Jira Service Managementin käyttö HR-palveluiden parantamiseen

Atlassian on lisännyt IT-tiimien työnkulkuihin ominaisuuksia, jotka tekevät tehtävien käsittelystä tehokkaampaa, helpottavat yhteistyötä ja parantavat mitattavuutta.

Jira Service Management tehostaa nopean tiimin toimintaa entisestään. Sekä tekniset- että liiketoimintatiimit hyötyvät Jira Service Managementista.

Atlassianin IT- ja HR-tiimit työskentelevät yhdessä löytääkseen tapoja tehostaa toimintaa ja tuottaa arvoa. Viimeaikaisissa suunnittelu- ja kehityshankkeissa on keskitytty Jira Service Managementin hyödyntämiseen HR-palveluiden kehittämisessä. Tiimit ovat löytäneet tapoja parantaa perehdyttämisprosessia mm. automatisoimalla työnkulkuja uusien työntekijöiden aloittaessa.

"Jira Service Management on tärkeä osa ratkaisua useasta syystä. Ensinnäkin se kattaa kuilun useiden tiimien ja HR-alustojen välillä. Näin voimme paremmin seurata ja tukea kaikkia eri HR-tehtäviä yhdestä paikasta. Se antaa myös parempaa tietoa, jotta voimme mitata suorituskykyämme päästä päähän."

Paul Biagio, Senior IT Manager at Atlassian

Tarve parempaan perehdytysprosessiin

Atlassianille perehdytysprosessien parantaminen on kasvanut merkittävään asemaan, koska yritys on kasvanut ennennäkemättömällä vauhdilla, joka ei osoita merkkejä hidastumisesta. Tämän kasvun tukeminen automaation ja tehokkuuden avulla säästää kuluissa ja antaa mahdollisuuden:

• Kasvattaa HR-tiimien kaistanleveyttä
• Säästä aikaa ja rahaa tekemällä työnkuluista yksinkertaisempia ja nopeampia
• Lisää työnkulun mitattavuutta valvonnan ja prosessien parantamiseksi
• Luo intuitiivisen ja miellyttävän kokemuksen järjestelmää käyttäville työntekijöille

Atlassianin henkilöstö on kasvanut merkittävästi samaan aikaan, kun pandemian asettamat rajoitukset astuivat voimaan maailmanlaajuisesti. Itse asiassa noin 40 % Atlassianin nykyisistä työntekijöistä on aloittanut työnsä juuri tuona aikana. Heistä moni ei ole vieläkään käynyt kertaakaan toimistolla. Atlassianin pyrkimyksenä on ollut vahvistaa perehdytysprosessia, joka helpottaa rekrytointeja myös hybridityön yleistyessä.

Atlassianin HR valitsi Jira Service Managementin

Jira Service Management oli luonteva valinta tähän projektiin, koska siinä on monia työvaiheita, jotka voitiin helposti automatisoida ja virtaviivaistaa. Jira Service Management on palvelunhallinnan työkalu, joka mahdollistaa pyyntöjen, ongelmien ja konfiguraatioiden hallinnan. Se on myös helppo integroida muihin eri alustoihin ja työkaluihin sisäänrakennettujen rajapintojen ansiosta.

”Jira Service Managementin etuna on, että se ei edes yritä olla Human Resource Information System (HRIS). Etuna on, että se tuottaa uutta arvoa automatisoimalla  HRIS:n tiedot.”

Paul Biagio, Senior IT Manager at Atlassian

Miten Jira Service Management helpottaa perehdytysprosessia

Workday on Atlassianin HRIS – yksi ihmisiin liittyvien tietojen lähde. Tehokkuutta lisättiin syöttämällä tietoja HRIS-järjestelmästä Jiraan, mikä antoi mahdollisuuden käyttää tietoja päätösten ja toimien ohjaamiseen. Tämän yhteys Jiran ja HRIS:in välille luotiin kolmannen osapuolen automaatioalustalla ​​– Workatolla.

