Scrum Daily – ankeaa ajanhukkaa vai korvaamaton kokous?

Scrumin suosion huomioon ottaen on aika ihmeellistä, miten usein itse Scrumin ytimessä olevaa seremoniaa, Daily Standuppia, väheksytään. Tuntuu että Scrum Daily on seremonioista vähiten arvostettu ja eniten väärinymmärretty. Osa ihmisistä on jopa sitä mieltä, että dailyä ei tarvita ollenkaan, tai se pitäisi korvata jonkinlaisella muulla kokousformaatilla. Usein törmää myös tiimeihin, jotka eivät pidä dailyjä ollenkaan tai ovat päättäneet harventaa niitä kahteen kertaan viikossa. Jos haluatte lukea todellista "daily-vihaa" niin lukaiskaa tämä kirjoitus.

Oletan tässä, että lukija tietää, mikä Scrum Daily on. Jos epäilet, että et tiedä perusasioita Scrum Dailystä, käy lukemassa tämä blogi!

Pitääkö kaikkien dailyjen olla jokapäiväisiä?

En väitä, että kaikkien tiimien pitää Scrum Daily joka päivä, tai edes kaksi kertaa viikossa. Palaan tämän blogin loppupuolella eri skenaarioihin, milloin päivittäinen kokous on tarpeen, milloin riittää 2 kertaa viikossa, ja milloin ei koko dailyä tarvita lainkaan. Haluaisin sitä ennen kuitenkin avata vähän omaa käsitystä dailystä ja siitä, miksi sitä pidetään, ja mitä hyvin pidetyllä dailyllä voi saavuttaa. Käydään tämä läpi katsomalla yleisimpiä perusteluja sille, miksi dailyt ovat ajanhukkaa.

Kolme usein esitettyä perustelua dailyjen turhuudelle

Kolme useimmin esitettyä perustelua sille, että Scrum Daily on turha ovat:

• Daily keskeyttää työnteon – juuri kun olit tekemässä jotain tärkeää, sinut kiskotaan dailyyn, ja joudut hakemaan tekemisen flow tilan taas uudelleen
• Dailyyn menee aikaa hukkaan, jonka voisi käyttää tuottavaan työhön
• Muiden töiden kuuntelu ei kiinnosta, koska kaikkien pitäisi vaan tehdä omat hommansa, eikä kiusata muita omilla ongelmilla. Näin toiminta olisi tehokasta.

Nämä ovat ymmärrettäviä, mutta itse väitän, että usein näitä perusteluja esittävät ihmiset eivät ole ymmärtäneet ihan koko kuvaa. Dailyllä voidaan saavuttaa paljon enemmän. Katsotaanpa seuraavaksi, mitä vastaväittämiä voidaan näihin kolmeen perusteluun esittää.

Counterpoint 1: Scrum Daily keskeyttää työnteon

Tämä on totta. Mutta tässä on huomattava yksi asia – se keskeyttää työnteon aina samaan aikaan joka päivä! Ihmiset voivat siis valmistautua siihen, että kello 9:45 on daily. Jos tulet töihin kello 8:00, tiedät että sinulla on 1 tunti ja 30 minuuttia aikaa tehdä mitä haluat. Viimeisen 15 minuuttiahan voit käyttää sen miettimiseen, mitä muiden kannattaisi tietää sinun töistäsi, ja onko sinulla muille kysymyksiä?

Daily on suunniteltu keskeytys

Dailyn idea on juuri olla säännöllinen aika jakaa ja kysyä. Usein meillä on päivän mittaan asioita, joita kysymme muilta, tai haluaisimme kysyä, mutta emme saa vastausta. Ehkä muut ovat "in the zone" eivätkä seuraa Slackia tai Teamsia. Ehkä Slack viestit ovat menneet ohi huomaamatta. Ehkä ne on huomattu, mutta huomion on sitten kaapannut joku muu asia. Daily on paikka, missä voit muistuttaa muita siitä, että tarvitset heiltä vastauksia. Totta kai voit hoitaa asian myös puhelimella, kopauttamalla heitä olalle, mutta mitä teet silloin? Keskeytät heidät. Dailyn kauneus on juuri se, että se on suunniteltu keskeytys. Sen jälkeen olet saanut ihmisten huomion ja voit puristaa heistä haluamasi vastaukset. Lopun päivää he voivat olla omassa maailmassaan ja sinun työt etenee taas.

