SAFen monet kasvot Jirassa

Ketterän kehittämisen menetelmät tekevät kehitystyöstä läpinäkyvää, joustavaa ja ennakoitavaa. Viime aikoina yritykset ovat havahtuneet huomaamaan, että menetelmien edut eivät lopu tuote- ja palvelutasoon, vaan samaa ydinajatusta voi hyödyntää myös ylempien tasojen toiminnanohjauksessa.

Oivalluksen seurauksena on syntynyt muun muassa erilaisia scrum of scrums -toteutuksia, joissa perustekemistä ohjaillaan ylätasolta scrum-menetelmän perusosilla.

Tänään kerron muutamista havainnoistani Scaled Agile Frameworkin (SAFe) toteuttamisesta Jiralla.

Ennen sitä otetaan kuitenkin varovainen askel eteenpäin ja tarkastellaan suunnittelua Jirassa tiimitasolla.

Tulevan suunnittelu Roadmapsilla

Atlassian tukee tiimien työskentelyn suunnittelua Roadmaps-ominaisuudella, joka kuuluu sekä Jira Software Server, Datacenter että Cloud-perusvarustukseen. Ominaisuuden avulla kehityshankkeille (Epic) voi suunnitella perinteisen roadmapin.

Roadmaps-ominaisuus on kaikkien käytettävissä. Se on eroteltu projektin sivustolla omaksi Roadmap-välilehdekseen, jolla näytetään isossa paneelissa kaikki projektin hankkeet ganttikuvaajana. Epicien kestoja voi hallita säätämällä niitä käyttöliittymästä drag & drop -menetelmällä.

Roadmaps-ominaisuuden suurin haaste laajemmassa kontekstissa on se, ettei se näytä yksittäisten töiden ja tiimien välisiä riippuvaisuussuhteita (dependencies). Näkymästä puuttuvat myös muiden tiimien työt.

Tähän tarpeeseen Atlassian on kehittänyt Advanced Roadmaps -tuotteen.

Advanced Roadmaps – Vertikaalista tikettirakenteellisuutta Atlassianin omalla toiminnallisuudella

Jira Advanced Roadmaps on Jira Software Cloud Premiumiin kuuluva lisätoiminnallisuus. Se mahdollistaa vertikaalisen tiimirakenteen mallintamisen Jiraan. Toiminnallisuus perustuu aikaisempaan Portfolio for Jira -lisäosaan.

Advanced Roadmapsilla yritykselle luodaan Jirassa kautta linjan yhteinen tikettirakenne. Näitä voi olla vain yksi. Tämän jälkeen on mahdollista luoda tarvittava määrä niin kutsuttuja planeja ja niihin niin ikään tarvittava määrä tiimejä ja niiden tikettejä.

Planit koostetaan käyttämällä tikettilähdettä, kuten tiimien agile boardit, ja asettamalla rajoituksia, jotka esimerkiksi sulkevat valmistuneet tiketit pois planista.

Rakenteeseen tuodaan myös uusi taso, yrityksen kehitysportfolio. Tämä niin kutsuttu SAFe portfolio -taso sijaitsee omalla projektillaan.

Advanced Roadmaps on oma hiekkalaatikkonsa tuotantodatan ulkopuolella siihen asti, kun käyttäjä painaa nappulaa, jolla muutokset ajetaan tuotantodatan päälle. Näin ollen muutoksia tikettien aikatauluihin, sijainteihin rakenteissa tai muuhun tarpeelliseen voi vapaasti luonnostella ja verrata tuotantodataan, ja vasta sitten valikoidusti viedä uutta tuotantodataa paikalleen.

Advanced Roadmapsin etu on, että tiimitasolla voi edelleen sijaita Jiran peruskonfiguraatiota hyödyntäviä agile-tiimejä. Niinpä Roadmapsin käyttäminen tai käytön lopettaminen ei muuta tiimien perustoiminnallisuuksia.

Peruskonfiguraation tärkein ilmenemismuoto SAFen kannalta on, että junatason epicit sijaitsevat tiimien omien backlogien epic-tauluilla. Jirassa on Atlassian-työkalutusta käyttäen näin ollen kahta eri epic-tyyppiä: portfolio epic ja team epic, joka tunnetaan SAFessa nimellä Feature.

Portfolio epic ei ole kuitenkaan Jiran teknologian kannalta epic, vaan normaali tiketti, jolle on annettu SAFemainen nimitys. Team epicit kytketään niihin käyttämällä Advanced Roadmapsiin kuuluvaa parent-kenttää. Tällainen toiminta kumpuaa Jiran perusarkkitehtuurista, jossa epic ei voi olla linkitetty epic link -kentällä toiseen epiciin.

Toinen Advanced Roadmaps -ominaisuuden ehdoton etu on äärimmäisen helppo käyttöönotto. Mikäli ominaisuutta ei olisi käytetty organisaatiossa aiemmin, on sen käyttöönotto vain muutaman klikkauksen takana.

Konfiguraatiotyötä ei ole Advanced Roadmapsissa juuri lainkaan. Sen sijaan käyttöönottoon liittyvä työ on portfoliotason määrittelyä SAFe-johdon kanssa, mikä on enemmän perinteisen Jira-projektisuunnittelun kaltaista työtä.

