Onnistunut hankinta

Hankintalaki on kunnianhimoinen, koko Euroopan Unionin alueella sovellettava laki. Uskon vakaasti siihen, että laadukkaalla hankinnalla pystytään säästämään rahaa, parantamaan palveluita ja madaltamaan byrokratiaa.

Laadukas hankinta on melko subjektiivinen käsite, mutta kaikki lienevät yhtä mieltä siitä, että lopputulos määrittelee, onko hankinta ollut laadukasta vai. Keskeinen osa hankintatyötä on hankinnankohteen määrittely. Kun hankintayksikkö ja tomittajaehdokkaat tietävät mihin tähdätään, on todennäköisempää osua maaliin. Määrittelytyön tuloksena syntyy hankintadokumentit. Valitettavan usein dokumentit ovat vajaita tai jossain tapauksissa ohjaavat tarjouspyyntövaiheessa toimittajia väärään suuntaan. Siksipä avoin dialogi hankintayksikön ja toimittajaehdokkaiden välillä on onnistuneessa hankinnassa tärkeää.

Onnistuneen hankinnan tulee ottaa myös muu lainsäädäntö huomioon, kuten esimerkiksi tuore laki saavutettavuudesta. Digitaalisen palvelun hankinta menee mönkään jo siinä, jos saavutettavuusselostetta ei pystytä toteuttamaan. Kuvitelkaapa vaikka palvelu, joka heti valmistuttuaan on käyttökelvoton. Käytettävyyteen ja erityisesti saavutettavuuteen kannattaa siis panostaa jo määrittelyvaiheessa. TCO (Total Cost of Ownership) on sitä pienempi, mitä paremmin määrittely ja palvelun design on tehty.

Palveluita hankittaessa ja palvelun tuotantotapaa miettiessä elinkaarella on suuri merkitys. Eficoden lempilapsi, DevOps, on edullisin ja nopein tapa tuottaa palvelua erityisesti silloin, kun palvelua halutaan kehittää aktiivisesti ja viedään muutokset tuotantoon useasti, vaikka päivittäin automaattiseen laadunvarmistukseen nojaten. DevOpsin kustannussäästö syntyy elinkaaren aikana tehtävistä parannus- ja kehitystöistä.

Hankinnan kulmakiviä ovat siis

• Määrittely - organisaation tulisi miettiä tarkkaan mitä halutaan.
• Design - Tuotteen tulisi noudattaa saavutettavuuden periaatteita ja olla intuitiivinen käyttää.
• Oikeat menetelmät - DevOpsin avulla voidaan pidentää tuotteen elinkaarta ja varmistaa, että se on ajantasalla.
• Dialogi - Avoin keskustelu hankintayksikön ja toimittajien välillä heti hankinnan alkumetreiltä asti.

Lopuksi haluaisin sanoa, että Suomessa hankintaa tehdään laadukkaasti, avoimesti ja reilusti. Aina on kuitenkin parantamisen varaa niin meillä tarjouspyyntöihin vastaavilla, kuin tarjouspyyntöjen laatijoillakin. Rohkea dialogi ja yhteiset tavoitteet vievät julkista hankintaa eteenpäin!