Siirtyminen Jira Service Managementin käyttöön tarjosi täydelliset ja joustavat olosuhteet ruotsalaisen ammattiliiton edustajille ja loppukäyttäjille.
”Yhteistyö on sujunut loistavasti. Selkeys, reagointikyky ja kunnioitus ovat kaikki osaltaan vaikuttaneet hankkeen onnistumiseen.” – Anders Lidén, IT-liiketoimintakonsultti Riadassa, joka on nykyään osa Eficodea.
Tiukassa aikataulussa pysyminen edellytti ketteriä sprinttejä, reagointikykyä ja yhteistyöhalukkuutta. Yhdellä Ruotsin suurimmista ammattiliitoista on nyt käytössään tehokas kirjaustenseurantajärjestelmä, jota laajennetaan vähitellen erilaisilla lisäominaisuuksilla. Atlassianin ITSM-ratkaisu, Jira Service Management, helpottaa sekä liiton edustajien että loppukäyttäjien elämää. Riada, joka on nykyään osa Eficodea, avusti ratkaisun toteutuksessa ja tarjoaa jatkossakin tarvittavaa asiantuntemusta.
Aiemmin liitto käytti kirjaustenseurantajärjestelmää, joka ei vastannut liiton tarpeita. Se ei tarjonnut oikeita ominaisuuksia tai mitattavuutta, eikä järjestelmää ollut mahdollista integroida toimittajien kirjaustenseurantaratkaisuihin. Kun järjestelmän tuki siirrettiin ulkomaille ja lisenssisopimus oli päättymässä, liitto päätti, että oli aika löytää uusi järjestelmä ja pitkäaikainen Atlassian-kumppani.
Haastena oli tiukka aikataulu
Järjestelmäksi valittiin Atlassian ITSM: Jira Service Management, joka täyttää liiton tarpeet ominaisuuksien, joustavuuden ja mitattavuuden osalta. Järjestelmä voidaan integroida liiton yhteistyökumppaneiden käyttämien järjestelmien kanssa, jolloin voidaan varmistaa saumaton kirjausten seuranta. Toinen järjestelmän valintaan vaikuttanut tekijä oli kilpailukykyinen hinta.
Liiton kannalta oli ratkaisevan tärkeää, että valittu Atlassian-kumppani on kokenut, sillä on pitkän aikavälin näkemystä ja se pystyy selviytymään haasteista. Liitto halusi myös pienentää riippuvuuttaan konsulteista ja hoitaa hallinnolliset asiat itse. Todettiin, että Riada pystyy täyttämään nämä vaatimukset.
Työryhmällä oli runsaat kaksi kuukautta aikaa ottaa käyttöön uusi kirjaustenseurantajärjestelmä. Jos työtä ei olisi saatu valmiiksi, kun nykyisen järjestelmän lisenssi loppui, se olisi vaikuttanut suoraan 3 600 loppukäyttäjään.
”Olemme ylpeitä voituamme auttaa liittoa helpottamaan sekä loppukäyttäjien että edustajien elämää. Heidän loistavan näkemyksensä ansiosta molemmat osapuolet ymmärsivät hankkeen vaatimukset ja me pystyimme tehokkaasti auttamaan toimivan perustan luomisessa.” – Christian Nordström, Atlassian-konsultti ja ITSM-asiantuntija Riadassa.
Ratkaisuksi ketterät menetelmät ja priorisoinnit
Tiukan aikataulun hallintaan vaikuttivat menestystekijät: usein toistuvat projektien yhteensovitukset ja ketterät sprintit. Työryhmä kokoontui joka viikko ja kävi läpi tilanteen, prioriteetit ja tulevan viikon työt. Tärkeä agendan kohta oli Riadan muulle työryhmälle pitämä esittely, joka synnytti arvokasta palautetta.
- Vaihe 1: Tavoitteena oli korvata vanha kirjaustenseurantajärjestelmä lisäämättä uusia ominaisuuksia. Järjestelmä olisi toimiva ja tietoja siirrettäisiin, mutta mitään lisäominaisuuksia ei vielä otettaisi käyttöön. Tätä tavoitetta kerrattiin useita kertoja, mikä oli aikataulussa pysymisen kannalta keskeistä.
- Vaihe 2: Ominaisuuksia ja automaatiota lisättiin kirjausten seurannan työnkulun parantamiseksi. Esimerkiksi liiton toimittajat integroitiin Jira Service Managementiin, jotta kirjauksia voitiin käsitellä entistä sujuvammin.
Lopputuloksena vankka perusta ja vähemmän turvautumista konsultteihin
Liitolla on nyt vakaa järjestelmä, jota voidaan kasvattaa tarpeen mukaan ja jossa voidaan luoda ongelmaraportteja ja palvelupyyntöjä. Jira Service Managementin tarjoama joustavuus antaa käyttäjille parhaat edellytykset kehittyä ITSM:ssä entisestään.
Liiton edustajien on helpompi hallita asioita uudessa järjestelmässä. Integrointi toimittajien kanssa antaa heille mahdollisuuden ohittaa useita manuaalisia vaiheita. Uudistettu, entistä selkeämpi paveluluettelo on käyttäjäystävällisempi loppukäyttäjien näkökulmasta ja tarjoaa yksinkertaisia vaihtoehtoja. Parempi mitattavuus tarkoittaa, että he voivat myös seurata asiansa etenemistä.
Viisi keskeistä hyötyä:
- Turvallinen järjestelmä, joka voi kehittyä liiton rinnalla.
- Käyttäjäystävällinen kirjausten raportointi ja palvelupyyntöjen esittäminen.
- Saumaton kirjausten seuranta toimittajien integroinnin avulla.
- Pienentynyt tarve turvautua konsultteihin.
- Kirjausten entistä parempi mitattavuus.
Tiivis yhteistyö johtaa menestykseen
Tiukka aikataulu ja selkeät tavoitteet ovat tuoneet työryhmän yhteen. Ketterät työskentelytavat loivat pohjan hyvälle yhteistyölle, jossa reagointikyky ja nopeus ovat keskeisiä tekijöitä. Koko prosessin ajan on keskitytty luomaan loistava käyttäjäkokemus sekä liiton edustajille että loppukäyttäjille.
Pienentynyt tarve turvautua konsultteihin on merkittävä etu liitolle, sillä nyt se pystyy hoitamaan hallinnolliset tehtävät itse. Yhteistyö Riadan kanssa jatkuu, mutta ei enää osana päivittäistä työtä. Sen sijaan liitto turvautuu Riadan asiantuntemukseen, kun on tarvetta laajentaa ja parantaa tuotteen ominaisuuksia. Kun otetaan huomioon Jira Service Managementin avaamat laajat mahdollisuudet, voimme varmuudella todeta, että vain taivas on rajana.