Tässä vaiheessa on paljonkin mahdollisuuksia vaikuttaa Jirassa näytettävään portfoliodataan, sillä itse portfoliossa näytettävä tieto on lopulta vain kokoelma Jira-customkenttiä.

Viime kädessä Advanced Roadmapsin tärkeimmät lisäarvot ovat mahdollisuus tarkastella koko portfoliota kuvastavaa, laajennettavissa ja supistettavissa olevaa rakennenäkymää sekä hiekkalaatikkomainen tapa suunnitella kaikkia tikettejä yhdestä näkymästä, esimerkiksi Weighted Shortest Job First -suunnittelun keinoin.

Jira Align – Atlassianin SAFe-työkalutus

Parhaimmillaan skaalattu agile ei ole pelkkää tiimien ja työtehtävien rakenteellistamista. Se on kokonaisvaltaista kehitysportfolion hallintaa. Siihen liittyy töiden värittäminen ja priorisointi yrityksen strategian mukaisesti.

Kehitysohjelmilla on omat liiketoiminnalliset attribuuttinsa, jota Jiran tapainen kehityksenohjausjärjestelmä ei sinänsä vielä tuo näkyville. Tähän tarpeeseen Atlassian iskee Jira Align -tuotteella.

Jira Align on Jira Softwaren tapainen itsenäinen tuote, joka lisensioidaan ja asennetaan erilleen muusta ympäristöstä ja sen jälkeen integroidaan siihen.

Alignin perustehtävä on irrottaa portfolionhallinnan vaatimat tiedot omaksi käyttöliittymäkseen, jota yrityshallinnon on helppo käyttää hukkumatta kehitystiimien tehtävänhallinnan käyttöliittymiin. Toisaalta taas kehitystiimien ei tarvitse nähdä kaikkia portfolionhallinnan toiminnallisuuksia.

Jira Align on ensimmäinen Atlassianin ylemmän tason tuote, jossa SAFe-terminologia alkaa esiintyä luonnostaan. Sillä voi toteuttaa sekä SAFen konsepteja että muita skaalattuja ketterän kehityksen malleja, kuten Scrum@Scale ja LeSS. Jira Align sisältää niin portfolionhallintaominaisuudet kuin PI Plan -visualisoinnin.

Structure by ALM Works – Tiimirakennetta räätälintyönä kolmannen osapuolen lisäosalla

Tiimi- ja tikettirakenteiden mallintaminen Jirassa ei suinkaan ole uusi konsepti. Lisäosavalmistaja ALM Works on tuottanut Jiraa rakenteellistavaa Structure-lisäosaa jo noin vuosikymmenen ajan.

Structuren idea ei ole toteuttaa yhdellä klikkauksella mitään skaalatun agilen mallia, vaan antaa Jira-ylläpitäjille vapaat kädet räätälöidä organisaatiolle mikä tahansa sisäisesti suunniteltu malli. Structurella käyttäjät voivat jopa tehdä omia rakenteitaan, jotka kelluvat Jiran tikettidatasta irrallaan

Structure tuo mukanaan myös voimakkaita automaatiotoiminnallisuuksia, joilla rakenteita ja kenttäarvoja voidaan automaattisesti puskea Structuren käyttöliittymästä tuotanto-tikettidataan.

Näiden automaatioiden avulla Structuresta tulee varsinainen SAFe-työkalu. SAFe-structureen määritellään siis automaatiot, joilla tiimi-, juna- ja portfoliotasot kytkeytyvät toisiinsa tiettyjen riippuvaisuussuhteiden perusteella ja näytetään automaattisesti Structure-näkymässä. Mukana tulee myös paneeli Jiran tikettipuolen näkymään, joka näyttää tiketin sijainnin vertikaalisessa rakenteessa.

Structure-lisäosa antaa organisaatiolle vapauden määrittää oma, täysin räätälöity rakennepohja. Samalla se on Structuren suurin kompastuskivi verrattuna Atlassianin omiin rakenteellistamismenetelmiin

Structure on nimittäin varsin tekninen sovellus, jonka käyttäminen ei tule pitkän linjan IT-miehellekään intuitiivisesti, vaan vaatii ainakin perustason koulutuksen.

Sama koskee SAFe-henkilökunnan Structure-käyttöä. Tapaankin sanoa, että Atlassianin Advanced Roadmaps ja Align ovat SAFe-työkalutuksen Apple ja Structure taas Linux. IT‑miehet yleisössä varmaankin ymmärtävät yskän!

Structuren kiistaton etu on se, että jos organisaatio ottaa sen käyttöön esimerkiksi SAFen mallintamiseen, voi työkalua hyödyntää myös käyttäjien henkilökohtaisessa rakenteellistamiskäytössä. Sillä voi siis tehdä itselle kansiorakenteita samaan tapaan, kuin esimerkiksi filttereitä ja dashboardeja voi tallentaa Jirassa omaan käyttöön.

