Vuodesta 1993 toiminut dokumentinhallintaan keskittyvä SokoPro on luottonimi isojen urakoitsijoiden ja tilaajien keskuudessa, joille SokoPro tarjoaa keskitettyä dokumentinhallintapalvelua mm. rakennushankkeiden tueksi.
SokoPro tarvitsi tekijän kehittämään uuden SokoSite-ohjelmiston, jota käytetään rakennushankkeiden dokumentointia varten.
SokoPro oli pitkään kehittänyt uudistettua 2.0-versiota suositusta palvelustaan, ja tähän pakettiin kuului myös erillisen työmaille suunnatun SokoSite-ohjelmiston rakentaminen. SokoSite sisältää työmaapäiväkirjan päivittäistä dokumentaatiota varten sekä viikoittaiset turvallisuusmittarit.
”Tiukan työtilanteen vuoksi tarvitsimme ulkopuolisen tahon hallitsemaan tätä ohjelmistokehitysprosessia. Etsimme toimittajaa, joka pystyy johtamaan projektia, jolla on kehittäjiä sekä arkkitehti, joka pystyy suunnittelemaan kokonaisuuden. Halusimme täydellisen avaimet käteen -ratkaisun. Tarjouskierroksen jälkeen kumppaniksi valikoitui Eficode”, SokoPron operatiivinen johtaja Rasmus Vainio kertoo.
Vainion mukaan valintaan vaikutti Eficoden kypsyys ja vahvalta vaikuttava ymmärrys SokoPron tavoitteista jo tarjousvaiheessa.
”Eficodella on laaja asiantuntemus ja paljon osaavia kehittäjiä sekä front-end- että back-end-puolelle, sekä arkkitehti ja lisäksi projektinjohto. Muut toimittajat eivät pystyneet antamaan yhtä laajaa ja luotettavalta tuntuvaa tarjousta.”
SokoPro tilasi Eficodelta joustavalla tiimimallilla toteutettavan MVP:n (minimum viable product). Projektin ensimmäinen askel oli MVP:n määrittely ja tiketöinti.
"Tavoitteenamme oli saada SokoSite-ohjelmiston ensimmäinen versio täyttämään kaikki tärkeimmät ja välttämättömät tarpeet, jotta asiakkaamme voisivat ottaa sen välittömästi käyttöön", Vainio kertoo.
Vainio toteaa, että Eficode otti haltuun SokoPron prosessit hyvin. Toimivan yhteistyön ytimessä oli saumaton kommunikaatio ja vauhdikas ote.
”Aina kun kehittäjät kohtasivat esteitä, keskustelimme ja määrittelimme ongelman ratkaisua. Toiminta oli hyvin ketterää. He ymmärsivät, miten toimimme kehittäjien kanssa ja olivat yhteydessä matalalla kynnyksellä.”
Eficoden joustavasisältöinen ja kiinteähintainen ammattilaistiimi lisää myös projektin kustannusrakenteen ennustettavuutta.
Vaikka alkuperäisessä aikataulussa ei useammasta syystä aivan pysytty, yhteishenki säilyi kautta linjan hyvänä ja ote ryhdikkäänä.
”Kehitysprojekteissa aikataulu venyy aina, ja siksi tärkeää on, miten näitä esiin nousevia haasteita käsitellään ja kuinka ne hoidetaan ammattimaisesti. Kartoitimme yhdessä syitä viivästymiseen ja pidimme hyviä tapaamisia projektiryhmän ja ohjausryhmän kanssa.”
”Projektin kesto oli kaavailtua pidempi, mutta se oli silti huomattavasti nopeampi kuin mihin olisimme pystyneet itse.”
Vainio kertoo, että SokoPro on jatkanut SokoSiten kehittämistä sujuvasti oman kehitystiimin voimin vahvistettuna Eficoden arkkitehdilla.
”Olemme erittäin tyytyväisiä siihen, millaisen arkkitehdin saimme tähän projektiin, ja hyödynnämme häntä vieläkin yleisessä kehitys- ja suunnittelutyössä.”
“On hyvä tietää, että Eficodella on valmius tuoda koko tiimi käyttöön, jos meillä aloitetaan uusi projekti, johon tarvitaan vetoapua. Nyt kun tunnemme heidän tekijänsä, voimme helpommin päättää, millaisella kokonaisuudella lähdemme etenemään”, Vainio sanoo.
Erityiskiitoksen Vainio antaa Eficoden kehittäjälle, joka toimi vastuullisena yhteyshenkilönä Eficoden ja SokoPron välillä.
”Kehittäjä istui minun ja projektimme omistajan kanssa, keskusteli tarpeista, jatkokehitti tikettejä ja varmisti, että kaikilla oli aina oikeanlaista työtä tehtävänä. Siksi työskentely oli sujuvaa ja luontevaa. Oli hienoa nähdä, kuinka nopeasti hän pystyi tulkitsemaan ja ymmärtämään meidän koodiamme ja määrittelemään tikettejä sen mukaan.”
SokoPron tavoitteena oli saada helposti jatkokehitettävä ensimmäinen versio SokoSitestä, ja tähän tavoitteeseen päästiin.
“Luovutushetki oli erinomainen. Saimme toimivan paketin, jota pystyi heti käyttämään ja joka ei kaatunut suuren kuorman alla. Toiminnoiltaan se ei ollut pelkkä MVP, vaan enemmän. Se oli helppo ottaa haltuun, ja mitään yllättävää ei tapahtunut.”