Projektiportfolion hallinta - vuosisuunnitelmasta ketterään hankkeiden hallintaan

Kyse on siis resurssien allokoinnista optimaalisen arvon takaaviin hankkeisiin.

Käytännössä jokainen yritys tekee projektiportfolion hallintaa, joko systemaattisesti tai tapauskohtaisesti. Ja kun puhutaan yritystason ketteryydestä, niin projektiportfolion hallinta on asian ytimessä - mitä ketterämmin resursseja pystytään uudelleen allokoimaan, sitä ketterämpi yritys.

Portfolionhallinta ei ole vuosisuunnittelua, vaan jatkuvaa tekemistä

Nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä yritysten pitäisi kyetä järjestelemään resurssejaan nopeasti ja joustavasti.

Portfolionhallinta on kuitenkin kohta, johon usean yrityksen ketteryys loppuu. Vaikka kehittäjätiimit käyttäisivät ketteriä menetelmiä ja jopa pyrkisivät skaalaamaan niitä esimerkiksi SAFe:n tai LeSS:n mukaisesti, niin portfoliotasolla ajetaan seinään nimeltä vuosisuunnitema.

Ketteryyden säilyttämiseksi portfolion hallinnan pitää olla jatkuvaa.

Tarve suunnitteluun ja budjetointiin on ilmeinen. Yrityksen täytyy huomioida taloudelliset realiteetit ja suunnitella investointinsa kestävälle pohjalle. Ongelma ei olekaan itse vuosisuunnitelma, vaan kyvyttömyys muuttaa sitä. Mitä tarkempia arvioita halutaan, sitä enemmän seuraavan vuoden hankkeita suunnitellaan ja niiden kustannuksia lasketaan etukäteen. Budjettiehdotus muuttuu arviosta suunnitelmaksi, josta poikkeaminen saattaa vaatia perusteluja (=lisätyötä). Muutos tarkoittaa myös alkuperäisen arvion toteamista vääräksi ja pahimmassa tapauksessa viestintuoja ammutaan. Koko vuotta ei osattukaan ennakoida täysin oikein!

Ketteryyden säilyttämiseksi portfolion hallinnan pitää olla jatkuvaa. Jokaista projektin edistymistä ja liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamista tulee jatkuvasti seurata, jotta tiedetään pelimerkkien olevan oikeissa paikoissa. Projektiportfolion hallinta on siis

•    Uusien projektien evaluoimista
•    Olemassa olevien projektien seurantaa
•    Hankkeiden jatkuvaa priorisointia
•    Resurssien allokoimista
•    Jatkuvaa tekemistä.

Sisäiset ja ulkoiset hankkeet eri siiloissa - vai ei?

Projektiportfolion hallintaa on vaikea niputtaa yhdeksi kokonaisuudeksi hankkeiden erilaisten luonteiden takia:

•    Ohjelmistokehityksessä tekeminen on usein jatkuvaa ja projekteista halutaan eroon tai niiden rooli on vain pilkkoa kokonaisuutta osiin.
•    IT-projektien tarkoituksena on kehittää yrityksen sisäistä kyvykkyyttä ja niiden arvo syntyy yleensä tuottavuuden kohentumisena.
•    Uudet kuluttajatuotteet taas tarvitsevat usein markkinointikampanjoita, jotka nekin vaativat kalliita ja resursseja vieviä projekteja.
•    Rakennusprojektit ovat hyvin pääomavaltaisia ja -resurssivaltaisia, eikä taloa voi rakentaa, ellei sitä ole tarkasti suunniteltu.

Erilaisissa hankkeissa korostuvat eri parametrit, mikä tekee projektiportfolion suunnittelusta haastavaa. Appelsiinien ja omenien vertaaminen on hankalaa ja portfolion hallinnassa pitääkin miettiä, koska se on järkevää ja koska ei.

Erilaisille hankkeille (esim IT ja tuotekehitys) voi antaa joko eri budjetit tai sitten niitä voi yrittää vertailla keskenään. Yksinkertaisuudessaan ensimmäinen vaihtoehto toimii usein paremmin, vaikka täydelliseen ketteryyteen pääsee vain aktiivisella priorisoinnilla ja päätöksenteolla yli koko hankeportfolion. Usein haaste ratkaistaan hallitsemalla projekteja usealla tasolla, jolloin samantyyppisiä ja kokoisia projekteja on helpompi vertailla.

Miten projektiportfoliota johdetaan

Hyvä hankesalkun-hallinta ottaa siis huomioon niin lyhyen tähtäimen tarpeet kuin teknisen velan minimoimisen ja uusien liiketoimintamallien luomisen.

On helppo todeta, että projektiportfoliota pitää johtaa arvoperusteisesti. Vaikeampaa on määrittää, mistä komponenteista arvo koostuu.

Perinteisesti hankkeille on alussa tehty liiketoimintalaskelma, jonka perusteella hankkeen toteuttamista arvioidaan. Liiketoimintalaskelmat ovat vaikeita tehdä etukäteen ja vielä vaikeammaksi projektiportfolionhallinta muuttuu, kun mukaan otetaan muut muuttujat, eli strategia, aikariippuvuus ja resurssit.

Strategian ohjaa yrityksen valintoja ja on tärkeä komponentti projektiportfolion hallinnassa. Jos hankkeiden valinnat eivät ole strategian mukaisia, menettää strategia merkityksensä.

