Ketterä kehittäminen – menetelmiä vai mielenmaisemia?

Ketterä kehittäminen – mitä se oikein on?

Agile-maailmassa velloo edelleen keskustelu siitä, onko ketterä kehittäminen joukko menetelmiä vai ajattelutapa, joka auttaa meitä jäsentämään tuotekehityksen maailmaa. Tuoteorganisaation ketteryyden mahdollistamiseksi on useita eri menetelmiä ja raamiprosesseja, joiden tavoitteena on luoda rakenteita, jotka mahdollistavat ketterän kehittämisen organisaation rakenteellisella tasolla.

Prosessit ja raamit ovat tärkeitä työkaluja joiden yksi suuri arvo on siinä, että ne auttavat meitä keskittymään tärkeisiin asioihin. Tässä piilee kuitenkin niiden suurin heikkous: ne jättävät ulkopuolelleen paljon sellaista mihin emme keskity, mutta mikä on kuitenkin todella tärkeää.

Ketterän kehityksen prosessimallit ja skaalautuvuuden raamit ovat tuoteorganisaatioiden yksinkertaistuksia ja luovat vaarallisen illuusion siitä, että mikäli ne vain toteutetaan uskollisesti, organisaation toiminta on sen jälkeen automaattisesti ketterää.

Mitä ketterä ajattelutapa tarkoittaa?

Tarvitsemme ketteriä menetelmiä, mutta meidän pitää myös ymmärtää miksi käytämme niitä.

Ajattelutapa, eli mindset, voidaan mieltää henkilön uskomuksiksi, asenteiksi ja näkemyksiksi, jotka ohjaavat tämän ajattelua. Kun puhumme ketterästä ajattelutavasta tarkoitamme sitä, miten ketteryys ymmärretään. Ketterä kehittäminen on molempia – tarvitsemme ketteriä menetelmiä, mutta meidän pitää myös ymmärtää miksi käytämme niitä.

Ketterä ajattelutapa on kyky ymmärtää ja hyväksyä se epävarmuus mitä tuotekehitys pitää aina sisällään, rohkeutta antautua sen edessä ja tunnustaa se tosiasia, että emme koskaan pysty poistamaan emmekä aina edes hallitsemaan sitä. 

Kun toimimme tuotekehitysympäristössä, jossa epävarmuuden määrä on suuri, ketterä kehittäminen ja sitä tukevat agile-menetelmät ovat erinomainen valinta. Iteratiivinen kehitystapa pilkkoo epävarmuutta pienempiin, helpommin hallittaviin osiin ja mahdollistaa suunnan korjaukset ja todellisten tarpeiden toteuttamisen nopeammin. Ketteryyden skaalaamisen raamiprosessien, kuten SAFe:n PI-suunnittelun, idea on lopulta aivan sama: laajan ratkaisun sisältämän epävarmuuden parempi hallinta yhteissuunnittelun ja aktiivisen kommunikaation kautta.

Yksinkertaistetusti: ketterät menetelmät mahdollistavat nopean oppimisen jota epävarmuuden hallinta vaatii. Ketterien menetelmien tärkeys on helppo perustella ja ne ovat suhteellisen helppoja ymmärtää, mutta ajattelutavan tärkeyden osoittaminen vaatii hieman enemmän pohdintaa.

Mennyt maailma – menneet säännöt

Sitaattitohtori Eddie Obeng kuvaa erinomaisesti, miksi organisaatioiden on erittäin tärkeää ymmärtää ketterän ajattelutavan merkitys:

“About fifteen years ago all the ‘Rules’ about how to run a business, organization, or government successfully, were changed or deleted and a completely new set of ‘Rules’ has been in operation ever since, which means that we keep acting rationally in response to a world we recognize and understand… but which no longer exists!”

Jotain on siis muuttunut radikaalisti, ja tämä jokin on yhä kiihtyvä liiketoiminta- ja teknologiaympäristön muutosnopeus. Tätä voidaan havainnollistaa seuraavan esimerkin avulla. Aiemmin yritysten hallussa oleva osaaminen ja ymmärrys, niiden omat tavoitteet ja käytössä olleet teknologiat pystyivät ohjaamaan asiakkaiden toimintaa ja käyttäytymistä hyvinkin tehokkaasti.

Henry Fordin kuuluisat sanat T-mallin Fordiin liittyen – auton voi valita minkä värisenä tahansa, kunhan se on musta – pätivät myös tuotekehitykseen. Aiemmin asiakkailla oli käytössään huomattavasti vähemmän eri vaihtoehtoja, joista valita itselleen sopivin ratkaisu, ja myös vähemmän ymmärrystä sen suhteen, että muita vaihtoehtoja voisi olla edes saatavilla.