"Workato on liima, joka yhdistää Workdayn Jiran kanssa. Nyt kun palkkaamme jonkun ja lisäämme hänet Workday-palveluun, tämä toiminto luo automaattisesti pyynnön Jira Service Managementiin Workaton avulla."

Paul Biagio, Senior IT Manager at Atlassian

Kun pyyntö on luotu, Workday käynnistää perehdytystehtäväluettelon, jota HR-tiimi seuraa. Tehtävät sisältävät mm. tietokoneen tilaamisen, tilin luomisen, lisälaitepyynnöt ja perehdytyksen ajoituksen. Monet näistä tehtävistä eivät ole sisäänrakennettuja HRIS-toimintoja, mutta kun käytetään Jira Service Managementia ja Workatoa prosessin automatisointiin, nämä tehtävät on asetettu alkamaan heti kun toinen valmistuu, tai jopa samanaikaisesti. Jira Service Management tekee perehdytystehtävistä huomattavasti helpompia hallita.

Workato-integraation käyttäminen Workdayn ja Jira Service Managementin välillä mahdollistaa eri tiimien yhdistämisen ja lyhentää tehtävän suorittamiseen kuluvaa aikaa ja kustannuksia. Prosessi tekee perehdytystehtäväluettelon keskitetysti seurattavaksi ja mittaa tehtävien valmistumisnopeutta.

"Kun Jira Service Management -perehdytystehtävät siirtyvät HR-tiimin jonoon, vähensimme inhimillisten virheiden riskiä ja vältimme paljon manuaalista työtä. Se ei vain tuottanut arvoa HR-tiimillemme ja uusille työntekijöillemme nopeuttamalla perehdytysprosessia, vaan se lisäsi myös kapasiteettia HR-tiimiimme."

Andi Breslin, HR Director at Atlassian

Miten Jira Service Management hoitaa tehtäviä tehokkaasti

Atlassian rakensi palveluportaalin, jonne luotiin asiakkaita varten HR:n tukipyyntöjen tarpeisiin tarvittavat tehtävälomakkeet.

Tämä mahdollistaa sen, että tehtävät voidaan osoittaa HR-tiimin jäsenelle oikealla maantieteellisellä alueella, sekä asianmukaisilla palvelutasosopimuksilla (SLA) – pieni mutta keskeinen yksityiskohta, sillä jokainen alue toimii maantieteellisten määräysten, lakien ja henkilöstöpolitiikan kanssa.

Vielä tärkeämpää on, että tietojen seuranta tukee älykästä päätöksentekoa ja antaa tiimille mahdollisuuden toimia nopeammin.

Lisää kehitystä luvassa

Atlassian otti käyttöön tehokkaan HRIS-työkalun ja teki siitä entistä paremman Jira Service Managementin avulla. Toteutus oli suoraviivaista Workaton helpon integroinnin ja Jira Service Managementin sisäänrakennettujen mallien ja API:n ansiosta.

"Otimme käyttöön uuden toiminnon henkilöstöön liittyville perehdytystehtäville. Aiomme nyt jatkaa rakentamista kohti visiota käyttää Jira Service Managementia parantamaan kaikkia liiketoimintakriittisiä tapahtumia, kuten siirtoja, irtisanomisia, osoitteenmuutoksia ja monia muita."

Paul Biagio, Senior IT Manager Atlassian

Atlassian ITSM -tiimillemme Jira Service Management on silta erillisten tiimien välillä ja pätevä työkalu monien liiketoiminta-alustojen ominaisuuspuutteiden täyttämiseen.

 "En olisi kovin yllättynyt, jos Jira Service Management koskettaisi koko työntekijän elinkaarta rekrytoinnista  kirjaimellisesti viimeiseen päivään asti. Mahdollisuudet ovat loputtomat ja arvo on olemassa."

Paul Biagio, Senior IT Manager Atlassian

Jos HR-tiimisi haluaa parantaa tehostaa prosessejaan ja parantaa palveluita, Jira Service Management on siihen loistava ratkaisu.