Arvontuotossa aika on tärkeä määre. Arvon realisointi, tai sen viivästymisestä johtuva kustannus, onkin otettu yhdeksi tärkeimmiksi komponenteiksi priorisointimenetelmissä, kuten esimerkiksi SAFe:ssa käytetyssä WSJF:ssä.

Resurssit, joita on niin raha, henkilöstö kuin laitteetkin, määrittävät kyvykkyyden hankkeiden läpivientiin. Resurssien tehokas käyttö on osa portfolionhallintaa.

Tuoteportfolion hallinnassa keskitytään myyntiin, mutta projektiportfolion hallinnassa tulee huomioida myös yrityksen kyvykkyyksien kehittäminen. Hyvä hankesalkunhallinta ottaa siis huomioon niin lyhyen tähtäimen tarpeet kuin teknisen velan minimoimisen ja uusien liiketoimintamallien luomisen.

Kokonaisuudessaan projektiportfolionhallinta on siis monimutkainen palapeli, jossa muuttujia riittää. Yhtäällä se on strategian toteuttamista ja toisaalla resurssitehokkuuden optimoimista. Olennaista onkin ymmärtää, mitä komponentteja projektiportfolionhallinnassa pitäisi milloinkin painottaa.

Kuka vastaa projektiportfoliosta?

Projektiportfolion-hallinta vaatii paljon erilaista osaamista.

Projektiportfolionhallinta vaatii paljon erilaista osaamista. Jo pelkästään luotettavien liiketoimintaperusteluiden tekeminen on vaativaa työtä, jossa pitää ymmärtää niin markkinoita, teknologioita kuin yrityksen omia resursseja. Samalla pitäisi ottaa huomioon strategiset tavoitteet, pystyä seuraamaan hankkeiden edistymistä ja allokoida resursseja tehokkaasti. Tosiasiassa kaikkea tätä ei kukaan pysty tekemään, vaan projektiportfolionhallinta on tiimityötä. Yrityksen koosta ja organisaatiosta riippuen sitä voidaan tehdä joko hajautetusti tai keskitetysti.

Projektitoimisto

Osa yrityksistä tekee projektiportfolionhallintaa keskitetysti ja perustaa sille projektitoimiston (PMO, project management office). Projektitoimiston ehdoton etu on, että tärkeälle asialle on allokoitu resurssit ja tekeminen on jatkuvaa. Riskinä on, että projektitoimisto jää omaksi siiloksi.

Hajautettu projektiportfolionhallinta

Projektiportfolionhallinnan voi myös hajauttaa eri tavoilla. Isoissa yrityksissä projektit hajautuvat eri tasoille ja helposti myös omaksi vertikaaleiksi. Jotta vuosittaisesta portfoliorumbasta päästään eroon ja ketteryys säilytetään, niin vertikaaleille voidaan allokoida omat raamibudjetit, joiden sisällä ne pystyvät tekemään jatkuvia päätöksiä priorisoinneista ja resurssoinneista. Itseohjautuvissa organisaatioissa taas luotetaan, että ihmiset osaavat ohjautua suurimpien ongelmien ja mahdollisuuksien perässä hankkeisiin, jotka tuottavat arvoa yritykselle eikä tiukkaa portfolionhallintaa tarvita.

Hajautetun portfolionhallinnan vaatii tiimeiltä tai organisaationosilta laajempaa ymmärrystä kuin projektitoimistoon keskitetty portfolionhallinta. Toisaalta se myös vähentää hierarkiaa.

Projektiportfolionhallinnan työkalut

Työkaluja hankesalkun ylläpitoon löytyy kosolti. Tai sellaisen käsityksen ainakin saa, jos käyttää Googlea avuksi. Tosiasiassa lähes kaikki projektinhallintatyökalut väittävät olevansa myös projektisalkunhallinnan työkaluja, mutta käytännössä ne tukevat lähinnä usean projektin hallintaa, ei hankkeiden valintoja tai liiketoimintalaskelmien tekemistä.

Työkaluja hankesalkun ylläpitoon löytyy kosolti.

Erot työkaluissa tulevat lähestymiskulman kautta, eli mitä ongelmaa työkalulla on lähdetty korjaamaan. Karkeasti työkalut voidaan jakaa kolmeen ryhmään:

Ketterien menetelmien portfolionhallinta

Ohjelmistokehityksen työnohjauksessa portfolionhallinta on joko osana ohjelmistoa, kuten esimerkiksi VersionOne:ssa, omana lisäosana kuten Jirassa. Ketterän kehityksen työkalujen portfolion hallinta on usein resurssien hallintaa, jossa portfolio hallitaan oman Kanban-tauluna.

IT-projektien hallinta

Perinteikkäämpää portfolion hallintaa edustavat Thinking Portfolion tyyppiset salkunhallinta ohjelmistot. Näissä ohjelmistoissa fokus on oikeiden projektien tekemisessä enemmän kuin optimaalisessa työnohjauksessa.

Projektitoimiston työkalut

Isojen yritysten projektitoimistoille on olemassa kokonaisvaltaisia projektisalkun hallintaohjelmistoja, kuten esimerkiksi Planview. Siinä yhdistyy niin uusien hankkeiden anlaysointi kuin resurssienhallintakin.

Todellisuudessa projektienhallintaa tehdään vielä paljon taulukkolaskenta- sekä BI-työkalujen avulla. Haasteena niiden kohdalla on tiedon staattisuus, eli laskelmia tehdään mutta ne vanhentuvat. Pahimmassa tapauksessa vanhentunut, vuosibudjettiin kerran.