautunut hankinta-arviointimenetelmänä sekä luotettavammaksi että kustannustehokkaammaksi kuin kaikkien järjestelmien testaaminen useilla loppukäyttäjillä. Tämä jo pelkästään siksi, että arvioitavat käyttöliittymät ovat usein demo-luonteensa vuoksi keskeneräisiä tai sisällöllisesti puutteellisia, ja maallikkokäyttäjien on vaikea tätä asiaa huomioida tai suhteuttaa.

Kaikki järjestelmät arvioidaan yhtä laajasti ja tasapuolisesti. Järjestelmistä tehdyt käytettävyyshavainnot kuvataan yksityiskohtaisesti ja ne priorisoidaan. Kunkin järjestelmän saama kokonaispistemäärä johdetaan tehtyjen yksilöityjen havaintojen määrästä ja vakavuudesta. Arvioinnit nauhoitetaan, joten jälkikäteen on mahdollista palata tarkastamaan tehtyjä havaintoja. Tämä menetelmä soveltuu erityisesti valmistuotteiden ja osittaista räätälöintiä vaativien tuotteiden hankintaan. Täysin räätälöidyistä ratkaisuista voi olla hankintavaiheessa mahdotonta tarjota arviointiin tarvittavaa demoversiota.

Arviointi tukee hankintapäätöstä

Arviointimenetelmä on tuottanut johdonmukaisesti selkeitä, ymmärrettäviä ja yhteneviä tuloksia, jotka auttavat parhaimman järjestelmän hankinnassa. Esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen asiointijärjestelmän hankinnassa, käytettävyysarviointi oli erittäin keskeisessä roolissa lopputuloksen kannalta:

”Käytimme Eficoden käytettävyysarviointia osana sähköisen asiointijärjestelmän kilpailutusta ja myös järjestelmän kehitystyön aikana. Lopulta käytettävyysarviointi osoittautui ratkaisevaksi tekijäksi hankintapäätöksen kannalta ja sen avulla pystyttiin ohjaamaan myös kehitystyötä. Käytettävyysarviointiprosessi oli kokonaisuutena meille erittäin hyödyllinen ja silmiä avaava.” kuvailee arvioinnin hyötyjä Väestörekisterikeskuksen Pauli Pekkanen.

Tulokset ovat myös vastanneet hankittavan ohjelmiston varsinaisten käyttäjien käsityksiä ohjelmistovaihtoehtojen käytettävyydestä, silloin kun tällaista vertailua on ollut mahdollista tehdä.

On ilahduttavaa, että myös monet järjestelmien toimittajat ovat kommentoineet menetelmää ja sen tuloksia positiivisesti. Jo pelkkä tieto siitä, että käytettävyyttä tullaan arvioimaan, ja arvioitavan demojärjestelmän toteutus vaaditaan, luo julkishallinnon kilpailutuksiin osallistuville tahoille kannustimia panostaa tarjoamansa ratkaisun käytettävyyteen tuotekehityksessään. Lisäksi käytettävyysarvioinnin tulokset toimivat hyvänä lähtökohtana valitun järjestelmän jatkokehitystyössä – myös niille toimittajille, jotka eivät yksittäistä kilpailutusta voittaneet.

Olemme soveltaneet tätä menetelmää myös yritysten digitaalisten järjestelmien hankintoihin. Käytännössä yrityksille yleensä riittää kevyempi arviointi ja pisteytys kuin julkisissa hankinnoissa, koska heillä on vapaammat kädet tehdä itsenäisiä hankintapäätöksiä.

Eficodella on monipuolinen ja laaja kokemus verkkopalveluiden käytettävyyden arvioinnista, testaamisesta ja kehittämisestä. Me myös koulutamme palveluntuottajia käytettävyysasioissa. Mikäli kiinnostuit, ota yhteyttä: sales@eficode.com.