Rakenteellisuutta tekemiseen muilla lisäosilla

SAFe-käyttöä voi rikastaa kolmansien osapuolien lisäosilla ja sovelluksilla. Toisaalta SAFe määrää organisaation ja sitä kautta kehitystiimien toimintaan tiettyjä asioita, joita Jirasta itsestään ei löydy oletuksena.

Näin pandemia-aikaan etätyöskentelyn puolesta tärkeä toiminallisuus on PI Planning -seremonioiden digitalisointi ja tuotoksien syöttäminen Jiraan. Tähän tarkoitukseen on olemassa lukuisia kolmannen osapuolen työkaluja. Näistä esimerkkinä mainittakoon satunnaisessa järjestyksessä Kendis, Easy Agile Programs, Miro ja PI Planning App.

Eräs esimerkki SAFe-spesifisistä konsepteista on Weighted Shortest Job First -priorisointi.

WSJF-menetelmässä työt arvioidaan neljän arviointimittarin perusteella, ja niistä lasketaan ennalta määritellyllä kaavalla objektiivinen prioriteettiluku. Näin subjektiivisuus ei väritä priorisointia, vaan tiimit voivat neutraalein perustein valita yritykselle tärkeimmät nopeimmat työt ensin toteutukseen.

Jira Software ei itsessään tee WSJF-laskentaa, mutta se on mahdollista toteuttaa muun muassa Jira Automation -toiminnallisuutena tai Adaptavistin ScriptRunner-lisäosalla.

Toteutuksille on yhteistä, että WSJF-laskennan lähtötekijät konfiguroidaan järjestelmään alasvetovalikkoina, joilla on vaihtoehtoina SAFen määrittelemät Fibonacci-numerot sekä varsinainen WSJF-kenttä, johon lasketaan arvo, kun muiden kenttien arvo päivitetään.

Jira Automation -laskennassa määritellään automaatio, joka ajetaan, kun muut kentät päivittyvät. Laskennassa käytetään Automationin omia yhteen- ja jakolaskutoimintoja. ScriptRunnerilla menetelmä on varsin samanlainen, mutta laskentalogiikka sijaitsee koodissa ScriptRunnerin konfiguraatiossa.

Toinen hyödyllinen lisävaruste organisaatiolle saattaisi olla CollabSoftin Version & Component Sync. Tämän lisäosan avulla voi esimerkiksi juna- tai portfoliotasolta synkronoida saman valikoiman versio- ja komponenttitietoa tiimeille. Tämä on hyödyllistä, jos halutaan vaikkapa organisaation kehittämien tuotteiden versiot vertailukelpoisiksi läpi tiimien, käyttää versiolistassa ohjelmainkrementtinimiä tai noudattaa kehityksessä tiettyä listaa gate- tai milestone-pisteitä.

Lisäksi eri enterprise-järjestelmien valikoimaa voi ylläpitää manuaalisesti tai integraatiolla tietyssä projektissa ja synkronoida valikoiman Version & Component Syncillä suoraan tiimien component-valikoimaan.

Tällöin esimerkiksi tuoteportfolion tai sisäisten kehitettävien IT-palvelujen valikoima on läpi tiimien yhdenmukainen ja merkitty component-kenttään tikettitasolla. Tämä onnistuu ilman että scrum masterit tai vastaava henkilökunta joutuvat ylläpitämään listoja säännöllisesti Jira-projekteilla.

Lisäarvoa muilla Atlassian-tuotteilla

Kehitysorganisaatio ei toki toimi yksin. Vaikka kehitys on linjattu SAFella, on kehitysorganisaatiolla paljon riippuvaisuussuhteita muihin tiimeihin, kuten käyttäjä- ja asiakastukeen, sisäiseen operatiiviseen IT-osastoon sekä vesiputousmoodissa toimiviin liiketoimintayksiköihin.

Atlassian tarjoaa hyvät työkalut tukitoimintaan Jira Service Management -tuotteella. Se on tukityöhön kustomoitu versio Jirasta.

Jira Softwaressa toimivan SAFeen integrointi Jira Service Managementiin on helppoa, ja läpinäkyvyys puolelta toiselle taattu. Tiketit voi tarvittaessa siirtää puolelta toiselle helposti käyttämällä esimerkiksi Exalate-lisäosaa. Opsgenie taas tuo toiminnallisuudet kehitystiimien ja tukitiimien nopeaan spontaaniin yhteistyöhön vikatilanteissa.

Confluence on Atlassianin wiki-sovellus. Sen avulla tiimit voivat ylläpitää helposti listaa kehityshankkeista, ennen kuin ne muuttuvat SAFeen tiimien backlogiksi. Sovelluksen mukana tulee suunnittelulle valmiit pohjat, joissa käsitellään hankkeiden taustoja ja suunnittelun aikana nousevia kysymyksiä. Kuten arvata saattaa, integroituvat Confluence-wikisivut hienosti SAFe-tiimien backlogeilla oleviin tiketteihin.

Vesiputousmalliset tai musta laatikko -tyyliset kehitysyksiköt voivat käyttää SAFesta irrallisia Jira- tai Trello-projekteja, kunhan lopputuotteet saapuvat SAFe-tiimeille inkrementtiaikataulun mukaisesti.