Näin ostat ohjelmistoprojektin oikein - #1

Suunnitteilla uusi digipalvelu tai uudistushanke? Huomioi nämä asiat:

Räätälöidyn ohjelmiston ostamiseen liittyy paljon huomioitavaa. Tässä blogipostauksessa jaamme tarkistuslistan asioista, joita on hyvä miettiä, kun aloitat keskustelut toimittajan kanssa ohjelmistokehitysprojektista. Seuraavassa osassa pureudutaan tarkemmin ketterän kehityksen kiistattomiin etuihin ja siihen, miksi on kriittistä ottaa huomioon digipalvelun koko elinkaari jo ostovaiheessa.

Oli kyse sitten enemmän tai vähemmän ketterästä ohjelmistokehityshankkeesta, on hyvä, että pohdit vastauksia peruskysymyksiin jo ennen toimittajien kanssa käytäviä keskusteluja. Näin pystyt paremmin vertailemaan toimittajia ja viemään tehokkaammin keskusteluita eteenpäin.   

Mitä paremmin potentiaalinen toimittajakumppanisi pääsee kiinni todellisiin tarpeisiisi, sitä fiksumman ja osuvamman tarjouksen saat. Jos toimittajalla ei ole riittävän hyvää ymmärrystä lähtötilanteesta, riskinä on, että saat huonolaatuisia tarjouksia ja kehitysprojekti lähtee väärille urille täysin epärealistisille kustannusarvioille perustuen. Pohtimalla seuraavia asioita varmistat, että hankkeen taustat ja lähtötilanne on kunnolla analysoitu. 

Mikä on hankkeen tausta ja millaisia tavoitteita sille on asetettu?

• Mikä on hankkeen tai uudistustarpeen tausta? Onko esimerkiksi käytössä oleva teknologia vanhentumassa, ovatko kilpailijat karanneet kauas edelle vai eikö palvelu enää vastaa asiakkaiden tarpeita?  Vai onko kyseessä täysin uutta liiketoimintaa tai toimintaa tehostava järjestelmä, jota ei tällä hetkellä ole?
• Millainen visio hankkeella on? Onko bisnestavoitteet kirkastettu ja onko uudistustyölle asetettu mittareita ja/tai reunaehtoja? 
• Linkittyykö hanke mahdollisesti muihin organisaatiossasi käynnissä oleviin kehittämishankkeisiin, jotka on syytä huomioida jotenkin? Onko esimerkiksi strategiatyö alkamassa tai brändiuudistus tulossa työn alle?
• Miten hyvin tunnet markkinatilanteen? Oletko benchmarkannut kilpailijoita?  
• Millaista ennakointityötä hankkeeseen liittyen on tehty? Onko esimerkiksi mietitty erilaisia tulevaisuusskenaarioita ja niiden vaikutuksia kehitystyölle ja hankkeen tuloksille?
• Miten selkeä roadmap (alustava aikataulu ja tuotteet) hankekokonaisuudelle on tehty? Kun suunnitelmia täytyy joka tapauksessa muuttaa ja tarkentaa matkan varrella, ketkä tekevät päätökset priorisoinnista?

Mikä on käytettävissä oleva budjetti ja resurssit? Millainen on tavoiteaikataulu?

• Millainen budjetti suunnitteluvaiheeseen (palvelun konsepti ja arkkitehtuuri) on käytettävissä?  Onko koko hankkeelle kustannuskattoa, jonka raamit on huomioitava? 
• Millainen tavoiteaikataulu uudistustyöllä on? 
• Löytyykö organisaatiosta tuoteomistaja hankkeelle? Ketkä ovat hankkeen keskeiset sidosryhmät ja sponsorit? Onko heitä sitoutettu? 
• Millaisia omia kehitysresursseja on tarjota hankkeen käyttöön? Onko esimerkiksi omaa graafikkoa tai käyttöliittymäsuunnittelijaa? Minkälaista teknistä osaamista tiimilläsi on tarjota? Onko sinulla omia kehittäjiä, joilla on vapaata kaistaa osallistua aktiivisesti kehitystyöhön?
• Onko sinulla kapasiteettia tai intressejä hoitaa järjestelmän teknistä ylläpitoa kehitysvaiheen jälkeen? Jos ei niin kannattaa heti alusta lähtien kiinnittää huomiota siihen, että mahdolliset kumppanit pystyvät tarjoamaan ylläpidon ja pienkehityksen kustannustehokkaasti aktiivisen kehitysvaiheen jälkeen 
• Onko sinulla käytössä ohjelmistokehitykseen tarvittavat ympäristöt ja välineet? Jos niin mitä välineitä on?  Nykyaikaisessa kehitystyössä hyödynnetään voimakkaasti moderneja DevOps-työkaluja ja menetelmiä laadun parantamiseksi ja asennuksiin liittyvän käsityön poistamiseksi. Jos näihin ei ole hiljattain näihin panostettu, kannattaa selvittää toimittajilta voivatko he tarjota hankkeeseen välineet ja miten toimitaan välineiden/tietojen suhteen hankkeen jälkeen
• Onko käytössä Design systeemiä tai kattavaa tyyliohjetta, jossa kuvataan palveluun tarvittavat käyttöliittymäelementit ja visuaalinen ilme vai aloitetaanko käyttöliittymä- ja visuaalinen suunnittelu puhtaalta pöydältä? 

Millainen on asiakasymmärryksen ja kehittämisideoiden nykytila?

• Kuinka  selkeä näkemys sinulla on palvelun käyttäjä/asiakasryhmistä, käyttötapauksista ja kontekstista ja heidän nykytilassa kokemistaan kipupisteistä vai onko näitä syytä ensin kirkastaa?
• Millaista asiakaspalautetta on kerätty ja millä menetelmillä? Onko tehty esim. kyselyitä tai haastateltu käyttäjiä ja onko käytettävissä analytiikkaa? Onko kerätty palaute helposti hyödynnettävissä yhteistyön käynnistyessä? 
• Millaisia alustavia näkemyksiä ja ideoita uudistukselle on? Onko kehittämisideoita dokumentoitu ja jos niin miten? 
• Onko kehittämisideoita jalostettu ja priorisoitu? Ovatko kehittämisideat niin sanotusti omien seinien sisällä syntyneitä vai onko niitä validoitu palvelun asiakkailla ja käyttäjillä? 

Mitkä ovat hankkeen tekniset taustat?

• Oletko uudistamassa vanhaa järjestelmää? Jos olet, onko vanhasta järjestelmästä olemassa yleiskuvausta? Entä määritysdokumentaatiota?
• Onko jo tunnistettu tarvittavia integraatioita? Jos niin mitä?
• Onko jotain rajoituksia ajoympäristön (esim AWS tai Azure) suhteen? Haluatko itse vastata ajoympäristöistä?
• Onko sinulla toivomuksia käytettävien teknologioiden suhteen? Jos niin miksi?
• Onko käsitystä minkälaisia käyttäjämääriä sovellukselle tavoitellaan?

Autamme sinua koko ohjelmistohankkeen elinkaaren aikana