Onko itseohjautuva Scrum-tiimi myös itsemotivoituva?

Tässä blogissa pohdin sitä, miten Scrum-tiimin motivaatio rakentuu töissä. Katsotaan ensiksi motivaatiota yleisesti, ja sen jälkeen niitä asioita, jotka vaikuttavat nimenomaan Scrumia käyttävän tiimin motivaatioon.

Hyvä motivaatio johtaa parempiin tuloksiin ja nopeampaan oppimiseen!

Motivaatio on se voima, joka puskee ihmisiä hakemaan parempia tuloksia.

Miksi motivaatio on niin tärkeää? Tästä on meillä jo aikaisemminkin kirjoitettu blogeja (lue esim. tämä). Motivaatio, tai toisin sanoen ”draivi”, on se voima, joka puskee ihmisiä tekemään enemmän, yrittämään kovempaa ja hakemaan parempia tuloksia. Mutta suuri ero motivoituneen tai vähemmän motivoituneen tiimin välillä löytyy myös oppimisnopeudesta. Paremmin motivoitunut tiimi on automaattisesti kiinnostunut niistä asioista, jotka hidastavat tiimiä.

Itseohjautuva tiimi ei tarkoita itsemotivoituvaa tiimiä!

Usein kun puhutaan ketteryydestä tai itseohjautuvista tiimeistä, tuntuu siltä, että motivaatio jotenkin unohdetaan. Monesti ajatellaan, että koska Scrum-tiimi on itseohjautuva, eikä sillä ole johtajaa, niin se jotenkin automaattisesti takaa sen, että tiimi on heti myös motivoitunut. Mielestäni näin ei ole, vaan ketterän Scrum-tiiminkin motivaation tukeminen on tärkeää.

Kenen pitää huolehtia tiimin motivaatiosta?

Kenen sitten pitäisi huolehtia motivaatiosta? No tiimin itsensä, totta kai. Mutta myös tuoteomistajan, tuotekehityksen linjaesimiesten ja miksei myös Scrum Mastereiden. Motivaatiota ei saisi jättää vain tiimin itsensä tai tiimin joidenkin jäsenten harteille.

Mikä motivoi Scrum-tiimejä?

Ihmisten motivaatio tulee monenlaisista asioista. Toiset tykkäävät työstä, toiset työkavereista, toiset asiakkaiden palvelemisesta ja asiakaskontaktista. Toisille työ on vain ajankulua, kun taas toiset ihmiset ovat työssäänkin ristiretkellä, elämän mittaisella missiolla. Ihmiset ovat todellakin erilaisia, ja ei varmaankaan ole olemassa vain yhtä asiaa, mikä motivoi ihmisiä työssä.

Paitsi tietenkin rahallinen korvaus. Yhteiskunta pyörii rahalla, ja laskut täytyy maksaa. Rahakorvauksessa tutkimustulokset osoittavat, että raha kyllä motivoi ihmisiä tekemään kovempaa töitä, mutta tilanne on paljon monimutkaisempi.

Motivaatiotekijä 1: Arvostus

Ihmisiä motivoi työstä ja tuloksista saatava arvostus

Rahakorvaus on työntekijälle myös mittari siitä, miten paljon organisaatio arvostaa työntekijän panosta. Voi olla, että kun tietty rahakorvauksen taso on saavutettu (eli työntekijä pystyy elämään palkalla normaalia elämää ilman tuskia), rahakorvauksen motivaatiovaikutus tuleekin siitä, että se on mekanismi organisaation osoittaa, että työntekijän työ on arvokasta, ja sitä arvostetaan.

Vaikka tiimin palkitseminen ei useinkaan suoranaisesti liity Scrum-menettelytapaan, kannattaa nyt laittaa muistiin se, että ihmisiä motivoi työstä ja tuloksista saatava arvostus. Mitä keinoja on vahvistaa tiimin jäsenten oloa siitä, että heidän työtään ja panosta arvostetaan? Tähän minulla ei ole tyhjentävää vastausta, mutta ainakin johdon huomio esimerkiksi demoissa ja tuoteomistajan uteliaisuus työn tuloksista sekä Sprint Review'ssä että myös sprintin kuluessa ovat hyviä keinoja. Ei myöskään yhtään haittaa muistaa sitä, että hyvistä saavutuksista pitää kiittää ihmisiä ja pitää muistaa juhlia onnistumisia. Pienetkin pullahetket luovat mukavaa tunnelmaa ja tunnetta siitä, että työtä arvostetaan.

