Portfolionhallinta on organisaation tärkeintä päätöksentekoa

Tuote- tai palveluorganisaatio voi menestyä useilla erilaisilla strategioilla. Haasteena usein on strategian jalkauttaminen käytännön toteutukseen. Portfolionhallinnan tehtävänä on varmistaa organisaation taloudellisten ja ajallisten investointien kohdistuminen tärkeimpiin asioihin. 

Portfolioista päättäminen on organisaation tärkeintä päätöksentekoa. Portfolioissa päätetään tulevaisuuden kilpailukyvystä, lyhyen tähtäimen tehokkuudesta ja maksimoidaan arvontuotto organisaation omaisuudesta, siis tuotteista, palveluista, datasta ja muusta IPR:stä. 

Portfolionhallinta on yrityksen selkäranka, joka ohjaa koko yrityksen toimintaa. Strategialla ja budjetoinnilla luodaan raamit joiden sisällä yritys toimii, mutta portfolionhallinnalla päätetään tarkemmin mihin investoinnit kohdistuvat ja miten ne vaikuttavat yrityksen tulevaisuuteen.

Toimiva portfolionhallinta vaatii määrittelyä portfolioista

Portfolionhallinta ymmärretään usein eri tavoin organisaation eri osissa. Termillä voidaan tarkoittaa ideoiden, kehityshankkeiden, projektien, IT-hankkeiden tai markkinoilla olevien tuotteiden portfolionhallintaa. Yleisellä tasolla puhutaan silti vain portfolionhallinnasta. Erilainen ymmärrys siitä, mitä portfolionhallinta on, voi olla syy siihen, että organisaatiot eivät pysty kasvattamaan tuottavuuttaan optimaalisesti. 

Portfolionhallinta ei toimi kaikissa asioissa samalla tavalla, ei myöskään samojen ihmisten toimesta. Siksi on tärkeää, että organisaatio määrittelee eri portfolioiden hallinnan selkeästi. Näin koko organisaatio ymmärtää, kuka tekee päätöksiä mistäkin asiasta, missä ja milloin päätöksiä tehdään sekä millä frekvenssillä asioista päätetään. 

Portfolio kannattaa jakaa kolmeen osaan

Yrityksen portfolionhallinta kannattaa jakaa kolmeen erilliseen portfolioon: mahdollisuus-, kehitys- sekä tarjoomaportfolioon. Nämä portfoliot päättävät arvon muodostuksen eri vaiheista ja kaikki tuotantoon asti menevät arvopotentiaalit käyvät kaikissa portfolioissa. Näistä jokaisella portfoliolla on omat tavoitteensa ja toimintatapansa. Monissa organisaatioissa myös päättäjät ja vaikuttajat ovat eri henkilöitä. Organisaation kilpailukykyä ja tuottavuutta saadaan parantamalla näiden kolmen portfolionhallintaa.

Mahdollisuusportfolio - tunnista arvo

Mahdollisuusportfolio keskittyy tulevaisuuden arvon tunnistamiseen. Siinä pyritään löytämään markkinoilta tarpeita tai vaateita, jotka voi ratkaista uudella tavalla, teknologisen tai kaupallisen innovaation kautta. Tämä on organisaation tulevaisuuden kannalta oleellisinta päätöksentekoa. Mahdollisuusportfolion avulla luodaan mahdollisuudet menestyä tulevaisuuden markkinassa.

Mahdollisuusportfolioon asioita voi tulla niin asiakkailta, markkinoilta, nykytuotteista, lainsäädännöstä kuin yllättävistä lähteistä, kuten uusista innovaatioista. Mahdollisuusportfoliossa pitääkin olla erilaisia tapoja analysoida asiosta, koska sinne tulevat aihiot ja päätettävä investoinnit ovat luonnostaan eri tyyppisiä. 

Mahdollisuusportfoliossa päätetään investoinnista, tai siitä että ei investoida. Usein investointipäätökset eivät ole avoimia shekkejä, vaan voidaan myös päättää investoida erityyppisiin kokeiluihin, joilla varmistetaan arvo tai riskitaso. 

Kehitysportfolio - luo arvoa tuottavasti

Kehitysportfolio varmistaa, että arvopotentiaaleista luodaan arvoa mahdollisimman tuottavasti. Hankkeiden välinen priorisointi on suhteessa koko kehitysportfolioon. Kehitysportfoliolla on iso vaikutus organisaation tuotekehityksen tuottavuuteen. Paraskaan tuotekehitys ei ole tuottava ilman vaikuttavaa kehitysportfolion hallintaa.