Dailyyn valmistaudutaan koko edellinen päivä.

Dailyynkin voi valmistautua

Tämähän tarkoittaa sitä, että dailyynkin pitää valmistautua. Ja siihen valmistaudutaan koko edellinen päivä: kerää asiat, joita haluat tietää muilta tai jotka ovat blockereita, mutta eivät niin blockaavia, että ne pitää hoitaa juuri silloin. Sellaiset blockerit siis, jotka voi odottaa huomisen dailyyn. Kun kaikilla on tällaiset listat edessään tai mielessään dailyn alkaessa, alkaa kokous tuntumaankin ihan tarpeelliselta, eikö niin?

Meet afterit kunniaan

On myös huomattava, että näitä kysymyksiä ja blockereita ei ratkaista dailyn kuluessa. Daily on vain viehe, mato koukussa, ilmainen ämpäri Tokmannin avajaisissa, joka houkuttelee ihmiset paikalle. Nämä asiat keskustellaan Dailyn jälkeen, meet aftereissa. Scrum Master pitää huolen siitä, että daily pysyy kurssillaan eikä siinä aleta keskustelemaan asiaa.

Dailyn jälkeen voidaan käsitellä avoimia asioita, joihin ei ole vielä saatu vastauksia

Tietenkin, asiat, jotka pysäyttävät tekemisen ja joihin pitää saada vastaus heti, niin niiden kanssa ei odotella seuraavaa dailyä, vaan mennään kysymään heti. Usein vaan on paljon asioita, joista ajattelee että "okei, kysyn tätä muilta mutta voin silti edetä vielä tämän kanssa, tarvitsen vastauksen huomenna."

On myös sellaisia ihmisiä, joiden on hankala mennä kysymään muilta kysymyksiä. Super introvertteja on jostain syystä paljon ohjelmistokehittäjien keskuudessa. Ehkä se on se, että pitää tehdä paljon luovaa työtä omissa aivoissa. Joka tapauksessa, tiimi ja Scrum Master voivat käyttää dailyä avuksi ja puristaa dailyissä näistä ihmisistä kysymykset ulos, jos he eivät muuten halua tulla muilta mitään kyselemään.

Avainasiat:

• Opeta tiimi siihen, että kysymyksiä, jotka eivät ole kiireellisissä, ratkaistaan dailyn jälkeisissä meet-aftereissa

Counterpoint 2: Dailyyn menee aikaa

Scrum Daily vie maksimissaan 15 minuuttia, ja usein se on lyhyempi. Se voi mennä viidessäkin minuutissa, mutta tuskin sitä nopeammin. Paljonko työaikaa tähän siis menee? 7 ihmisen tiimissä, jos oletetaan että siihen menee 10 minuuttia, se on noin tunti työaikaa. Dailyn on kuitenkin tarkoitus säästää työaikaa ja suurentaa todennäköisyyttä, että asiat menevät eteenpäin. Miten tämä tunti säästyy?

Hyvässä dailyssä tiimi huomaa, jos joku on pulassa, muttei vielä uskalla pyytää apua

Hyvässä dailyssä tiimi huomaa, jos joku näyttää jäävän jumiin tai tarvitsee apua. Olisi siis tärkeää kuunnella ja tuntea tiiminä vastuuta siitä, että sprinttiin valitut asiat näyttävät etenevän sitä kohti, että ainakin suurin osa työstä saadaan valmiiksi. Dailyssä on tilaisuus kertoa yllätyksistä, hankaluuksista, ratkaisuista.