Uusilla tuotteilla, teknologioilla ja palveluilla on kuitenkin yksi kiinnostava ominaisuus: mitä enemmän niitä ilmaantuu markkinoille, sitä enemmän ne synnyttävät uusia mahdollisuuksia. Tämä puolestaan tarjoaa asiakkaille enemmän vaihtoehtoja, lisää kilpailua, mutta myös lisää asiakkaiden ymmärrystä ja tietoisuutta eri ratkaisuista ja ohjaa heitä vaatimaan itselleen parhaiten sopivaa vaihtoehtoa. Jonain tiettynä ajanhetkenä jokainen toimiala kohtaan niin sanotun ”keskiyön” jonka jälkeen se ei pysty ennakoimaan asiakkaidensa tarpeita tai käyttäytymistä aiemmalla tavalla.

Two Minutes to Midnight vai Living After Midnight?

Alla oleva kuva havainnollistaa sitä, miten muutoksen nopeus on ylittänyt oman ymmärryksemme maailmasta ja sen tarpeista.

Maailma on muuttunut tuotekehityksen näkökulmasta sellaiseksi, että emme pysty enää ennakoimaan muutosta, sen nopeutta tai vaikutuksia liiketoimintaamme. Olemme siirtyneet maailmaan jälkeen keskiyön, ja meidän tulee ymmärtää ja sisäistää sen merkitys, koska se on todella oleellinen ketterän ajattelutavan ja sitä kautta ketterien menetelmien asianmukaisen soveltamisen kannalta.

Muutos etenee syklisesti ja yhä kiihtyvästi, mikä selittää miksi uuden maailman muutosnopeuden käyrä kasvaa koko ajan yhä jyrkemmin samalla kun oma ymmärryksemme ja kykymme hahmottaa asiakkaiden maailmaa jää yhä enemmän muutosnopeuden jalkoihin. Juuri tämän ilmiön synnyttämän epävarmuuden ymmärtäminen on keskeinen osa ketterää mielenmaisemaa.

Mitä oman organisaatiosi kello on? Onko keskiyö lähellä, onko se nyt vai mennäänkö jo aamuyön tunneilla?

Ketterän kehittämisen perimmäinen olemus

Ketterä kehittäminen painottaa tiettyjä asioita enemmän kuin toisia.

Olin edellisessä elämässäni tiedemies, ja yksi ketterien menetelmien tutkimuksen vastaamattomista kysymyksistä ja kritiikistä oli se, että ketterän kehittämisen kulmakivenä pidetyn Agile Manifeston määrittelemien arvojen teoreettista ja tieteellistä perustetta ei ole määritelty. Näiden arvojen perimmäistä tarkoitusta voidaan kuitenkin tarkastella ilman tiukkaa tieteellistä analyysiäkin. Kertauksen vuoksi, nämä arvothan ovat seuraavat – ketterä kehittäminen painottaa tiettyjä asioita enemmän kuin toisia.

People and interactions over processes and tools

Working Software over comprehensive documentation

Customer collaboration over contract negotiation

Responding to change over following a plan

Yksi ketterän kehittämisen perusperiaatteista on muutoksen hyväksyminen (Embrace change), mutta tohdin väittää, että tämä periaate ei vastaa todellisuutta. Muutos johtuu aina jostakin sellaisesta mitä emme osaa ennakoida, jotain mistä meillä ei ole tietoa. Lopulta tässä on kyse epävarmuudesta, eli tiedon puutteesta. Siten meidän tulisi hyväksyä epävarmuus (Embrace uncertainty) yhtenä keskeisistä ketterän kehittämisen periaatteista.

Myös Agile Manifeston arvojen perimmäinen tarkoitus on lopulta pienentää epävarmuutta, jota tuotekehitys pitää sisällään huomattavasti ja muutostahdin kiihtyessä edelleen yhä enemmän. Epävarmuus kumpuaa usein siitä, että emme kunnolla ymmärrä sitä mikä luo eniten arvoa asiakkaillemme. Parhaatkaan prosessit tai työkalut eivät pysty minimoimaan epävarmuutta niin tehokkaasti kuin vuorovaikutus tuotekehitysorganisaation ja sen sidosryhmien välillä.

Toteutettu demonstroitavissa oleva tuoteinkrementti pienentää epävarmuutta valtavan paljon enemmän kuin yksityiskohtaisinkaan dokumentaatio. Kannattaakin muistaa, että sopimus on aina sidottu siihen ymmärrykseen todellisuuden ja tuotteen luonteesta kuin sen laadintahetkellä meillä on ollut.