Motivaatiotekijä 2: Työtyytyväisyys

Mikä muu sitten vaikuttaa siihen, miten vahvaksi motivaatio koetaan Scrum-tiimissä? Yksi sellainen asia voi olla yleinen tyytyväisyys työpaikalla ja nimenomaan tiimissä. Työtyytyväisyys tuntuu olevan jopa rahaa parempi mittari tulosten kannalta. Raha on alempana tarvehierarkiassa. Jos rahakorvaus on tarpeeksi hyvä, työtyytyväisyys on yksi asioista, joka motivoi ihmisiä, ja johtaa aika universaalisti parempiin tuloksiin. Tai ainakin niin, että jos työtyytyväisyys on huonolla tasolla, se huonontaa tiimin tuloksia vahvasti!

Motivaatiotekijä 3: Selkeät tavoitteet

Tutkimuksissa on myös osoitettu, että tavoitteiden selkeä määrittely on myös asia, joka motivoi ihmisiä. Mitä tämä tarkoittaa Scrum-tiimissä?

Scrum-tiimissä tavoitteiden selkeys liittyy pariin asiaan. Ensinnäkin, backlog itemien selkeys on tärkeää. Jos backlog itemit ovat suurelta osin vain ”otsikoita” ja kaikki vain olettavat, että kyllähän se ja se backlog item on ihan itsestään selvä, tilanne on huono. Tiimin jäsenet, jotka saavat huonosti määritellyt itemit itselleen, stressaantuvat.

Puutteellisen määrittelyn lisäksi backlog itemeissa on aina syytä muistaa se, millä tavalla ne liittyvät loppukäyttäjän tarpeisiin. Miksi tarina tehdään?

Määrittely ja ”miksi” on helppo laittaa kuntoon, kun backlog refinement -käytännöt ovat kunnossa. Scrum Masterin ja tuoteomistajan olisikin syytä pitää huolta, että backlog itemit pyritään aina jalostamaan ja juttelemaan ennen niiden ottamista työn alle.

Tavoitteiden selkeyteen liittyy myös ison kuvan ymmärrys. Scrum-tiimi tekee työtä pienien, atomisten tarinoiden tasolla. Tässä käy helposti niin, että iso kuva unohtuu. Tuotepäällikön, tuoteomistajan ja mahdollisesti projektipäällikön olisikin syytä tunnustella, miten hyvin iso kuva ymmärretään. Releasen ja projektin tavoitteita ei yleensä voi julistaa liikaa!

Motivaatiotekijä 4: Sopivan haastavat tehtävät

Itseohjautuvassa tiimissä ei ole perinteistä ”johtajaa”, joka puskisi ihmisiä eteenpäin. Linjaesimies on Scrum-tiimeille usein vähän perinteisiä organisaatioita etäisempi. Miten sitten ketterästi toimiva tiimi varmistaisi sen, että tiimin jäsenet uskaltavat ”kurkottaa” vähän aina ylemmäs ja kauemmas, hakemaan lisää haasteita?

Tiimiä olisi hyvä muistuttaa siitä, että monitaitoisuus on tärkeää. Ei siilotuta tiimin sisällä, vaan ollaan uteliaita siitä, mitä muut tekevät ja osaavat. Yritetään laajentaa omaa taitopohjaa. Monitaitoiset tiimin jäsenet luovat tiimille joustavuutta, joka voi pelastaa joskus hankalilta tilanteilta.

Usein tiimeistä löytyy kokeneita ihmisiä, jotka toimivat ”äitihahmoina” ja voivat ehdottaa muille tiimin jäsenille, jos he voisivat opetella uusia taitoja. Suuri rooli on kuitenkin osaavalla Scrum Masterilla. Scrum Master voi vaikka retrospektiiveissä ottaa esille, että jokaisen kannattaa opetella uusia taitoja. Oppimisen uteliaisuus on kuin hiillos, jota Scrum Master puhaltaa hehkumaan kovempaa. Tiimin kannattaa myös arvostaa oppimista korkeammalle kuin tekemisen tehokkuutta. Aina ei kannata antaa työtehtävien mennä sille ihmiselle, joka hoitaa ne nopeiten!

Motivaatiotekijä 5: Roolien vastuiden selkeys

Motivaatioon vaikuttaa myös organisaation roolien vastuiden määrittelyn selkeys. Jos roolit ovat epäselvästi määritellyt, tai vastuissa on ”valkoisia alueita kartalla” tai vastuukonflikteja, se vaikuttaa tiimin työn selkeyteen ja sitä kautta motivaatioon.