Scrum Daily on ennakkovaroitus testaajille

Daily on myös ennakkovaroitus testaajille (kyllä, testaajiakin on tiimeissä), mitä tarinoita ja bugifiksejä on seuraavaksi tulossa testaukseen. Usein testaus nopeutuu, jos testiympäristöt virittää vaikkapa bugifiksiä varten valmiiksi. Vaikka tällaista ei olisikaan, on ihmisten mieli primed, viritetty vastaanottamaan joku tietty työ. Tai ainakin paljastuu, jos pitää tutustua enemmän asiaan, ennen kuin sitä aloittaa. Dailyssä voidaan myös sopia handover chat, jos sitä tarvitaan.

Daily on mekanismi, jolla tiimi huomaa ennalta arvaamattomat asiat.

Näkyykö tunnelin päässä valoa?

Melkein jokaisen työn alla olevan asian pitäisi olla niin selkeä, että dailyssä on helppo sanoa montako päivää tai tuntia työitemin loppuun saattamiseen kultakin henkilöltä menee. "Valmis testaukseen huomenna." "Valmis testaukseen perjantaina yöbuildista." Jos tätä "tunnelin päätä" ei olekaan jostain asiasta näkyvissä, se tarkoittaa usein sitä, että työtä tekevä ihminen on törmännyt ennalta arvaamattomiin haasteisiin. Tiimin pitäisikin tällaisessa tilanteessa huomata, osaako henkilö nostaa blockereita tai kysymyksiä esiin. Jos ei osaa, tiimin tai Scrum Masterin pitää osata tarttua asiaan. Daily on mekanismi, jolla tiimi huomaa tällaiset ennalta arvaamattomat asiat. Hyvällä backlog refinement -käytännöllä voi parantaa tätä, mutta yllätyksiä tulee aina.

Jos tunnelin päässä ei useinkaan näy valoa, se on suora merkki Scrum Masterille ja Product Ownerille, että backlog refinement käytännöissä on vakavia puutteita.

Houkuttele Product Owner kuulemaan

Daily myös toimii "hunajana" vaikkapa Product Ownerille. Vaikka PO ei olekaan dev-tiimin jäsen, hän voi tulla kuuntelemaan dailyä, ja jäädä sen jälkeen "haastateltavaksi". Näin devaajilla on mahdollisuus näyttää työnsä tuloksia PO:lle, kysyä kysymyksiä yms. Ja loppupäivän PO voi priorisoida omaa ajankäyttöään vaikkapa asiakkaisiin tai stakeholdereihin. Näin PO:llakin on aina viimeisin tieto tiimin työtilanteesta.

Avainasiat:

• Scrum Daily kestää oikeasti vain 10-15 minuuttia – Scrum Master pitää huolen siitä
• Daily alkaa aina minuutilleen samaan aikaan, ketään ei odotella
• Dailyssä vain identifioidaan asiat mistä pidetään meet after
• Testaajat kuulevat mitä kohta tulee testattavaksi ja voivat kiinnostua - tarvittaessa sovitaan handover chat
• Product Ownerin "kysely ja pre-demo" hetki voidaan pitää dailyn jälkeen
• Tiimi vertaa asioiden etenemisnopeutta sprint planiin ja havaitsee jos ei olla menossa planin mukaan
• Meneillään olevien asioiden loppu pitäisi aina olla näkyvissä. Tunnelin päässä pitäisi näkyä valoa! Jos ei näy - tiimin pitää reagoida - jotain on pielessä.
• Tiimin jäsenet jakavat oppeja, kysymyksiä ja uhkia dailyssä, ei pelkästään "mitä tein eilen ja mitä teen tänään"

Counterpoint 3: muiden jutut ei kiinnosta

Mitä kertoo tiimistä se, että jäseniä ei kiinnosta mitä muut tekevät? Minulle se on ainakin selvä merkki siitä, että kyseessä ei ole "tiimi". Kyseessä on vain ryhmä ihmisiä, jotka sattuvat tekemään asioita yhdessä. Tiimi tarkoittaa sitä, että ensinnäkin, porukka tuntee yhteistä vastuuta siitä mitä toimitetaan. Miten yhteinen vastuu on mahdollista, jos et ole kiinnostunut muiden tekemisestä? Kaikki on sidoksissa toisiinsa. Ei tiimi voi toimittaa mitään, jos joku tiimin jäsen ei ole saanut asioita valmiiksi.