Sopimukset itsessään pitävät sisällään huomattavan paljon epävarmuuksia, joihin meidän tulisi pystyä reagoimaan yhdessä organisaation ja asiakkaan kanssa, myös sopimusteknisesti. Myös suunnitelmat ovat aina vain parhaita arvauksia siitä, miten teemme asiat ja täten sisältävät erittäin paljon epävarmuutta. Suunnitelmia täytyy muuttaa, jotta voimme vastata muuttuviin tarpeisiin.

Näin ollen sekä ketterän ajattelutavan että ketterien menetelmien perimmäinen tarkoitus on lopulta sama: epävarmuuden hallinta ja minimointi. Jos haluamme että tuotekehitysprosessimme on mahdollisimman tarkoituksenmukainen, tarvitsemme molempia. Pelkällä ajattelutavalla emme pärjää: ketterä kehittäminen ei toimi, jos emme ymmärrä, miksi todella käytämme ketteriä menetelmiä.

No miten tämän epävarmuuden kanssa sitten pärjää?

Epävarmuuden olemassaolon tunnustaminen sen ymmärtäminen on tietysti perusedellytys sille, että organisaatio menestyy yhä kiihtyvämmin muuttuvassa ympäristössä. Koko organisaation aina ylimmästä johdosta alkaen tulisi sisäistää se tosiasia, että se ei voi kontrolloida tulevaisuutta, vaan sen pitää löytää se itse. Juuri tähän ketterät menetelmät osaltaan pyrkivätkin: luomaan paras mahdollinen ratkaisu asiakkaidensa tarpeisiin.

Ketterä kehittäminen edellyttää valpasta pitkäjänteisyyttä.

Ketterä kehittäminen edellyttää, että yritysten tulee noudattaa toiminnassaan myös valppaan pitkäjänteisyyden periaatetta. Tämä tarkoittaa sitä, että jatkuvasta muutoksesta huolimatta yrityksellä tulee olla selkeä visio ja strategia. Sen tulee huolehtia ydinliiketoiminnastaan ja sen laadusta, mutta samalla sen tulee olla todella herkkä tulevaisuuden trendien ja niiden kehittymisen suhteen, ja kyetä muuttamaan toimintaansa nopeasti mikäli tarpeellista.

Tästä syystä rahan tulee seurata päätöksentekoa. Rahaa, ihmisiä ja resursseja tulee ohjata yrityksen sisällä nopeasti niihin uusiin avauksiin, jotka ovat sen toiminnan jatkuvuuden kannalta tärkeitä, ydinliiketoiminnan kyvykkyyttä vaarantamatta. Uusiin avauksiin reagointi ei siis tarkoita sitä, että organisaatio juoksee jokaisen trendin perässä ilman perusteellista harkintaa. Päätöksenteon delegointi niille, joilla on paras ymmärrys asiasta riippumatta heidän asemastaan organisaatiossa erittäin tärkeää. Tällöin organisaatio vähentää epävarmuutta todella tehokkaasti, ja kykenee myös reagoimaan muutoksiin paljon nopeammin kuin tilanteessa, jossa päätöksenteko on keskitettyä.

Organisaatioiden tulee myös tunnustaa se karu tosiasia, että ennemmin tai myöhemmin markkinoille ilmaantuu kilpailija, joka joko vie organisaation markkina-aseman tai poistaa sen markkinoilta kokonaan. Organisaation tuleekin analysoida liiketoimintamallejaan ja tuoteportfoliotaan aktiivisesti, muokata niitä ja jopa karsia niitä armottomasti, jos ne eivät sovellu tarkoitukseensa tai ovat vanhentuneita. Myös aktiivinen osaamisen kehittäminen ja oppiminen ovat todella merkittävässä roolissa niin henkilöstön osaamisen näkökulmasta, mutta myös sen suhteen miten organisaatio itse analysoi jatkuvasti omaa toimintaansa ja kehittää eteenpäin.

Käyttämällä tarkoituksenmukaisia kehitysmenetelmiä ja hyväksymällä epävarmuuden olemassa olon ja hallitsemattomuuden, sekä noudattamalla yllä antamiamme neuvoja, tuoteorganisaatiot saavat hyviä eväitä kohti pitkäkestoista ja entistä menestyksekkäämpää tulevaisuutta. Ketterä kehittäminen kannattaa!

Haluatko lukea lisää ketteryydestä? Tutustu agile-sanastoomme tai ketteryyden opaaseemme!