Raportointi kuntoon Jira Service Managementin avulla
Contribyte, joka on nyt osa Eficodea, on auttanut Pohjantähteä Jira Service Managementin (ent. Jira Service Desk) käyttöönotossa sekä sovelluksen käytön jatkuvassa kehittämisessä. Niin vian kuin palvelupyyntöjenkin hallinta toimii nyt Jira Service Managementin kautta, ja työn alla on myös muutoshallinnan siirtäminen samaan sovellukseen.
– Projekti on toiminut jouhevasti yhteistyönä: meiltä tulee toiveet ja tavoitteet sille, kuinka homman halutaan toimivan, kun taas Eficoden asiantuntijat hoitavat teknisen toteutuksen, kertoo Jari Rekilä, Pohjantähden IT-palvelujohtaja.
Uusi työkalu on nyt ollut käytössä vuoden. Aiemmin tiketöinti ja häiriöilmoitusten tekeminen oli huomattavasti sekavampaa, mutta Jira Service Management on Rekilän mukaan auttanut huomattavasti arjen sujuvuuden lisäämisessä. Nyt asiat saadaan raportoitua helposti ja nopeasti, mikä puolestaan lisää läpinäkyvyyttä toimintaan.
– Nyt meillä on hyvä tiketöintijärjestelmä, ja ero on kuin yöllä ja päivällä! Enää ei tarvitse johtaa mutu-tuntumalla, vaan voi johtaa tiedolla ja tilastoilla, Rekilä summaa.
Jira Service Managementin lisäksi Pohjantähti on aloittanut myös Insight-lisäosan käytön, jonka avulla voidaan hallita muun muassa omaisuus-, henkilöstö- ja asiakastietoa. Tarve lisäosalle nousi, sillä suuressa organisaatiossa on paljon liikkuvuutta, joten käyttäjäoikeuksien hallinta voi olla hyvin haastavaa. Rekilä sanoo, että he päättivät aloittaa käyttövaltuushallinnan kehitysprojektin, mutta heillä ei ollut tietoa siitä, millaisilla työkaluilla se toteutetaan. "Päätimme esittää haasteen Contribyten asiantuntijoille, ja muutaman viikon päästä saimme ratkaisuehdotuksen. Insight-lisäosan avulla pystymme sormia napsauttamalla tarkistamaan työntekijöiden käyttöoikeudet eri järjestelmiin ja sovelluksiin, mikä on todella tärkeää tietoturvallisuuden ja sujuvan työnteon kannalta", kuvailee Jari Rekilä.
Insight oli uusi työkalu myös Contribytelle, joten työ lähti siitä, että konsultit kouluttautuivat ja pätevöityivät ensiksi itse sen käyttöön. Alku olikin rauhallinen, mutta koulutuksen jälkeen työ pääsi täysin uusille urille.
"Sen jälkeen olemme pystyneet todella hyvin viemään projektia eteenpäin. Konsulteilla on ollut todella merkityksellinen rooli, ja arvostamme suuresti heidän osaamistaan ja palveluhenkisyyttään", sanoo Jari Rekilä.
Pohjantähti aloitti yhteistyön alun perin pienemmällä tuntisopimuksella, mutta tarpeiden kasvaessa tuntimäärä on kolminkertaistettu. Ulkoisesta konsultista on ollut Rekilän mukaan todella paljon hyötyä ja arvoa, sillä he ovat tuoneet syvällistä osaamista teknisten kysymysten ja työkalujen suhteen.
"Eficoden asiantuntijuus ja osaaminen on mielestämme ollut todella hyvää. Insightin suhteen aluksi toki harjoiteltiin, mutta siinäkin on osaaminen parantunut huomattavasti kouluttautumisen ja kokemuksen myötä. Yhteistyö on muutenkin ollut sujuvaa ja joustavaa, ja olemme arvostaneet sitä todella paljon", sanoo Rekilä.
”Parasta yhteistyössä on ollut asioiden helppous ja keveys – arki ei ole liian kankeaa, vaan kaikki on sujunut ketterästi", toteaa Rekilä.