Tiimi tarkoittaa sitä, että autetaan jos toinen on hätää kärsimässä.

Kaikki puolustaa!

Toinen syy olla kiinnostunut muiden töistä on se, että joskus on hyvä mennä auttamaan. Tiimi tarkoittaa sitä, että autetaan jos toinen on hätää kärsimässä. Miten sellainen jääkiekkojoukkue pärjää, joka jättää puolustamisen vain puolustajille? Hyökkääjät jäävät vaan vastustajan siniviivalle köllöttämään, kun vastustaja hyökkää viidellä kenttäpelaajalla. Taitaa kolmosdivari kutsua.

Tähtipelaaja joutui sairastuvalle

Entäpä jos käy niin, että joku tiimin jäsen saa kiireistä muuta työtä, tai jopa jää miesflunssan kourissa kotiin sohvalle. Mitä sitten tehdään? Jos ei ole minkäänlaista kiinnostusta muiden töihin, kukaan ei tiedä edes mitä backlog itemia kaveri oli tehnyt, ja mihin asti päässyt. Miten jatkaa? Mitä jos muiden hommat jäivät kiinni tästä backlog itemista? Tiedän – hyvä backlog item on riippumaton muista. Usein näin ei kuitenkaan ole, vaan Sprinttiin valitaan asioita, joilla saattaa olla jonkinlaisia sidoksia toisiinsa. Hyvä tiimi pystyy ottamaan pallon, ja jatkamaan peliä, jos Ronaldo peippailee punaisen kortin.

Avainasiat:

• Tiimi, jossa jäseniä ei kiinnosta mitä muut tekevät ei ole tiimi. Olette parhaimmassa tapauksessa ryhmä. Saatatte vetää samaan suuntaan tai sitten ette. Jos haluatte olla tiimi - olette kiinnostuneita toistenkin töistä.
• pakota muut kuuntelemaan - Scrum Masterin pitää valmentaa tiimi kiinnostumaan muidenkin hommista
• olette samassa veneessä - soutuveneiden armada ei voita taistelulaivaa. Olkaa kiinnostuneita siitä, mitä muut tekevät.

Ota nämä asiat huomioon

• Mitä enemmän olette "tiimi", eli teette toisistaan riippuvia asioita tai kaikki pystytte tekemään mitä tahansa, sitä enemmän tarvitsette päivittäisiä dailyjä. Jos olette taas enemmän "yksilötaitosiiloja", sitten riittää pari kertaa viikossa tai kerran viikossa kokous (tai dailyvihaajan edellä kuuluttama "päätöskokous").
• Mitä enemmän tiimisi jäsenet ovat arkoja kysymään tai nostamaan ongelmia tai riskejä esiin, sitä enemmän tarvitsette päivittäisiä dailyjä. Tässä tapauksessakin, muista puristaa, jos näyttää siltä, että joku on jumissa.
• Mitä kiireisempi tuotepäällikkönne tai Product Ownerinne on, sitä tärkeämpi olisi saada häneltä hetki aikaa dailyn jälkeen "kysymystuntia" varten.
• Valmenna tiimiä valmistautumaan dailyyn. Kerätkää ei-kiireisiä kysymyksiä, joihin ette ole saaneet riittäviä vastauksia muissa kanavissa. Slack tai teams voi auttaa, mutta siihen luottaminen ei poista daily meetingin arvoa.
• Laajentakaa tarvittaessa dailyn "kolmea kysymystä". "Mitä opin eilen, mikä muiden pitäisi tietää?" on hyvä kysymys. "Mikä uusi riski uhkaa meitä?" on toinen. "Minulla on kysymys Lasselle ja Harrille liittyen asiaan X – jäisittekö dailyn jälkeen tähän minuutiksi". Kolmen peruskysymyksen tarkoitus on olla avaaja, mutta timeboxin puitteissa voitte kysyä muitakin kysymyksiä.
• Groomatkaa asiat hyvin, ja pitäkää dailyissa tiiminä huolta siitä, että jokaisen asian "tunnelin pää" on näkyvissä – jos se ei ole, reagoikaa siihen.