Ketterässä toimintatavassa roolien selkeyttä voi ajatella esimerkiksi siinä, miten hyvin on organisaatiossa määritelty seuraavat roolit ja niiden vastuut

• Tuotepäälliköt vs. tuoteomistajat
• Projektipäälliköt vs. tuoteomistajat
• Tiimin sisällä tapahtuva testaus
• Arkkitehtien ja käytettävyysspesialistien rooli vs tiimin oma vastuu tällä saralla

Tämän lisäksi kannattaa myös huomioida tiimin sisäinen työnjako. Ketterässä, itseohjautuvassa tiimissä kun ei ole määriteltyjä ”rooleja”. Roolien epäselvyys, eli helpoiten selitettynä se, kuka tekee mitäkin, on yksi työtyytyväisyyteen ja tuloksiin vaikuttava asia. Olisikin syytä varmistaa, että tiimi osaa keskenään sopia, kuka tekee mitä. Kokenut tiimi, missä tiimin jäsenet tuntevat toisensa, osaa tehdä tämän helposti. Uusissa tiimeissä tähän kannattaa käyttää enemmän aikaa. Scrum Masterien olisi hyvä huomata tiimin roolijaon selkeys. Jos vaikuttaa siltä, esimerkiksi uuden tiimin tai uusia henkilöitä tiimissä kyseessä ollessa, että roolijako on epäselvä, Scrum Masterin kannattaa seremonioissa varautua käyttämään enemmän aikaa backlog itemien tehtäväjakoon, taskitykseen.

Motivaatiotekijä 6: Johdon tavoitettavuus ja lähestyttävyys

Jos johto osoittaa olevansa kiinnostunut tiimin työstä, se vaikuttaa positiivisesti motivaatioon.

Yksi asia, mikä vielä liittyy Scrum tiimin motivaatioon, on johdon tavoitettavuus, lähestyttävyys ja paikallaolo. Jos johto osoittaa olevansa kiinnostunut tiimin työstä, se vaikuttaa positiivisesti motivaatioon. Kaikki tiedämme, että johtajilla on aina kiire. Pelkästään se, että osoitetaan huomiota näyttää, että johto arvostaa tiimin työtä. Johdon tuki on myös tärkeä asia. Usein Scrum tiimit törmäävät työtä hidastaviin seikkoihin, joiden ratkaiseminen voi olla tiimin oman valta-alueen ulkopuolella. Jos organisaation johto osoittaa olevansa kiinnostunut auttamaan ja ratkaisemaan tällaisia ongelmia, se antaa tiimille olon, että tiimistä välitetään ja tiimin ongelmien ratkaisu on johdolle tärkeää. Kaikki tämä vaikuttaa motivaatioon.

Johdon tiedottaminen on myös tärkeää. Jos organisaation johto toimii tiedottamisessa avoimesti, ketterien arvojen mukaisesti, se auttaa myös tiimejä ymmärtämään, että avoimuus on organisaatiossa arvostettua.

Motivaatiotekijä 7: Palaute

Ketterä, itseohjautuva tiimi ei tarkoita sitä, että tiimin jäsenet yhtäkkiä muuttuvat ihmisinä sellaisiksi, että heitä ei motivoikaan johtajan tuki, palaute ja hyväksyntä. Johtajan tuki on tärkeämpääkin kuin työkavereiden tuki ja hyväksyntä. Product Ownerin hyväksyvä ja tukeva rooli on todella tärkeä!

Koska Scrum tiimiltä puuttuu ”johtaja”, kuka voi ottaa tämän tärkeän palautetta, tukea ja hyväksyntää antavan roolin? Näen neljä vaihtoehtoa. Scrum Master, Product Owner, ketterän tiimin jäsenet, ja linjaesimies. Tässä näkisin, että avainrooli on Scrum Masterilla. Hän voi valmentaa tiimiä antamaan jäsenilleen tukea ja palautetta ja ylläpitämään hyvää fiilistä tiimissä. Samoin Scrum Master voi valmentaa Product Owneria toimimaan työn hyväksyjänä niin, että ihmiset kokevat onnistumisen elämyksiä myös ketterillä toimintatavoilla. Ja viimeiseksi, Scrum Masterin pitäisi valmentaa myös linjaesimiestä toimimaan ”ei-ketteränä isähahmona” joka katsoo toimintaa tiimin ulkopuolelta. Linjaesimiehen rooli on mahdollistava ja rakentava.