Kehitysportfolionhallintaan käytetään usein ketteryyden skaalautuvuuden menetelmiä. Suosittuja menetelmiä ovat olleet erilaiset tiimien väliset inkrementaaliset suunnittelusyklit, kuten Scaled Agile Framework, Large Scale Scrum ja monet näiden muunnelmat. Tärkeintä ei ole metodologia, vaan arvovirtojen priorisointi niin että yrityksen kannalta tärkeimmät asiat tuotetaan tehokkaasti. Jokaisella yrityksellä on aina liikaa tekemistä ja tekemisen priorisointi luo helpoiten tehokkuutta tekemiseen.
Kehitysportfoliossa tärkeässä osassa ovat myös työkalut ja automaatio. Hyvillä työkaluratkaisuilla saadaan läpinäkyvyys koko kehitysportfolioon ja mahdollistetaan hankkeiden välinen priorisointi. Myös automaation rooli korostuu ajantasaisen tilannekuvan saamiseksi ja oikeiden päätösten varmistamiseksi.

Tarjoomaportfolio - maksimoi tuotto

Tarjoomaportfolio maksimoi organisaation omaisuuden; tuotteiden, ominaisuuksien, datan ja muun IPR:n tuottopotentiaalin. Tähän liittyy päätöksenteko markkinoinnin, myynnin, elinkaaren ja jatkokehitystarpeiden osalta. Tämän porfolion avulla voidaan maksimoida jo kehitetyn IPR:n tuotto. Lyhyen tähtäimen kannattavuus luodaan tarjoomaportfoliossa, joten tähän on tärkeä panostaa.

Tarjoomaportfoliossa olennaista on ymmärrys yrityksen omaisuuden tilasta. Kuinka tuottavia tuotteet tai ominaisuudet ovat, mikä on niiden laadullinen tila ja tulevaisuuden potentiaali. Saman tyyliset kysymykset tulevat myös IT järjestelmille ja datalle. Jatkuvuus ja suunnitelmallisuus tässä päätöksenteossa on merkityksellinen yrityksen tulosta ajatellen. 

Tarjoomaportfolion kehittäminen on harvoin kiireellistä, siksi se usein jää taka-alalle. Onkin tärkeää että tarjoomaportfoliota johdetaan systemaattisesti ja tilannekuva pysyy ajantasalla. Yrityksen tarjooman kompleksisuus kasvaa jatkuvasti, jos sitä ei aktiivisesti huolleta. Painopisteiden tulee muuttua markkinan muuttuessa ja vaikeat tarjooman lopettamispäätökset ovat olennainen osa yrityksen kannattavuuden optimointia. Tarjoomaportfolion johtamisella on iso merkitys.

Portfolionhallinta on kokonaisuus

Vaikuttava portfolionhallinta vaatii näiden kolmen portfolion saumatonta yhteistyötä. Nämä eivät koskaan toimi tyhjiössä, vaan ne käyttävät samoja investointeja niin rahojen, resurssien kuin ihmisten osaltakin. Siksi onkin tärkeää rakentraa portfolionhallinta kokonaisuuden kautta ja saada toimintamallit ja työkalut toimimaan saumattomasti yli kolmen portfolion.

Kolmen portfolion lisäksi olennaisena osana vaikuttavaa portfolion hallintaa on hyvin laadittu strategia, joka ohjaa kaikkia portfolioita. Budjetoinnin pitää seurata portfoliopäätöksiä, mutta samalla olla linjassa strategisten linjausten kanssa. Lisäksi resurssien hallinnan pitää toimia yhteen kolmen portfolion päätösten kanssa.

Kaiken keskiössä on tietenkin asiakas ja markkinaymmärrys. Eri portfolioissa tulee asiakasta ja markkinaa ymmärtää samalla tavoin. Mahdollisuusportfolion päätökset tulee perustua samoihin asiakaspersooniin ja markkinatarpeisiin, kuin kehitysportfolion priorisointi päätökset ja tarkemmat työnkuvaukset. Tarjoomaportfoliossa tulee analysoida asioita samoista lähtökohdista kuin mahdollisuusportfoliossa. Portfolionhallinta on kokonaisuus, jossa on tärkeää olla sama ymmärrys asiakkaasta ja markkinasta.

Portfolionhallintaan kannattaa panostaa!

Kaikilla kolmella portfoliolla on tärkeä asema tuote- ja palveluorganisaatioiden menestymisessä. Porfolionhallinta on organisaation tärkeintä päätöksentekoa, ja portfolionhallinnan mallit ovat tuote- ja palveluorganisaation johtamisen ytimessä. Siksi niihin kannattaa panostaa!

Haluatko kehittää organisaatiosi portfolionhallintaa? Lue lisää portfolionhallinnan tarjonnastamme, ajattelumallistamme tai lataa oppaamme aiheesta.