Ketteriä toimintatapoja käyttävän organisaation motivaatiomuistilista

1. Varmista Scrum Masterien vahva osaaminen, ei pelkästään teknisen Scrumin osaaminen, vaan myös valmennusosaaminen ja kokemus. Tällainen osaaminen ei synny sertifikaattikoulutuksissa, se on mahdollista oppia vain käytännönläheisesti harjoittelemalla. Jos tuntuu siltä, että tarvitset ulkoista ”valmenna valmentajat” apua, ota meihin yhteyttä.

2. Vahvista onnistumisen tunteita. Varmista että tiimi muistaa huomioida hyvät saavutukset ja pitää pieniä juhlahetkiä. Kiitetäänkö tiimissä riittävästi? Reagoidaanko tiimissä toisten tiimin jäsenien havaintoihin, tuloksiin? Hyvä tiimi hurraa itselleen!

Varmista myös, että tuoteomistajat ymmärtävät roolinsa työn tulosten ”hyväksyjänä” ja osaavat tarpeeksi kiittää ihmisiä! Tämän pitää olla lähes päivittäistä! Jos tuoteomistaja ei ole tänään kiittänyt vielä ketään, päivä on pilalla! Miten tiimin jäsenet tai tuoteomistaja reagoi, kun jotain saadaan valmiiksi? Miten hyvä tulos jossain työtehtävässä tai backlog itemin valmiiksi saamisessa saa työn tekijälle hyvän olon, onnistumisen tunteen? Tuleeko se tiketin siirtämisestä kanban-taululla done sarakkeeseen? Miten Sprint reviewtä voi kehittää sellaiseksi, että se vahvemmin antaa onnistumisen tunteita valmiiksi saadusta työstä, eikä vain fokusoi keskenjääneeseen?

3. Pystytkö mittaamaan ihmisten työtyytyväisyyttä? Tiedätkö, mitkä asiat ottavat tiimissä päähän? Tiimin retrospektiivi on hyvä seremonia, mutta vaikka se toimisikin hyvin, älä luota siihen liiaksi. Joskus tiimit fokusoivat omien retrojensa miettimisen liikaa pelkästään asioihin, joille he voivat itse tehdä jotain. Tällöin saattaa jäädä unholaan asiat, joiden ratkaisu vaatisikin isokenkäisemmiltä jotain toimenpiteitä. Tutki työtyytyväisyyttä säännöllisesti, ja paljasta asiat, jotka harmittavat ihmisiä.

4. Paranna työtä selkeyttäviä seremonioita. Pääroolissa tässä on backlog refinement -seremonia ja Sprintin suunnitteluseremonia. Sivuroolissa on kommunikaatio tekemisen aikana – joko daily standup, small discussions -seremonia, tai muu kommunikaatio tiimissä.

5. Älä salli siiloja – ei organisaatiossa, eikä myöskään tiimien sisällä. Pyrkikää oppimaan uusia asioita, ja vähentämään asioita, jotka ovat vain ”yhden ihmisen aivoissa”.

6. Selkeytä epäselviä rooleja ja vastuita. Älä oleta, että ihmiset tietävät, mitä heidän vastuulleen kuuluu. Usein toistuvia ongelmakohtia on tuotepäällikkö, tuoteomistaja, projektipäällikkö ja Scrum Master roolien epäselvyys.

7. Kommunikoi iso suunta. Miksi jotain tehdään, mitä aiomme saada tänä vuonna, tai tässä releasessa. Tämä on johtajien, tuotepäällikön ja tuoteomistajan vastuulla.

8. Huolehdi siitä, että myös ketterästi toimivassa organisaatiossa työntekijöillä on kanava nostaa asioita johdon tietoon. Vaikka organisaatio toimiikin ”itseohjautuvasti”, on silti tärkeää, että johtajat ovat helposti lähestyttäviä ja kiinnostuneita tiimien työn tuloksista. Organisaation ”suurten johtajien” kannattaisi esimerkiksi kiertää tiimejä ja tutustua työn tuloksiin demoissa, kysellä saavutuksista ja ongelmista ja todistaa tukensa tiimeille esimerkiksi ratkaisemalla jotain heihin vaikuttavia ongelmia tai resurssipuutteita.

Motivaatio-asiat ovat hankalia, mutta hyvin motivoituneet tiimiläiset saavat paljon enemmän aikaan. Toivottavasti juuri sinun motivaatio miettiä näitä asioita parani tämän kirjoituksen johdosta, ja ehkä sait ajatuksia ja ideoita, mitä voisitte kokeilla tehdä enemmän tai muuttaa teidän organisaatiossa.